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第31章 日常经营,做好行政与内部管理(1)

企业存活的过程其实就是对企业日常管理和运营的过程。在企业的日常管理与运营中会涉及到产权问题、制度问题、组织结构问题……这一系列问题对于企业的健康运营和获得持续的竞争力都是至关重要的,无数的经营管理的教材上都有着这些知识的介绍。但懂得相关知识固然重要,更重要的是如何将这些知识与自己面临的实际情况结合,以创造出更大的收益。

1.企业需要杰出的执行力

作为创业者,其执行力强弱对组织执行力的整体表现产生着重大影响。执行是从领导开始的,我们不难想象,一个组织的领导如果对执行没有充分的认识和重视,仅仅将执行看作是下属的事情,其结果必然是执行不力。如果创业者能够以身作则,把自己当作是执行的起点,一定会促进团队爆发出强大的执行力。

利盟公司的成功就可以归功于管理者的首席执行官作用。利盟公司是享誉全球的镭射、喷墨和点阵式打印机以及有关产品的发展商、制造商与供应商,他们致力于为办公室及大小家庭提供高质量的打印产品及服务,该公司在1998年的销售额高达30亿美元。利盟在美国Le×ington设有行政大楼及公司最具规模的生产中心,此外在美国德尔波尔德、苏格兰Rosvth、法国奥尔良、墨西哥Juarez及澳大利亚悉尼都设有生产中心。利盟公司创立于1991年,在私人投资公司ClaytonDubilier&Rice成功收购之后由IBMInformationProductsCorporation衍生出来,并在1995年正式成为一家上市公司。

由于利盟是从IBM公司分离出来的,在他身上体现出了强烈的蓝色巨人的气质,公司的CEO柯蓝德也有着浓浓的蓝色背景。他曾在IBM不同产品开发和管理职位上做了17年,并成为IBM桌面激光业务领域的负责人。1991年,柯蓝德正式出任利盟公司全球CEO。长达17年在IBM的浸润对柯蓝德执掌利盟公司带来了难以言说的影响。他认为:“单纯的发明对于创造价值来说是远远不够的,关键是如何迅速将这些发明应用于各种新的产品和服务之中。”昔日郭士纳的经典之语,如今已经成为利盟的战略法宝。从1991年推出打印解决方案,站在企业运营的角度提高打印效率,到2004年在数十个不同行业提出“随需应变”商用打印方案,利盟的成长轨迹都体现了这种“执行”精神。

首先利盟在打印领域有完善的产品线,可以保障为用户提供各种解决方案。这样可以降低硬件在解决方案中的成本比例,并使客户对服务需求增加,提高服务的利润贡献率。柯蓝德认为产品线是公司生存发展的前提,只有拥有了完善的产品线,才有机会投入更多资本对客户运营流程进行研究,并获得更多利润空间。然而产品线又不是问题的全部。只有不断提高产品技术能力,才能满足用户的各种需求,并使用户使用成本不断降低。与此同时,这种需求又为利盟的技术创新指明了方向,当技术与市场形成良性循环时,利润自然就会不断增长。因此,利盟的执行战略是围绕客户整合资源,而不是按照产品或者地域分布来划分资源。这样一来,就能在打印领域内联合不同部门对付共同的敌人,或者在一个有竞争力的行业中去共同争夺市场。

同时,利盟也注重通过识别客户需求和打印业务流程细分,对现有产品进行变革和再设计,在产品、客户和技术研发等各因素之间实现决策的平衡。这使得利盟可以在发现客户价值,继而分析技术和财务的因素后,直接进入执行的实施阶段。

其次,柯蓝德花了很多时间解决官僚机构的问题,他认为,冒僚机构存在不是什么坏事,每个机构都有存在的道理,关键问题是如何让这些机构以协同的节奏运转。为此,他在利盟内部强调统一的跨部门管理。局部业务管理由各部门独立完成,跨部门管理机构成为调度公司运行秩序的中心,并成立了全球统一技术数据中心、全球统一市场推广部以及知识产权保护部门,这些跨部门的管理机构对于内部沟通和协调起到了重要的推动作用,并保障了公司的执行能力。

接下来,柯蓝德面临的任务是如何在利盟内部实现经营业务与管理职能结合,如何推进跨部门的合作,并使用户服务的策略有力执行。他认为.组织的执行力与4个有效运作的DNA密切相关——结构、权力、信息、激励——持久、良性的执行力正是通过这几个深层次因素的协调去实现的。在组织架构以及人事激励等方面,他提倡使员工的能力得到最大限度的发挥;在信息沟通方面,则致力于基于整体价值链的沟通,他认为这样可以使公司的运营精益求精。同时,他还注重竞争对手或同类厂商的市场动作,一个例子是,当利盟的竞争对手推出集中式的商用打印解决方案时,利盟立即开始研究分布式办公环境中以低成本实现打印的解决方案。他们专门成立了技术和服务部门对全球策略进行统一部署,5个月内就使这个计划产生了良好的执行效果。

柯蓝德在利盟的领导强调的是对技术和商业策略的共同推动力,利盟是打印技术解决方案的专业提供商,在打印技术方面处于绝对的领先地位。利盟公司的成功就在于其CEO柯蓝德强悍的执行风格和贯彻到每个员工的执行效力。

创业者在执行中扮演着非常重要的角色,创业者是整个企业的指挥官,肩负着控制执行的重任。作为管理者应该避免成为一名微观的管理者,陷入企业日常管理的细节当中,而是要站在一个较高的位置上去控制全局,把握整个企业的执行状况。管理者首先要把自己变成一个执行者,才能提升整个企业的执行力,带领企业在竞争中获胜。

一个优秀的创业者至少应该是一个高效执行者,要做一个高效执行者,要完成三方面的任务:一是要对组织成员进行准确评估,确保用人的正确性;二是要建设人才梯队,保持人才链条的连续性;三是提升表现优秀的人,处理表现不佳的人,使组织用人具有动态性。要想完成这三个任务,需要管理者做好七件事情:

(1)全面了解组织和组织成员。全面了解组织的目的是为了更好地理解和促进组织的目的、使命和任务的达成。全面了解组织的方法是尽可能多地搜集关于企业的原始信息,而不是从上级那里传递下来的信息,传递下来的信息都是经过筛选过的信息,不利于信息接受者的自我判断。

全面了解组织成员的优点和缺点、优势和劣势,使组织成员发挥长处。只抓住缺点和短处是干不成任何事的,为了实现目标,必须用人所长。充分发挥人的长处是组织高效执行的必须条件。

(2)保持以实事求是为基础的组织品质。实事求是是组织弥足珍贵的优良品格。我们时常看到的场景是,企业管理者关于团队的长处和优势总是能侃侃而谈,而对团队的不足之处忌讳莫深。这反映出来的心理是,任何人都愿意谈正面的、积极的、有利于自己的信息。所以企业管理者一定要在组织内部建立起实事求是、敢于表达真言的氛围和文化。

(3)确立明确的执行目标和目标达成的先后顺序。把精力集中在一个目标上是最有效的资源利用方式,所以在执行的任何阶段,企业管理者都要为组织找到当前最需要实现的目标。这就需要管理者在执行之前确立目标并根据目标的重要程度对目标进行排序。

(4)调整和跟进。企业管理者要具有把握调整时机的能力,市场环境变化莫测,新的情况出现后,需要企业管理者应需而变。跟进是促进目标更快实现,跟进是一门艺术,不是压迫,而是助推。

(5)奖励业绩优秀者。奖励本身具有导向作用,一方面强化企业组织对哪种行为的鼓励和倡导,另一方面肯定优秀者的表现,为团队树立榜样,促使落后者迎头赶上,在组织内部形成你追我赶的良好竞争局面。

(6)促进员工成长。促进员工成长的方法有两种;一是培训,二是给予实践的机会。对于组织而言,员工能力强,组织执行力则强;反之,则弱。促进员工成长是组织发展的需要。

(7)自我了解。管理者要充分了解自我,对自我的优点和缺点、优势和劣势有着清醒的认知,这样才能扬长避短,有针对性地学习和吸收别人的长处和优势,使组织力量更为均衡,从而促进组织执行力的提高。

管理者的执行力是执行能否获得成功的关键,毕竟任何执行都需要通过管理者进行规划、布置和监督。优秀的企业经理人一定会注重提升自己的执行力,并通过强大的执行力为企业组织作出表率。

2.细节管理值得关注

能看见细微的,才是“明”。德国哲学家黑格尔有句名言:“熟知非真知”。创业者要从细节出发,见常人之所未见,想常人之所未想,才能行常人之所未行之事。

这是一个发生在美国通用汽车的客户与该公司客服部间的真实故事。

有一天美国通用汽车公司的庞帝雅克部门收到一封客户抱怨信,上面是这样写的∶“这是我为了同一件事第二次写信给你,我不会怪你们为什么没有回信给我,因为我也觉得这样别人会认为我疯了,但这的确是一个事实。”

“我们家有一个传统的习惯,就是我们每天在吃完晚餐后,都会以冰淇淋来当我们的饭后甜点。由于冰淇淋的口味很多,所以我们家每天在饭后才投票决定要吃哪一种口味,等大家决定后我就会开车去买。”

“但自从最近我买了一部新的庞帝雅克后,在我去买冰淇淋的这段路程问题就发生了。”

“你知道吗?每当我买的冰淇淋是香草口味时,我从店里出来车子就发不动。但如果我买的是其他的口味,车子发动就顺得很。我要让你知道,我对这件事情是非常认真的,尽管这个问题听起来很猪头。为什么这部庞帝雅克当我买了香草冰淇淋它就发不动,而我不管什么时候买其他口味的冰淇淋,它就是一尾活龙,为什么?”

事实上庞帝雅克的总经理对这封信还真的心存怀疑,但他还是派了一位工程师去查看究竟。

工程师安排与这位仁兄的见面时间刚好是在用完晚餐的时间,两人于是一个箭步跃上车,往冰淇淋店开去。那个晚上投票结果是香草口味,当买好香草冰淇淋回到车上后,车子又发不动了。

这位工程师之后又依约来了3个晚上。第一晚,巧克力冰淇淋,车子没事。第二晚,草莓冰淇淋,车子也没事。第三晚,香草冰淇淋,车子发不动。

这位思考有逻辑的工程师,到目前还是死不相信这位仁兄的车子对香草过敏。因此,他仍然不放弃继续安排相同的行程,希望能够将这个问题解决。工程师开始记下从头到尾所发生的种种详细资料,如时间、车子使用油的种类、车子开出及开回的时间……根据资料显示他有了一个结论,这位仁兄买香草冰淇淋所花的时间比其他口味的要少。

为什么呢?原因是出在这家冰淇淋店的内部设置上。因为,香草冰淇淋是所有冰淇淋口味中最畅销的口味,店家为了让顾客每次都能很快的取拿,将香草口味特别分开陈列在单独的冰柜,并将冰柜放置在店的前端;至于其他口味则放置在距离收银台较远的后端。

现在,工程师所要知道的疑问是,为什么这部车会因为从熄火到重新激活的时间较短时就会发不动?原因很清楚,绝对不是因为香草冰淇淋的关系,工程师很快地由心中浮现出,答案应该是“蒸气锁”。因为当这位仁兄买其他口味时,由于时间较久,引擎有足够的时间散热,重新发动时就没有太大的问题。但是买香草口味时,由于花的时间较短,引擎太热以至于还无法让“蒸气琐”有足够的散热时间。

在这个故事中,购买香草冰淇淋有错吗?但购买香草冰淇淋确实和汽车故障存在着逻辑关系。问题的症结点在一个小小的“蒸气锁”上,这是一个很小的细节,而且这个细节被细心的工程师所发现。这里有一正一反两方面的教训,一方面,厂家在“蒸气锁”这个细节没有注意,导致了产品出现这种奇怪的故障;另一方面,庞帝雅克的工程师同样因为注重细节,谨慎小心分析,最后终于找出了故障的原因。

很多企业,管理制度制定了一箩筐,可就是落实不到位,就是忽略了细节。

一些研究心理学的学者指出,客户之所以愿意从同一品牌处进行反复购买的一个重要原因就是客户的细节体验。因此,精明的创业者通过对各种客户服务细节加以关注,就能创造出对客户来说既简便又印象深刻的服务体验。

企业在营销活动中,有没有充分考虑了顾客的细节体验呢?这就是问题的关键所在。

从米店小老板到亿万富翁,这是多大的跨越?这就是亿万富翁王永庆一生的跨越。王永庆和李嘉诚一样,是典型的东方商人,他们的经商智慧,就是善用细节。王永庆的细节思维值得成长中的中国管理者借鉴和学习。

王永庆早年因家贫读不起书,只好去做买卖。1932年,16岁的王永庆到嘉义开了一家米店。当时,嘉义已有米店近30家,竞争异常激烈。当时仅有200元资金的王永庆,只能在一条偏僻的巷子里租一个小铺面。他的米店开办最晚、规模最小,没有任何优势,新开张时,生意冷清。

当时,王永庆的米店因规模小、资金少,没法做大宗买卖,也没办法搞零售。那些地段好的老字号米店在经营批发的同时,也兼做零售,没有人愿意到地处偏僻的米店买货。即使王永庆曾背着米挨家挨户去推销,效果也不太好:

王永庆觉得要想米店在市场上立足,就必须转变思路,必须有一些别人没做到或做不到的优势才行。很快,王永庆从提高米的质量和服务上找到了切入点。当时的中国台湾,农业技术落后,稻谷收割后都铺放在马路上晒干,然后脱粒,这就使一些杂物掺杂在米里。用户在做米饭前,都要淘米,用起来很不便,但买卖双方对此都习以为常。

王永庆却从这一司空见惯的现象中发现了商机。他带领两个弟弟一齐动手,一点一点地将夹杂在米里的秕糠、沙石之类的杂物拣出来,然后再出售。这样,王永庆米店卖的米的质量就要高一个档次,因而深受顾客好评。有了信誉,米店的生意也日渐红火起来。同时,王永庆也进一步改善服务。当时,用户都是自己买米,自己运送,这对于一些上年纪的老人,是件很麻烦的事。王永庆注意到这一点,于是超出常规,主动送货上门。这一方便顾客的服务措施,很快为他赢得了市场。

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