秘书齐小姐的上司，与C公司Y总经理是学生时代的朋友，时常在一起打高尔夫球，两家之间的交情也很深。Y总经理时常到公司来找齐小姐的上司聊天，于是和齐小姐也熟识起来。一天，Y总经理到公司来，正巧上司外出不在。Y总经理问齐小姐的上司上哪去了？齐小姐心想反正他们是密友，即毫无戒心地说：“他今天下午和美国××公司董事长到长城去了。”Y总经理听后脸色突然变了，但齐小姐并未发觉。
以私人关系而言，齐小姐的上司和Y总经理的交往密切，但在工作上，却是竞争对手，因为美国××公司同样是Y总经理的企业目标。齐小姐因为疏忽了彼此企业上的关系，未能谨慎地为上司的行踪保密，很可能会导致上司，甚至公司严重的损失。
秘书对于各种状况所蕴涵的关系，尤其是隐藏在事物背后的关系，必须充分察觉，常存戒心，否则不但不能做出适当而准确地判断，还可能犯下严重的错误。
三、启发你的创造力
在实际工作中，你可能经常冒出这样的话：“糟了，怎么办？”
“怎么老是想不出好方法来？”遇到这种不可排解的困难时，倘若能弹性思考，使美好的构想如泉涌现，且能立刻寻找出解决问题的途径，或解决问题的全盘策略的话，工作将会顺利地进行。
譬如，上司问起：“公司创立五十周年庆时应分发哪种纪念品比较好？”“现在的年轻人都喜欢什么？”这时秘书若完全说不出自己的构想或意见，则未免有辱使命。
又如，秘书出差回来，办公室别的秘书告诉她：“有一位客人来访，坚持要见你的上司，我请他在会客室里等一下。”秘书一看，碰巧又是上一次上司拒绝接见的那位客人，上次是以上司在开会为由打发他走的，这次该如何处理？找什么借口呢？出差、喜事或丧事，哪一种比较合适？非得在瞬间决定不可。
遇到这种场面，秘书一定要立刻说：“××先生出差去了，我刚才送他到火车站，所以您来时我正巧不在，真抱歉，有何指教，可否与上司代理人谈谈？”如此随机应变，才是聪明机智的秘书，一般秘书决不可缺乏这种机智与应变的能力。
那么，启发创造力有什么样的技巧与方法呢？最适于秘书工作的有“问卷思考法”与“个人集思法”。
（一）问卷思考法
所谓“问卷思考法”，是将“应从哪种角度思考”的方法按条列写下来，以问卷的方式进行研究，使思考过程中不致疏漏要点，并使思考范围易于展开。
现举“集体创造会议”（头脑风暴）的创始者亚雷克斯?奥斯朋博士所制作的自我问卷为例，作为创造构想的参考。此为一种从九个角度自问的问卷，对秘书工作的进行很有裨益。
1.是否还有别的方法
在目前的情况下，是否有别的方法？
情况稍微改变后，是否有别的方法？
2.可否由别处引用良好的构想
有无类似事物？
过去可有类似事物？
是否有别的事物可供模仿？
3.能否改变
如此将问题稍微改变将如何？
重新设计、改变方式将如何？
颜色、音乐、气味、动作等能否改变？
4.能否代劳
让他人做如何？
换一个地方如何？
用别的取代如何？
5.扩大后的情况如何
若再加上某些东西将如何？
再加强、再放长或再加粗时将如何？
提高其价值后将如何？
加倍后将如何？
使之相乘后将如何？
6.减少后将如何
可否除去某一部分？
分割、简化、小型化后将如何？
降低后将如何？
7.替换后将如何
改变次序或形态后如何？
若将因果倒置将如何？
变化位置或版面设计后将如何？
改变日程后如何？
8.改变次序将如何
上下、方向调换将如何？
将所担任的角色对调将如何？
9.结合后将如何
将目的结合后将如何？
结合别的构想将如何？
若混合成合金组合将如何？
作为秘书，倘若你能详记上列的问卷项目，并详细记录日常所发生的问题，二者互为引用，将有益于掌握问题的核心内容。
（二）个人集思法
“头脑风暴”法是奥斯朋所发明的“通过集团以创造构思的一种会议方式”。以此方式开会，出席者必须遵守下列三个规则，对当前所面临的问题发表个人的构想：不做绝对好或坏的批评，欢迎自由开放的发言，以他人的构想谋求改善与结合。
“头脑风暴”是通过集团会议以创造构思，是一种集团构思法，因此在会议进行时，必能集思广益，获得多种构想。然而，事实上，秘书在工作时，单独一人提出构想的机会较多，如何通过集团以创造构想呢？如果你了解“头脑风暴”的真正含意，单独思考时，不妨参考上述原则，想必也会有所收获。
§§§第三节会听言外之意
与一位明晓事理、有涵养的秘书进行交谈，实在是件令人愉快的事。一位能够挑选适合对方的话题并巧妙运用言辞来了解对方的秘书，在公司中及其所在岗位上，必能大有助益。尤其在商业战场上，善于交谈一直是被人重视的能力。不过在谈话技巧中，听人说话的功夫也很重要。如何使说话者兴致高昂，往往是听话者的职责。彼此谈话投机与否，常与相互倾听并真正了解对方话意有着密切的关系。只有一方高谈阔论、滔滔不绝，而另一方缄默不语，这样是无法产生愉快的谈话气氛的。
一、学会倾听
听人说话的功夫，有三个含义：正确无误地了解对方的谈话内容，真正体会到话中所流露的感情，领悟对方话中的真正含意。
此外，听人说话还有几项需注意的事项。
（一）在态度上表现出倾听的神情，训练自己“用眼睛听”
和对方谈话时，对方所讲的话题中，只有自己感兴趣的或者与自己有关的，才用心地去听，要不就显示出一副没精打采的样子，脑子里净想些别的事情，这种态度很不礼貌，一定要避免。为了避免出现这样的毛病，你一定要注意训练自己，除了聚精会神之外，还要用眼睛注视对方，表现出专心聆听的神态。
（二）避免先入为主的观念
当说话的对方是一个自己所不喜欢的人时，你很可能一开始就抱有成见，不真心地去听对方说话。即使去听，也带有讥笑或批评性的情绪。若是这样，必然会影响到自己听话的心情，以至于影响到整个谈话的气氛。所以，和对方谈话时，一定要避免先入为主的观念，要坦诚虚心地去听对方的谈话。
（三）不要在中途打岔
对方还没有讲完，自己有话要说，就急急忙忙打断说：“你听我说，你先听我说。”这种老是打断别人说话的做法，不但没有礼貌，还使你不能充分了解别人话内所含的内容，因此往往会误解对方的意思。所以，绝不可以在对方还在讲话的时候，就把对方的话打断，这点要多提醒自己，多留意。或者将对方的话断章取义，或根本没听完就随便下定论，或妄加批评，这样都不能使谈话顺利进行下去。
（四）复述对方话中的真意，以确认自己是否真正了解对方说的话
要想充分了解对方所讲的意思，并不是件很容易的事。自己是不是真的了解了呢？这时候，应将对方所讲的话（最要紧的部分）由自己再重复一遍，从对方的反应中，就可以知道自己对对方所讲的话到底了解到什么程度了。特别是对方所讲的话和自己的意见相同时，切不可先急着发表自己的意见。在发表自己的意见之前，要先把对方所讲的话当面再重复一遍，看看对方的反应，对方表示没错、满意之后，自己再来发表意见，这样，才能使谈话投机。
二、讲究说话的艺术
说话讲究艺术，即我们通常所指的会说话。具体讲，就是对人说话的时候，一方面能正确表达自己的意思，另一方面又能说得使对方信任，让对方对你抱有好感。要做到这一点，除了努力提高自己的谈话技巧外，平时还要对人的心理多多观察和研究，提高自己的涵养。
以下介绍几点应当注意的事项，供参考。
（一）避免暧昧含糊的语言
在商业交往中，一句话说不清楚，常会造成你始料不及的损失，所以，一定要用非常清楚的字句。
（二）不用对方不懂的业务用语、专业术语及外语
譬如说：“经理到能开（能力开发科）去商讨二次研（第二次集合研修）的事情。”到“能开”和商讨“二次研”这样的工作用语，若不是详细了解该事情或该公司情形的人，是不可能听得懂的。像这样把工作上所特有的简称，不分来者对象一律随便使用，不但不能使自己的意思正确地传达给对方，而且有时还会使对方产生误解，以为你是个不容易被人亲近的人。所以，平时和客人谈话时，应注意尽量使用较为平易的语言。
（三）说话要简洁，要抓住重点
在商业社会，时间就是金钱，因此说话时要把话中的要求与目的两者抓好，简洁地说给对方听。拖拖拉拉地讲一些漫无边际、没有重点的话，不但不会引起对方听的兴趣，反而会引起误解。
（四）坦诚、明快地说话坦诚、明快的说话方式能使对方产生好感，而且也有助于谈话的顺利进行。和对方说话时，背不可向前弯显出懒懒散散的样子，最好端正自己的姿势，眼睛专注对方的脸，而且面带微笑。
如果是心怀鬼胎或缺乏诚意，则很容易被对方觉察出来，这样一来，话题就无法继续下去了，所以说话时一定要坦诚。
（五）站在对方的立场上来考虑谈话内容，以免伤害对方
譬如对方没有遵照约定的时间前来，你一生气，就这样对他说：“我忙得很，抽出一点时间来会你，你却不守时间，真叫人生气。”用这种粗鲁的态度来对待对方，对方听了会怎么样呢？除了使对方不愉快之外，不会产生任何有益于谈话的作用。
