伯利恒钢铁公司总裁名叫查尔斯·施瓦布，作为公司最高级别的管理者，他总是为自己和公司的低效率而感到担忧。他掌管着一个拥有十几万员工的大型跨国公司，每天各种事情的文件就像雪片一样堆到他的案头，对于这些工作，他越来越感到力不从心。于是，他决定不惜重金去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望艾维·李可以教给他一套在单位时间内完成更多工作的方法。
艾维·李不愧是效率专家，他对施瓦布说：“我10分钟就可以教你一套至少可以把工作效率提高50％的最佳方法。这套方法你愿意试多久就试多久，然后给我寄张支票，并填上你认为合适的数字就可以了。”
艾维·李接着说：“你今晚需要做的事情是把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码，最重要的排在首位，以此类推。明天早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止，这项工作没做完，你绝不可以碰其他的工作。然后你再用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成第一项工作，也没关系，只要你能保证它是最重要的工作就可以了。这个方法需要坚持不懈，你需要每天都这样做，把它变成你做事情的习惯。如果你觉得你的工作效率确实得到了提高，并且对这种方法的价值深信不疑，你还可以教你公司里的员工也都这么做。”
一周之后，施瓦布填了一张25000美元的支票寄给了艾维·李，因为他用一周的时间做了原来两周才能做完的工作。施瓦布常对他的朋友们说：“艾维·李让我学会了如何才能提高工作效率，让我和整个团队坚持最重要的事情先做。我认为付给艾维·李的这25000美元是我经营这家公司以来最有价值的一笔投资！”
施瓦布的事例告诉我们，“先做最重要的事”的二八法则对提升工作效率有着异常显著的作用。对管理者来说，不要把时间浪费在无足轻重的事情上，要把时间留给那些最重要的事情。因此，在面对任务时，管理者所要做的是快速分辨任务的轻重缓急，并按照顺序依次处理。
那么，管理者应该如何正确运用“二八法则”呢？
在这里，我们提供一种时间管理ABC法。所谓时间管理ABC法，是以工作的重要程度为依据，将待办工作按照轻重缓急划分为A、B、C三个等级，然后再根据等级来决定工作开展的先后顺序。
一般来说，A级工作是与工作目标相关的关键工作，如重要文件的签订、处理下属间的矛盾、大客户的约见等。那些需要处理但又不要求立刻完成的，诸如下属间的例会、售后服务，为中等价值的B级工作。至于那些不必要的应酬、关系不大的会议和一般性质的信件、和下属聊天等对工作目标影响不大的工作，我们就将其划为C级。
总体来说，ABC三级工作的时间分配是这样的：
A级工作是必须在短期内完成的，需要立刻行动起来。A级工作完成后，再去做B级工作。如果时间紧张，可以适当地推迟B级工作，也可以考虑授权给下属处理。对于C级工作，无论管理者是否有兴趣，都要尽量减少花在上面的时间，这些工作大都可以安排下属去做。
这种ABC时间管理法虽然看起来麻烦，却是十分有效的，它能够帮助管理者避免被工作牵着鼻子走，是提高工作效率的有力手段。
管理顾问詹森就是一个ABC时间管理法的成功实践者，我们来看看他是如何做的。
詹森并不是工作狂，他逍遥自在，却业绩斐然。
詹森的手上从未同时有三件以上的急事，通常一次只有一件，其他的则暂时放在一旁，而且他会把大部分时间拿来思索那些最具价值的工作，比如公司的总体发展规划、年度工作任务、行业发展前景等。
詹森只参加重要的会议，走访一些重要的顾客，然后，把所有精力拿来思考如何实现与重要客户的交易，以及公司如何能够获得最大利益。
詹森时常观察公司谁是某项工作最合适的执行者，对象确定后，他会将该下属叫到办公室，解释他对这个人的要求，让他放手去做，自己所要做的只是盯一盯工作的进度。
詹森的事例告诉我们，优秀的管理者总是善于抓住工作中重要的问题优先解决，对于其他不重要的事情则会放置一边或者安排下属去做。
任何一个人的时间都是有限的，管理者要学会把80%的时间花在最能出关键效益的20%的工作上，这是提高自己的时间管理能力和工作效率的必备法则，只有掌握了这个法则，才能提高自己的工作效率，成为高效工作的受益者。永远要记得，不管事情有多么多，任务有多么重，都要先理清工作顺序，从最重要的工作开始做起。
别被完美拖了后腿
有些人之所以工作效率低下，是因为受到了完美主义心理的拖累。在心理学中，完美主义是一种人格特质，也就是在个性中具有凡事都追求尽善尽美的倾向。以下是其主要心理特征，看看你符合几条？
要求严格，做事追求尽善尽美；
对自身期许过高，不能宽容自己的失误；
不敢冒险，不能尝试新的东西，行事谨慎，力图成功；
对下属有极高的要求，常常要求下属更快更好地完成工作；
希望一切都掌控在自己手中，如果有偏差，会非常失落；
……
具有完美主义倾向的人往往做事认真、责任心强、勇于承担责任，这是值得称颂的。然而，并不是所有的工作都能够顺利完成，难免会遇到一些挫折，这个时候，他们就会怀疑自己的能力，从而影响工作的进度。
所以，追求完美并不是坏事，但如果在追求完美的过程中白白浪费了太多的时间和精力，那么追求完美的心理就会带来负面影响，成为束缚你能力、阻碍你成就的“敌人”。
我们来看一个非常经典的故事。
一个贫穷的渔夫出海打鱼，在捞上来的蚌壳里面，他很幸运地发现了一颗珍珠。这颗珍珠在阳光下光彩夺目。正在他爱不释手地欣赏时，突然发现：珍珠上有一个芝麻粒大的小黑点。渔夫心想，如果能把这个小黑点去掉的话，这颗珍珠就完美了，就更值钱了，以后我就再也不用出海打鱼过苦日子了。于是，他开始打磨这颗珍珠，但很快他发现珍珠不断变小，小黑点却没消失。于是，他继续打磨，最后，黑点终于没有了，但珍珠也不复存在了。
渔夫追求完美的代价是整颗珍珠的不复存在。而在工作中，管理者过分追求完美，所付出的代价是自己和下属的时间、精力以及公司的运营成本。
所以，不要在一些不必要的问题上花费太多的心思以追求所谓的完美。作为管理者，你的任务就是为公司创造效益，而创造效益就需要较快地完成任务，节省公司的运营成本。
比如，在某一段时间里，你将所有的时间和精力放在了一个单子上，但是一个单子做得再完美，它也不会变成两个，只有想方设法签到更多的单子，工作效率才能提高，工作业绩才能上得去。
打一个形象的比喻：这就像跨栏比赛一样，最好的跨栏选手不会花费太多精力在具体细节上，比如跨栏姿势是否完美，而是追求如何在很短的时间内跨过更多的栅栏，如此才能取得好成绩。
既然已经知道了完美主义对工作效率的消极影响，那么在接下来的工作中我们应该怎样做呢？
管理者要抛弃完美主义的思维方式，不要事事都追求完美，而是要以实际需要为目标。另外，我们对自己的期望也要略微降低一点儿，这样就不用承担追求完美所带来的精神压力和挫败感了。
世界顶尖高尔夫球手博比·琼斯是第一个赢得高尔夫“大满贯”的人，他被称为美国高尔夫史上最优秀的选手。
在高尔夫球员生涯的早期，博比·琼斯总是力求每一次挥杆都完美无缺。当他做不到时，他就会打断球杆，破口大骂，甚至愤慨地离开球场。这种脾气使得很多球员不愿意和他一起打球，而他的球技也没有得到多少提高。
后来，博比·琼斯渐渐认识到，打坏了一杆并不要紧，但是你必须尽力去打好下一杆。学会调整心态后，他才真正开始赢球。对此，他这样解释：要对每一杆有合理的期望，力求表现稳定，而不是寄望于非常完美的挥杆。
由此可见，过分追求完美只会给你带来挫败感和压力，而这会影响你正常能力的发挥，因而管理者要像博比·琼斯一样，尽自己所能把眼下的事情做好，而不是必须把每件事情都做到最好。比如，客户希望你给他一个计划书，那么你就给客户提供他真正想要的东西就行了，不必纠结这份计划书中的那些不完美之处，如排版不好看、字数太少等。
管理者每天要处理很多任务，如果每个任务都追求完美，就会被完美拖住后腿，无法按时完成任务，不能完成任务，就不能为公司带来效益。事实上，管理者的首要目的是节省公司成本，为公司创造更多的效益，因此，我们又何必纠结于是否完美呢？
与其求最好，不如求更好。这样才不会被完美拖住后腿，这样才能在管理岗位上做出更多的贡献。
把时间集零为整
我国著名数学家华罗庚曾说：“时间是由分秒积成的，善于利用零星时间的人，才会做出更大的成绩来。”这句话昭示了一个深刻的道理，零星的时间依然可贵。
有些人不服气，认为那些零星的时间，其实什么也做不了。真的是什么也做不了吗？现在，我们来找出一些零星的时间，看看能不能做成什么事。举个例子：几乎每个人每天都会上厕所，可能还会在厕所里蹲上一会儿。这点时间，算是空闲时间吧！绝大多数人都不会去利用这点时间。假如有个人利用这一点儿时间学习英语的话，那么他可以记单词。这一点儿时间若按10分钟记算，记5个单词没问题吧？那么我们算一算，他一年里，用这10分钟能够记多少单词？1800多个！常用单词一共也就40000到60000个，这也就是说，如果从小学起开始利用上厕所这10分钟学习英语，那么到大学毕业时，他差不多已经学会了所有的常用单词。我们还能说，这一点儿时间用处不大吗？零星的时间用处很大，关键是看我们怎样去用。
在企业管理中，优秀的管理者往往能够灵活运用平时零散的时间，他们能够把这些零碎时间整合起来，加以有效利用。千万不要小看那些看似无用的零碎时间，滴水可成海，聚沙可成塔，当零星的时间聚集起来的时候，就非常可观了。
在美洲森林里或者沼泽地里，有一种很有意思的动物，叫作食蚁兽。这种动物个头不小，可长到20公斤，却以食蚁类生存。以蚂蚁的个头，能让食蚁兽吃饱肚子吗？一只不行，可是成千上万只蚂蚁就行了。时间也是如此，把零碎的时间集中起来，我们就可以做很多事。
对于一个管理者来说，如果能够将工作中那些零碎的时间善加利用，那么不仅能够提高自己的工作效率，还可以提高整个团队的工作效率。
刚参加工作的时候，小古浪费了很多时间。上班时，他的工作和思路，总是被别人莫名其妙地打断。有时候在公司耗上半天，几乎做不了什么像样的事情。好不容易没人打搅的时候，却又快下班了，他觉得那十几分钟、20分钟，能做什么呢？晚上回到宿舍，想找个整块儿的时间来继续做，可是宿舍太吵，总是人来人往，根本无法集中精神。于是，他的工作便浑浑噩噩，他的时间被分割成了很多小块。他也很想学点东西，却只能感叹时间不够。
有一天晚上，宿舍里依然很燥热，很嘈杂。他什么也做不了，也不想做，便只好窝在床上翻看一本文摘。无意间他翻到了一篇文章，是一位美国人写的。那个美国人说，他一年四季很忙，到处出差，做演讲，做咨询，做项目，在全球各地飞来飞去。可是，他却每年都能出两到三本书。他这么忙碌，为什么还有时间写书呢？原因是，他利用了所有的琐碎时间，在吃饭后，等车的半个小时，在机场候机的四十分钟。还有，工作后，在休息的十几分钟里，他也能够写上几笔。有时候，时间意外地多起来，他可以写上千字。虽然少的时候只能写上一两句话，但加起来，就很可观了。最后那个人说：“零碎的时间是珍珠，它们散落在各个角落里，只有将它们串起来，才会熠熠生辉，产生价值。”
小古心中一动：自己利用琐碎的时间了吗？他决心学习那个美国人，把零碎的时间当珍珠，去好好对待它们。
从此以后，他开始训练自己，充分利用各种零碎的时间。比如，开会的时候，有人会晚到几分钟，他就会趁这个时间，在会议室里，将心中构思的方案写上几笔。再比如，晨会前的十几分钟，吃过了早餐，他一般不在外面晃荡，而是先到座位上，把当天的工作重点列一列。还有，下班前的十几分钟，没事了，他会把昨天的资料拿过来，看上一些，思考一下那些资料还有没有价值。这样做了一段时间，他忽然觉得，自己的时间多了起来，可以学到很多东西。
后来，他升了职，成为主管，管理着一个小小的团队。不过，他利用琐碎时间的习惯保留了下来。早上上班的时候，他会在员工们吃早餐聊天的时候，思考一天的任务；他还会利用开会前的那点空闲时间思考工作安排；他甚至还会在员工们嘈杂的胡侃中写工作总结，而且不被外界所影响。
他以前害怕做领导，认为领导太忙，会把自己的时间全都挤没有了。但是现在他发现，利用起那些零碎的时间后，领导的工作似乎也并不是那么忙。而且，他还可以在嘈杂的宿舍里，写一些小文章，重温自己的文学梦。虽然宿舍里依然有人打牌吵闹，却根本影响不了他。
他对于零碎时间的利用，越来越重视。后来他发现，早上是一天中最安静、最少人打扰，人的头脑又相对比较清醒的时候。他认为这段时间不应该用于睡懒觉。于是，他把起床的时间调早了一个小时，专门用于学习。
现在，他的能力越来越强，管理工作越做越好，上司又打算给他升职。他对公司里那些新来的员工说：“利用好自己的零碎时间，你们将会有很多时间。”
人的一生有两个最大的财富：才华和时间。随着年龄的增长，才华越来越多，时间却越来越少，我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而才华却没有增加，能力没有提高，那就是虚度了时光。所以，我们必须学习把时间集零为整，以此增加自己的时间。时间当然不能真的增加，但在有限的时间里，我们却可以学到更多的东西，做更多的事情。
不要小看任何零碎的时间，有人说，用分来计算时间的人，比用小时来计算时间的人时间多59倍。那么，我们用秒来计算时间呢？有效地利用零碎的每一秒钟时间，我们的管理将更高效。
