秘书必须学会“说什么”和“怎样说”两种技巧。
1.说什么
如果一位上司在完成一件工作的过程中要求获得优先权，而同时另一位上司又有约定的完成时间，那么秘书该怎样选择呢？例如，上司问：“你现在可以做这件事吗？”秘书可以说：“王先生，我很愿意现在就为您做这件事。如果刘先生同意到下午三点完成他的工作，并且您愿意和他一同负责而他又不反对，那么我也赞成。”
上司说：“我现在就想把这件事做好。”秘书可以说：“我很赞同，王先生。但我不知道刘先生的时间表是否能通融。他中午就要这份报告，先做您的意味着他的这份报告到下午两点才能完成。您最好告诉我，你们俩是怎样决定的。”上司说：“对不起，但我需要现在就做好这件事。”秘书可以说：“好吧，我同意您的意见。如果您改变刘先生的计划，使他的工作一点之前完成或者更早一些，我就开始动手。他的时间表也许还可以通融，不过我不能肯定。”
秘书应该充分意识到，工作期限是应该考虑的首要因素。有些工作可以通融，有些却不行。一般情况下的优先权可以由秘书决定，特殊情况下则必须由上司决断。在期待上司赞同改变优先权之前，秘书应当意识到在完成时间内工作的变化情况。要把这种估计融进你的说明中，以便准确地估算出所需的时间。针对上例，下面这种答复比较好：“王先生，如果您愿意同刘先生商量。
不过，如果您亲自来办的话，这个问题的解决也许会有利于您的工作。您觉得怎么样？”如果上司坚持由秘书来负责，这表明上司对秘书妥善地管理优先权的能力感到放心。如果一位有关的上司离开办公室很长一段时间，遇到这种情况时，决定优先权的责任就落到了秘书身上。秘书做出的决定要依据如下因素：这件工作什么时候需要？为什么需要？以往这种类似的管理冲突是如何处理的？考虑工作的内容和上司的地位。
2.怎样说
讲话实际上是一个正确使用单词、语气、意向、节奏、音调等方面的问题。为了准确估计在他人面前的举止，请准备一份适当的稿子，然后在一面镜子前大声复诵。刚开始做时也许会感到有点荒唐，但这是一个行之有效的好方法。当付诸实践时，要注意用肢体语言来增强情绪和效果。有时肢体语言的表达比口头语言更富有效果。
（四）原则四：每月都要有工作计划，并让上司了解这些计划
一份简略的书面工作计划是取得效果的关键。这份计划应包括四方面的内容：要求协助的指定的上司，对每项工作的概述，满意的完成时间和日期，工作需要和个人需要的时间的分配。如果能在不断积累的基础上使用这种计划，用散页装订成册，并将它放在办公桌上供随时查找，这样能够获益匪浅。把资料记在本上并系统化，就会明确了解自己需要做什么、这样就可以集中精力处理各种问题，办公桌上也不用再堆满各式各样的笔记了。当接受额外的工作时，通过表中时间期限的记录，就可以协调好自己的时间安排。
二、管理人为因素
在多个上司的环境中，每个上司每天不仅需要时间不等的协助，而且每个上司的性格和工作风格各异。因此，每个上司都有一种独特的个人需要，秘书应该充分了解并适应这些需要。
（一）与“入侵空间者”斗争
尊重他人的工作领域是协调良好人际关系的一个原则。秘书和上司们对此都十分明了。那么，既然如此，为什么有的上司仍然随便翻阅秘书桌上的文件，乱开秘书的抽屉，把稿件翻得乱七八糟呢？为什么有的上司往往在秘书有机会打开来信、标明日期、摘录适当的信息之前，就抢先将其抓在手里呢？为什么秘书离开办公桌片刻时间后，回来时发现接手的工作堆了一桌子呢？导致上述状况产生的原因通常在于秘书：首先，秘书未能建立一种行之有效的系统和程序；其次，秘书没有充分预料上司的需要；最后，秘书没有把一些工作技巧付诸实践。当然，也有个别现象——由于上司的粗鲁和一些不良习惯造成的。为了杜绝这种“侵犯”问题，秘书可以按下述方法去做。
当指派给你新的工作时，通知上司并向他们指出你认为这件工作应处于什么位置。为了协助上司，你应当设置五种案头贮存系统，如档案柜、公文架或其他装置，以便记录将要做的工作或已完成但要回复的工作，以及已完成工作的大量笔记。帮助上司寻找需要的材料就是帮助了自己。倘若你知道自己要离开办公桌一段时间，要养成负责的习惯。离开之前环视一下自己的办公桌，以确定是否已备好上司需要的材料。负责是一个秘书应当做到的职业礼貌。如果你预料离开的时间不长，最好留张条子说明何时回来。除非上司急需某份文件，否则上司宁愿等待秘书也不愿代替秘书工作。
（二）地位管理的因素
当秘书协助多位上司时，是否应当先做高职位的上司的工作，而把余下的时间分配给职位较低的上司？事实上，有不少秘书是这么做的，结果铸成了大错。这充分表明秘书实际上拒绝协助几位上司的工作，而且对于谁重要和什么重要的标准认识不清，且不想在几位上司之间协调优先权并为上司提供可靠的帮助。在这种工作环境中，秘书和“低职位上司”之间的工作关系不易融洽，甚至时常会影响几位上司之间的关系。因此，秘书应该发挥自己的管理特长，建立一套行之有效的系统和程序，以便为所有指定的上司提供切实的帮助。
（三）秘书的手腕艺术
在多个上司的环境中，衡量秘书职业能力的一个关键因素是秘书的手腕。秘书在与上司接触时的手腕应当是外柔内刚。手腕是对工作的乐趣，一种需要他人的自我意识，一种维持客观性的能力，不断地“精打细算”，一种超出眼前问题和工作责任的观点，一种脱离常规的习惯。你具有手腕吗？这是只有你自己才能回答的一个问题。一般地，秘书的手腕包括如下三个方面。
1.管理自我
这通常发生在秘书协助几位上司的情况中。当秘书刚被召进一位上司的办公室不久，另一位上司就在该办公室外踱步，他在等待里面的秘书，需要秘书的帮助。在秘书们的眼里，每位上司都希望看到自己是特殊的，都想得到秘书不遗余力的帮助。如果一位上司的工作妨碍了你向另一位上司提供其期待的帮助，你必须花费一点时间向他表示歉意。为了搞好关系，你还要经常出其不意，为那些“低职位上司”做些事情。
2.权力人格
很多上司在多个上司的工作环境中不会出任何问题。他们知道什么时候该做什么事以及如何做，什么时候以及在多大程度上可以依赖别人的才能，什么时候他们的工作必须先完成，等等。可是，也有不少上司不具备这些能力，或者说性格不太坚韧。那么，秘书应当怎样更好地帮助这种上司呢？你应该定期检查自己的工作计划，以便发现在你的几位上司中，你对某一位上司的协助是否少于他人，然后寻找改变工作方式的途径。如果某位上司接受你的帮助多于别人，这或者是由于工作需要，或者是由于你的偏爱。同样，哪位上司被经常取消优先权或其工作通常最后完成，原因同上。你应该引以为戒的是：应当平等地协助所有上司，这样才能协调好人际关系，得到每位上司的赏识。
3.提升能力的谋略
不要妄然推断某一位上司会提升，而某一位则提升不了。不要轻易相信某位上司说的另一位上司是一个大草包。不要把你的前程寄托在某位上司身上，从而忽视其他人提升的可能性。总之，世上的事情往往变幻莫测，让人猜不透。所以，为了自己的前程，你要胸有成竹，让上司的权力能为你提供方便而不是制约你。
总之，倘若你喜欢这种富于挑战性、变幻莫测的而又报酬可观的秘书工作，那么，对你来说，协助几位上司工作比协助一位上司更充满乐趣。
