文字秘书几乎没有不写工作总结的。然而，写好一篇工作总结并不容易。工作总结比较常见的毛病有以下十种：
（一）平铺直叙
工作总结不同于一般的工作汇报，它要求对所做的工作进行分析，把感性认识上升到理性认识，概括出正反两方面的经验，从而用以指导实践。它实际上是对工作实践的理论概括。因此有人说，没有经验的总结不是总结。目前，这种“不是总结的总结”还比较常见。比如，某单位的年度工作总结罗列了十个方面的工作，近万字的文章从头到尾平铺直叙，一笔流水账，没有讲出一句道理来，看不出有什么经验教训。这样的材料，谈不上有什么指导实践的作用。
（二）面面俱到
撰写综合性工作总结，既要全面反映工作情况，又要突出重点、抓住主要矛盾，着重研究工作实践中带有指导意义的问题。这样才能起到总结经验、鼓励先进、树立典型、促进工作的作用。有的秘书不明白这一点，把工作总结写成表扬好人好事的材料，面面俱到，八方讨好。如某单位的一篇工作总结，从开头到结尾通篇空话、套话，首先从中央文件精神的指引写起，写到省委、市委的正确领导，写到主管部门的具体指导，又写到本单位党、政、工如何通力合作，然后对一个个分管领导、一个个职能部门，无论工作好坏、成绩大小，都一一表扬，讨个“皆大欢喜”。
（三）牵强附会
工作总结应该准确地反映情况，不夸大，不缩小，不移花接木，不张冠李戴，不牵强附会。甲的成绩不能说成是乙的，乙的成绩不要说成是丙的，挂不上钩的，就不要勉强。然而，近些年来，牵强附会的现象在许多单位的总结中时有出现。比如说，一个工厂的效益上去了，便成了万能素材，各个部门都把成绩记在自己的功劳簿上。企业管理部门说是加强管理的结果，宣传部门说是因为思想政治工作发生了潜移默化的作用，工会说是建设“职工之家”调动了职工的积极性，保卫部门也说是加强了保卫工作取得的成果。总之，谁都可以任意调动情节、变换角度，让客观事实受主观愿望的任意揉搓，把与本部门关系不大甚至毫不相干的事强扭在一起。
（四）削足适履
写工作总结是一个从感性认识上升到理性认识的过程，先有感性认识而后有理性认识。也就是说，“总结”只能是从实践中来，而不能凭空想出来。可有些人写总结时，不做深入调查，而是按照主观意图削足适履。他们先闭门造车，把“总结”的框架虚构出来，然后带着这个框架去套材料。这样套出来的东西，不能真实地反映实践。
（五）高谈阔论
论述在工作总结中占有一定的比重，适当地引用一些典故和名言来证明观点，可以增强说服力。但是，总结毕竟不同于政论，它是事实的总结。只有从事实中抽象出道理，才能有说服力。如果过多地引经据典，而忽视对事实材料的精心选择和组织，那就不是总结了。现在有些刚从学校分配到秘书工作岗位的同志，喜欢把“满腹经纶”都搬到工作总结上，大量引用古今中外经典著作中的名句，高谈阔论，其结果却是事与愿违，写出来的东西成了公文、论文、杂文“三不像”。
（六）含糊不清
在工作总结中恰当地运用模糊语言，可以使一些问题的表达具有一定的灵活性，避免绝对化。比如，说完成了任务，不说“出色地完成”，只说“较好地完成”；今后工作会取得更好成绩，不说“一定会”，只说“可望”或“将会”。但是，总结中不可频繁出现模糊语言，尤其是一些不该用模糊语的地方，切不可滥用。从目前的情况看，有的单位工作总结相当模糊，使人很难看出“庐山真面目”。
（七）千篇一律
工作总结虽有一定的格式，但在写作技法上要讲究灵活性，不可千篇一律、千人一面，而应像十八罗汉一样，虽都是罗汉，但形态各异，栩栩如生，这样才有新鲜感。有的单位的月、季、年度工作总结，几乎每次都是老面孔，段落、段头摘要以及观点等都是“原装货”，只是换了月、季、年号，更改了一些数字罢了。
（八）诗意十足
总结中，适当用一些比喻之类的文学修辞手法，可给总结增色。但是，公文毕竟不是文学作品，它在长期的实践中形成了自己的语言风格，在遣词造句上，公文特别要求准确、贴切、符合语法规范和逻辑规律，尽量少用形容、比喻之类的词汇。有的秘书写出的工作总结诗意十足，一副学生腔，不像总结，而像一篇抒情散文。
（九）结构混乱
工作总结的篇章常用的是“三段式”，即工作概况—经验体会—今后打算。工作总结不必像文学作品那样严密构思，但也不像一个通知那么简单，而是要将大量的事实材料通过感性认识升华到理性认识，不进行很好的谋篇布局不行。有的秘书往往提起笔就写，想一点，写一点，边写边想，这样写出来的东西难免杂乱无章，逻辑不严密。
（十）篇幅冗长
有人以为总结就是要包罗万象，有人以为文章长才显得有才华，于是千方百计把它拉长，长得叫人根本不想读下去。
以上是工作总结的常见病。其产生的原因主要有两方面：一是作者缺乏公文写作知识；二是惰性作怪，不愿动脑筋，只想应付差事。要把工作总结写好，首先必须熟悉工作总结的写作知识；其次要深入实践，调查研究；再次要多写多练，写得多了，就能写出好文章来。
