在日常工作当中,“撞车”事件经常遇到。手头正忙一件非常紧急的事情时,恰好这时同事或者上司打断你,参插进来另外一件紧急的事情,这时焦头烂额的你该怎么办,是否在懊恼自己不是“千手观音”或是“再世济公”?其实这些都涉及到时间的安排问题,那么应该怎样合理安排时间,达到效率的最大化?这就需要计划工作时间,在短暂且珍贵的工作时间中,如果把工作时间安排成走一步做一步的状态,那么效率就会低下,遇到紧急事情就会慌了手脚,空了脑袋。就如同电影的放映一样,电影有场次,工作也得有计划。
案例一 大家还记得华罗庚的统筹方法么?
想泡壶茶喝。当时的情况是:开水没有,水壶要洗,茶壶茶杯要洗,火生了,茶叶也有了。怎么办?
办法甲:洗好水壶,灌上凉水,放在火上,在等待水开的时间里,洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶,等水开了,泡茶喝。
办法乙:先做好一些准备工作,洗水壶、洗茶壶茶杯、拿茶叶,一切就绪,灌水烧水,坐待水开了泡茶喝。
办法丙:洗净水壶,灌上凉水,放在火上,坐待水开,水开了之后,急急忙忙找茶叶,洗茶壶茶杯,泡茶喝。
相信很多人都知道上面的例子,都会异口同声地说:“办法甲最省时间,后者都窝了工!”也会有人问:“这与计划有什么关系?这不是教你如何节省时间么?”所以现在我们要正视时间与计划的关系。
如何合理安排时间,要靠计划。只有井然有序的计划,才能让每一分每一秒都有它的意义。正如例子中所写:办法乙与办法丙为何都会窝工?因为他们没有很好的计划时间,办法乙中在坐等水开时没有事情可做,所以他浪费了宝贵的时间,办法丙也是一样。
华罗庚的统筹方法中,要泡壶茶是需要如此多的步骤,随时都会产生“撞车”现象,如何统筹安排做事的先后顺序是很重要的,在会计工作中,这一点也很重要。
2010年7月12日,××公司的财务办公室中……
会计小张:“哎呀,可恶,我上个月的凭证呢?该报税了,真急人!”(这时,经理进来了)
经理:“该报税了,你准备的怎么样了?”
小张:“经理,我正在准备,放心,肯定没问题!”
经理点点头,走出了办公室。
小张:“早知道这么麻烦,应该把凭证都保存在一个地方的……”
在会计工作中,要填写凭证、登记入账、还要报税,纳税,每一样都是有序可循。但是如果你没有很好的计划其中的一项,很可能就会给你下一项的工作带来不必要的麻烦。例如,你需要把每一次公司的原始凭证和记账凭证全部分类,并且放在一个固定的地方收好,这样在老板问起某项工作时,你才会做到处事不惊。如果每一次凭证都没有很好的分类或登记在案,那么在需要的时候就会手忙脚乱,耽误很多宝贵的时间,所以在遇事之前准备好一切,才能让你的工作有条不紊。再例如,报税和纳税也需要合理的计划。在报税之前,需要准备什么资料,要提前调查清楚,这样免去了现场咨询和折返路程的时间,也会为你在老板面前树立一个很好的形象。
在会计日常工作当中,要养成建立工作列表的习惯。随时随地记下要做的工作,这样,所要做的事情一目了然。如果没有建立工作列表,很有可能将重要的环节遗忘,给自己乃至整个公司的运转带来麻烦。建立了工作列表后,按照计划认认真真地去做就可以了。但是要注意:一是建立列表时要区分轻重缓急,不要重要的工作和不起眼的小事都一股脑儿地列在表中,这样就会大大挤压重要工作的时间,降低工作效率。在工作中,先把重要的事情放在计划第一位,既可以提高效率,又可以提高效果。二是为自己的工作设置一个期限,算是对自己的承诺。在老板没有给你规定工作期限的情况下,自己要给自己定下期限,让自己随时随地处于积极的工作状态中,这样能够使自己的工作保质又保量。
案例二 税务局缴税
两个年纪相当,英勇矫健的猎人相约上山打猎。
历经一上午的奔驰山林,两个人按照约定,到上山前一棵大桧木处会合,分享战果。
体格同样健硕,配备同样齐全的两个人,碰面时一比,战果却是殊异:一个猎到一头野猪、一只鹰隼,野兔、松鼠和蛇各捕了不少;另外一个只猎到几只野兔、几尾蛇,相形之下寒伧许多。
收获较少的猎人颇不服气,但仍恭喜同伴说:
“你真厉害!”
“没有啦,我只是对这里的地形,还有动物的习性、出没地点,做过研究观察。”
年龄和身材都几乎相同的两个猎人,为什么会成果截然不同呢?一切都源于计划。收获甚微的猎人,并没有为出发打猎前做好计划,也就是说,他没有去计划调查森林中有什么动物,它们各有什么习性,经常在哪里出没等等。所以他只能整个森林乱跑一气,浪费了大把的时间。而另一个猎人在出发前对这个森林的调查的计划做得很好,所以才能做到用很少的时间完成大量的工作,获得丰厚的成果。这就是计划的魅力,有道说:知己知彼百战不殆。
税务局里,两个公司的会计相遇了,他们两个在不同的窗口缴税。
A窗口:
税务人员:“您的资料都备齐了,”几分钟后税务人员又说:“您已经纳税完毕,这是您的资料和证件。”
A会计:“谢谢!”
B窗口:
税务人员:“对不起,请出示您的财务报表。”
B会计:“哎呀不好意思,我××报表没有带来怎么办?”
税务人员:“对不起,没有完整的报表无法为您办理,您去取一趟吧。”
B会计只得折返回公司去取报表,回到税务局又得重新排号……
作为一名精明的会计,你必须在报税之前调查清楚,要交的税种有哪些,税率是多少,甚至算出应交的税额,这样,在报税的当天就不会手忙脚乱。再者,一名精明的会计,肯定会在纳税之前咨询清楚税务局要求企业提供哪些资料,这样会省下很多时间,达到事半功倍的效果。如果你没有准备好,而是到了节骨眼上被税务人员一遍一遍的提醒,在往返公司取资料,不仅耽误时间,而且耽误工作。
案例三 计划赶不上变化
2010年8月10日××公司财务办公室中,张会计无精打采地盯着自己的工作计划,原来他今天被经理刮了一顿,为什么呢?
回放:
2010年8月9日
张会计:“按照计划今天应该整理财务报表……”(这时经理走进来)
经理:“小张啊,今天你和小王去库房一趟,督促他们把过期的货物清理下,人手实在不够。”
张会计傻眼了,但是又不能推辞,只能无可奈何的去了,但是计划上写着明天经理要过目财务报表。所以晚上回家,张会计拼命地赶制报表,导致错误百出,被经理骂了一顿。经理最后说:“计划赶不上变化,你订计划就不能活分一点?”
“计划赶不上变化”是中国的一句古话,它的意思是一项计划之所以中途夭折,往往是变化在其中起作用。而这种变化的根源一般都是制订计划时不严密造成的。我们做计划时的依据一般都来源于自身的经验,而这种经验往往会因特殊情况的存在而失去其他的必然性。相信大家都打过车,一定遇到过这样的情况:上车后驾驶员有时会问:“从哪条路走?是要最短,还是要最快?”按我们自身的经验,最短的路肯定就是最快的路,可实际情况却并不是这样。随着车辆的增加,道路建设跟不上,几乎每个城市都有堵车的现象,而捷径往往是车辆较多、交通较为拥挤的道路。在这样的捷径上行车花费的时间甚至比我们绕道走更多,这就是为什么最短的路很可能不是最快的路。假如我们在计划行程的时候已经充分考虑到了这一因素,我们的计划在实施过程中就不会出现问题。因而,计划的周密性是计划得以顺利实施的基础,假如计划时许多因素确实无法估计,我们可以留出一定空间,在执行时根据实际情况加以选择。如果计划本身是科学、合理的,只是因突发事件影响了计划的实施,我们可以根据实际情况及时修改计划,力求降低计划改变成本。从上面的案例我们就可以看出,如果张会计在月初制订计划时留出富裕时间,这样在经理做出突如其来的决定时就不至于手忙脚乱。会计不一定仅仅去做会计那一点点事,特别是在私人企业,被抓去做本不是自己分内事的情况屡见不鲜,所以,会计工作者们一定要牢记,制订自己的工作计划一定要考虑偶然,因为工作当中不仅仅存在必然。
案例四 计划影响效率
【小张应聘成为××公司的会计,工作长达半个月,工作效率一直平平。每一次经理问及工作时,总是吞吞吐吐,经理问他原因。
经理:“为什么我每次问你工作状况你总是含含糊糊的,没有自信?”
小张:“是啊,每次一拿到工作内容,就觉得棘手。”
经理:“有工作计划吗?”
小张:“没有订立,没有想到。”
经理:“没有计划,何谈自信?没有自信,何谈效率?”
小张沉思了……
办事效率低下通常情况下有三个原因造成:
第一,做事情没有计划,随心所欲。想到哪儿做到哪儿,所以办事没有目标,办事效率低下。
第二,对什么事情都是得过且过,不求最好只求做到。由于长期对自己的行为放任。在规定时间内完成实际工作的决心和欲望不够强烈,没有激情,这也是导致办事效率不高的原因。
第三,没有主见,怕担责任。做事情瞻前顾后。做事情应该有果断的决心,一旦决心去做事情,就应该向着这个方向前进。而不应该畏首畏尾,这样只会动摇自己继续做下去的决心,而对事情本身则毫无帮助,甚至是阻碍事务发展的绊脚石。
作为会计,这种信心更是十分重要。所以,作为会计,工作之前更要为工作制定全盘的计划。按照计划行事,就不会手忙脚乱。有了信心,就不会在关键点出错,使自己的工作效率达到上司的期望值。
综上所述,会计的工作中,计划的制订关乎时间、效率,甚至自己未来的工作。不制定计划,工作无法井然有序地进行;不制定计划,工作效率就会大打折扣。但是,制定计划是一定要考虑到未来可能发生的变化,否则会发现计划赶不上变化的情况。所以,电影有场次,工作也得有计划!