1992年1月，邓小平同志进行了具有历史意义的南方视察。每到一处，他都要听取政策和企业有关同志的汇报。其中深圳市委书记所作的特区改革开放以来总体情况的汇报和深圳先科激光公司所作的情况介绍，主题鲜明，事实准确，条理清晰，答问实事求是，给邓小平同志留下了深刻的印象，也为总设计师制定决策提供了依据。
这是口头汇报的一个范例。
口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实、寻求理解、明确形势、制定政策意义重大。为使口头汇报取得成功，事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲是必不可少的。
口头汇报提纲的编写除了遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯外，还需做到以下三点：
（一）分步安排，按序进行
口头汇报可分四个步骤进行：第一步是分析听众与场合。要明确什么人听报告，为什么听报告，听众对所汇报的问题了解多少，希望汇报者汇报什么内容。从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议；是审查某些重要细节，还是作出决策。同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料—吃透主题—突出要点—将要点按逻辑顺序排列—提供论证要点的资料与数据—选择视听辅助器材—审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是简要、客观与准确。应注意保证听众理解，内容要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的名单、职务。对汇报内容要扼要摘记，要记录建议及批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后顺序是固定的，提纲编写应依序进行。
（二）主次分明，突出重点
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透；在具体方法步骤上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
（三）考虑周全，有备无患
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体、综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明安排试讲、作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏、有条不紊地进行，确保一举成功。
附：口头汇报提纲（可根据需要增删）
一、情况分析
（一）听众
1.人数。
2.特点：
（1）听众由哪些人组成？一个部门还是几个部门？
（2）有哪些上级领导？
（3）他们的正式职务是什么？
（4）他们在何处任职？
（5）他们对汇报的问题有多少了解？
（6）他们是专家还是一般人员？
（7）他们关心什么？
（8）他们偏爱什么？
（9）预期的反应是什么？
（二）目的与种类
1.是通报情况还是其他？
2.形成决定？
3.审查重要细节？
4.协调统一行动？
（三）主题
1.具体题目是什么？
2.涉及多大范围？
3.拟用多长时间？
（四）设备
1.汇报在何处举行？
2.需要作什么安排？
3.视听辅助器材有哪些？
4.有何不足之处？
5.需要采取什么措施克服不足之处？
二、写出初稿
（一）搜集材料
1.认真研究。
2.熟悉主题。
3.搜集权威性意见和事实。
（二）草拟初稿
1.说明问题。
2.突出重点。
3.提出有关方案与建议。
4.说明方案与建议的利弊。
5.写出初稿。
6.充实适当材料。
7.由有关部门机构审查。
（三）修改初稿
1.肯定文章中的事实是重要、必要、准确的。
2.增补一切必要的事实。
3.准备对预料问题的解答。
4.做好文字润色。
三、试讲
1.检查视听辅助器材的简易性与清晰程度。
2.拟定使用方法。
3.带助手及有关器材试讲。
4.突出重点。
5.熟记提纲。
6.安排好段落之间的过渡。
7.检查汇报者的语调、语速、姿势、精神准确度等表达艺术。
四、善后工作
1.拟定汇报备忘录。
2.将情况通知有关部门。
3.存档。
案例二：惊动副总理的“一字之失”
1994年6月中旬，某省委办公厅发生了一起大差错。差错是在一份以省委办公厅名义报送中央办公厅的文件中出现的。这份文件是向中央办公厅反映税制改革中，该省实行新税制后，提高了茶叶税，种茶农民收入减少，茶叶产业面临萎缩的问题。这个文件的附件中误将“说法”写成了“税法”。
办理这个文件的过程是：秘书起草省委办公厅的报告（起草报告的前一个星期，秘书在上班途中被自行车拉伤了腿部软组织和韧带，在家治疗和休息。领导同志认为其比较了解情祝，要他起草这个报告），一位同志拿了有关材料到秘书家里，秘书写报告，由他抄录省委书记在工作组《关于×××厂反映新税制提高了茶叶税负情况的调查》上的批示意见。“批示意见”和“调查”一并作为报告的附件。整个工作完成后，秘书看了一遍，文件就被拿回机关了。经过办公厅有关处室按办文程序完备手续，送办公厅领导签发。文件就这样发出去了。
时任国务院副总理的朱镕基同志看到这个报告后，作了批示。他对报告看得很仔细，发现了其中的问题。在“税法”二字下面打了个大大的“问号”，并在此页的右边批注：税法是中央制定的，省不能有税法。这个文件迅速反馈回省委办公厅。原来省委书记批示意见中的话是：“我们省里要有个负责任的说法……”抄写批示的同志将“说法”错抄为“税法”。省委办公厅立即向中央办公厅报告说明了这一差错，并表明要从中认真吸取经验教训。
“说法”与“税法”只是一字之差，意思却完全不同。
这种差错对秘书人员来说，是惨痛的教训。从这个案例中，可以吸取许多经验。
（1）马虎必铸大错。处理这个文件当时过了五关：省委书记批示意见的抄录—秘书审阅—办文审稿—办公厅领导签发—印制和校对，可谓“过五关斩六将”。如果有一个环节足够认真的话，就不会出现这种差错。而事实是每个环节都忽略了。
（2）小事影响大局。秘书工作无小事。一字影响大局，惊动国务院副总理，影响省委办公厅形象。
（3）拜一字为师。这一字之差可成为秘书人员终生的老师。秘书起草文稿和阅读材料，都必须认真对待，不能马虎，要做到一丝不苟，认真、认真、再认真，永远以一字为师。
（4）努力学习。活到老，学到老，求知无止境。除了向群众学习、向实践学习、向书本学习，还要向错误学习，才能使自己成熟起来。秘书不仅要努力学习本岗位业务知识，还要了解熟悉经济工作和其他方面的工作，在实践中增长才干，提高为人民服务的本领。
