第59节 良好的会议目标应符合4项要求
“要点提示”要想让会议顺利召开，制定良好的会议目标是重中之重。
决定召开会议之后的第一项最重要的准备工作，便是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求：
会议目标必须用书面列明
许多管理者在规划会议的时候，都以为没有必要将目标写出来。其实，这是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标，可以产生三种好处：
（1）有助于目标的内涵澄清。
（2）书面目标较不容易被遗忘。
（3）当目标种类繁多时，以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。
会议目标必须切合实际
所谓切合实际，即指具有实现的可能。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。也即说，会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。
会议目标必须具体而且可以衡量
含糊笼统的目标极难充作行动的指南。
例如，某部门主管因为感到部门产品不良率过高，而决定开会研讨降低产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”，则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南，因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果，但若他将会议目标改订为“探讨如何在10月底之前将产品不良率由目前的5%降低至3%”，则上述缺点将不复存在。
会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”
“应做什么”是以管理者自己为本位，而“应实现什么”则是以结果为本位。以管理者自己为本位的目标，远不如以结果为本位的目标那样具有实效。
第60节 选择合适的与会人员
“要点提示”出席被召集的会议，每个成员都得付出代价。因此，在考虑让什么人出席会议时，也必须一并考虑，该成员出席这个会议的原因。
会议目标设定之后，紧接着便决定与会的人选。管理者原则上只应考虑邀请对实现会议目标有潜在贡献的和能够因参与会议而获得好处的这两类人员参加会议。
但若对于难以分辨是否应该邀请的人员，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。
需要特别留意的是，与会者人数不宜太多。因为这样会导致会议的成本非常昂贵；一位与会者的平均参与机会将随之减少；由于人数一多，沟通将趋于困难。
例如，当与会者只有3个人的时候，沟通渠道只有6个；与会者增至4个人，沟通渠道增至12个；与会者增至8个人，沟通渠道增至56个；其余依此类推。沟通渠道越多，与会者对信息的掌握能力将越低。
一般较理想的与会人数，是5～7人。因为在这样的人数下，不但沟通不致发生困难，而且与会者普遍拥有较多的参与机会。
一名员工每次参加企业会议，都会使公司受到某些方面的损失。因此，要每份邀请都必须有建设性。假如一个人并非必须参加会议，他的时间就能在其他方面为公司多做贡献。而且，没有兴趣的出席者会造成妨碍。
要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要，而不是多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目的。
为了从每个资源得到最大好处，管理者既不能把与会者的责任和技能认为是当然的，也不能假定其个人目的和公司目的的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是管理者所确定的会议目标。
第61节 会议时间最好不要超过一个半小时
“要点提示”会议时间必须包括起止时间。每一场会议都必须列明结束时间，而且都必须按照这个时间准备结束。就算有些会议，比如说解决问题的会议，难以确切的把握结束时间，但主持人至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。
管理者在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，这样能使自己准备充分以及方便自己的作息时间。这种做法并不表示你是一位以自我为中心的人，因为你既然是会议成败的关键性人物，在选择会议时间时，自然应以适合自己的时间为优先考虑。
当然，你也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。
一场会议以不超过一个半小时为限，因为一般人能保持注意力集中的时间，最长大概不超过一个半小时。但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的主题，则一场会议的时间以不超过一小时为宜。
一场会议的时间若超过一个半小时，则中途应腾出若干时间作休息之用。
“假如你不能坚守原定时间主持会议，则宁可另择时间开会，也不应轻易找人代为主持。重要的会议，更特别要遵守这个原则。”
第62节 会议召开前的第节不容忽视
“要点提示”第节造就完善，完美决定成功。一个好的会议是要主持者事先做好充分准备的。
要想让会议成功召开，会前的准备是不容忽视的。会议召开前的第节问题有：
礼仪的提示
一个成功的会议，必须避免可能出现激发不愉快的根源。大多数的不愉快可以用一般的礼仪去避免。下列的礼仪提示常被忽视，因为它们似乎是显而易见的，对任何会议的成功都有积极作用。所以，管理者要建立一个备忘录卷宗并指定专人来检查这些第节：
每次会议都适当地预先通知与会者，明确说明会议的性质和宗旨、开会时间、地点和大致的会期。
当需要下属参加一个特别会议时，应与部门主管协调，如果部门主管本人对这个会议有兴趣并希望亲自参加会议的话，则尤应如此。
把与会者按姓氏笔画列在会议记录本或与会者名单上，并把会议领导人姓名列在最后。在有些会议上，如果有级别远远超过其他出席者的主管人员参加，可以把他的名字写在最前边，其他的人仍按姓氏笔画排列，会议领导人列在最后。
介绍陌生人、新来的人或访问者，并把他们的特殊关系告知会议组。
会议的取消或延期，应尽可能及早通知，并说明日程变动的理由。
如涉及外部的发言人或讨论会参与者，应确定联络安排无误。
应该用个人电话或书信向特邀发言人、对会议成功有突出贡献者或用口头致意还嫌不够的人，表示感谢。
怎样促使参加
要使开会有效率，与会者不仅身体出席会议，而且精神上和感情上也要一齐投入。参与者会成为有效会议的宝贵资源，还是障碍，取决于活动的安排方式。在某些会议小组，即使最优秀的人也可能没有做出明智的反应或没有做到合理的共同讨论。有些会议小组转变了话题，对不重要的问题争论不休，而且尽管有第心的筹划，仍然忽略了生死攸关的重大问题。要使会议得到最好结果，管理者必须预先考虑参加会议的人彼此间将如何反应。
第63节 注意与会者中沉默者的反应
“要点提示”有些人在会议上喜欢保持沉默，这也可能是表示赞同，也可能是准备在多听旁人的意见之后再讲。所以管理者一定要注意与会者中沉默者的反应。
管理者主持会议时一定要弄清楚以下一些沉默者的情况：
顾虑、害羞的沉默
有的下属或许有很好的意见，但又觉得讲出来别人不一定能接受，或者害羞，怕别人讥笑，因此想讲又不敢讲。管理者要及时发现这些人的心理，鼓励他们发言。
话不投机的沉默
如果会议形成一边倒的气氛，有的人明知孤立，也就不发言了。管理者这时应慎重考虑出席会议的成员是否恰当，是否有助于目标的确立。
言多必失的沉默
会议不民主，使一些人不敢讲真话，担心言多必失，因而缄口不言。
自由主义的沉默
有的与会者认为会议议题与己无关，抱无所谓的态度，故不动脑筋。主持者应注意减少这种人与会。
敌对的沉默
如果有人自始至终表示出一副爱理不理的样子，这可能是“以沉默表示反抗”，这样的人，也可能是反对会议议题，也可能反对会议主持人。
“在上述五种情况下，管理者应对真诚献计献策的人表示格外的亲切；对于讽刺、挖苦、嘲笑的人应予制止；对沉默者，要相宜行事。”
第64节 提高会议效率8戒
“要点提示”要想提高会议效率，就必须注意一些禁忌。
不管是哪种会议，管理者欲用好会议这个工具，提高会议的效率，就必须做到会议8戒：
（1）每会必须有一个明确目标，不开无目标的会议。
（2）每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议。
（3）会前必须做充分的准备，不开无准备的会议。
（4）只能召开非开不可的会议，不开可开可不开的会议。
（5）会议参加者必须与会议直接有关，不要无关的人参加会议。
（6）开会时，必须围绕会议议题中心发言，不要做离题的讨论。
（7）表明观点应简洁明朗，会议不能容许重复别人已经讲过的论点。
（8）会而有议，议而有决，不开议而不决的会议。多次会议才能解决的问题，应当明确宣布是暂时休会，并应宣布下次会议的进一步要求，关照大家提前准备。
【在会议开始之时，可向与会人员明确以下事项，且自己以身作则，严格执行，自会提升会议效率。
1.不可取用不正确的资料来误导与会者。
2.不可从头到尾一言不发，沉默到底。
3.不可恶语伤人或进行人身攻击。
4.不可不懂装懂。
5.发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）。
6.不要尽谈些期待性的预测、不切实际的空想。
7.不可打断他人的发言。
8.不可对发言者过分挑剔、吹毛求疵。
9.未有特殊情况不要中途离席。】
第65节 必要时要合理控制会议节奏
“要点提示”在会议活动当中，管理者作为会议主持人，要合理地控制会议节奏，提高会议效率。
管理者在主持会议时，要想合理控制会议节奏，必须从以下三个方面给予特别的关注和实践：
要为会议规定节奏
即在每次会议之前，根据会议议题，做出本次会议的进行计划表，对会议讨论每个议题所占用的时间做出计划和规定。这样，只要会议的进行计划表制定得合理，并在会议进行过程中严格按照为每个议题所规定的时间进行，不为某一个议题而随意拖延时间，以避免打乱会议进行的计划。这样便可以使会议表现出一种比较合理的节奏。
要为会议创造节奏
除了对会议的进行做出计划以外，在会议进行当中，管理者还要以自己敏捷的思维，言简意赅的发言，为会议创造一种快速和适度紧张的节奏，不容许会议有任何拖沓和离题的时间。
要灵活和合理地调整会议节奏
在对会议的进行做出计划和使会议保持在较快节奏的前提下，作为管理者还要对会议的进行做出一些随机的调整：一方面，立即结束已有结果的讨论，而不管是否已到所计划的对该问题讨论结束的时间；另一方面，当讨论出现一些有价值的意见时，也可对原有计划做适当的“有计划的拖延”，以使会议取得更大的成果。
总而言之，尽管在控制会议节奏方面有许多的技巧，但其中最基本和最不容忽视的一条就是：一定要有一份有关本次会议的进行计划表。
第66节 主持会议应成功而有效
“要点提示”要想让会议成功且有成效，就得掌握一些技巧及须注意事项。
为了使会议开得成功、有效，管理者还应注意以下一些问题：
注意会议议题的先后次序
根据人的心理、生理、精力等特点，与会者在会议的前半部时间里，富有活力和创造性，因此，需要与会者开动脑筋、集中献智的议题，应放在会议的前半部分，以便使达成的决议质量高。
会议的议题，有的可能完全一致，有的可能相当分歧
开会时，可以先分歧，后一致，也可以先一致，后分歧，这要视具体情况而定，但管理者一定要有思想准备。先讨论分歧的问题，精力集中，可能有助于问题的解决，但如果分歧越来越大，无法收拾，又影响了一致的问题没有机会讨论了。后讨论有分歧的问题，对散会的气氛要有些影响。不管哪一种，主持者最好开始就限定每个议题的讨论时间。
避免琐事占据了会议的时间
会议上常有一些人对紧迫而第小的事一定要纠缠个水落石出；对虽不紧迫但影响重大深远的事却没有给予关心和注意。会议主持者头脑一定要十分清醒，抓住全局性和影响长远的议题，切不要让琐事干扰。
会议必须准时开始
如果有人迟到，会议等上几分钟，渐渐地，不准时就成为合法了。最好有一个会议记录，记上与会者的考勤情况，这对不守时的人是有警示作用的。
对会议应实施有力的引导
当会议中有的人言不由衷、唠叨不停时，管理者应暗示他，或利用机会打断他的话。
第67节 站着开会好处多
“要点提示”示站着开会，这样可避免与会者陷入懈怠，以提升会议效率。
会议开得太长的一个很重要的原因是人们不愿意或不舍得从舒服的椅子上站起来。结果，说话慢声慢气、颠三倒四、重复千遍、离题万里。美国钢铁工艺制造公司偶然发现了一个矫正的办法，出人意料地解决了这个问题。
这个办法就是：站着开会。
经理们在走廊里讨论问题，一口气把问题谈完，遇到机密问题，他们通常三三两两地到个人办公室里去，站着讨论，直到结束。他们很快发现：这样站着开会有相当大的好处，在这样的会议上，人们因不堪忍受身体对双腿所给予的长时间的重负，会把本来很长的话尽可能说得短些，而不会过分卷入一个问题或项目的具体第节中去，这样，会议做出决策也会更快些。
当然，如果上司不满意这样仓促就某些重要事情做出决策的话，他还可以把这件事在正式召开的会议上重新提出来。
【还有一个能节约四分之三开会的办法，即：
1.立即停止在会议中所用的程序
即先把问题的第节报告一遍，最后再问：“我们该怎么办？”
2.订下一个新规矩
即任何一个想要把问题拿来的人，必须先准备好一份书面报告，从四个方面回答他提出的问题：
（1）究竟出了什么问题？
（2）这个问题的起因是什么？
（3）这个问题有哪些解决的办法？
（4）你建议用哪一种办法？】
第68节 主持会议时的语言表达应有特色
“要点提示”主持会议时的语言表达，作为一种语言表达活动，除与其他语言场合表达活动有相同之处，又有不同之处的独立形式及自身的特点。
管理者在主持会议时，其特点主要表现在以下几个方面：
突出中心、紧扣议题
无论开什么样的会议，都必须事先拟定好一项或几项议题，这是会议的目的、核心和灵魂。这样，会议主持者的重要责任，就是组织引导与会者，围绕议题，完成议题。主持者讲话的内容和思路都必须突出强调中心议题，为中心议题服务。
准确、鲜明
会议主持者置身于一个同与会者面对面的语言表达环境中，并且除传达文件外，通常不宜用书面文稿照本宣科。因此，如果说得不合分寸，不合身份，或政策精神把握不准，就会使人产生歧义和误解，影响会议效果。所以，语言必须要准确、鲜明。
精炼、概括
精炼就是简洁、洗练，要言不烦，言简意赅；概括是在接触外界事物后，把综合感觉到的材料加以归纳、整理、改造，找出规律性、本质性的东西，使之上升为理论的高度。
严谨、灵活
严谨，是指会议主持者讲话力求周全而没有漏洞；灵活，是指临场随机应变，临时调整、变动会前准备的讲话提纲，以适应变化了的情况。
通俗、易懂
参加会议的人员，不可能都是一个知识层次，都有相同的理解水平。这就要求管理者要具有较高的政策、业务或者学术水平，同时又具有深入浅出的语言表达本领。通俗易懂的语言不但让人听得不吃力，还会给人一种亲切朴实、平易近人的感觉，能缩短同与会者的距离。
幽默、生动
幽默是机智思维的结果。幽默的语言闪烁着智慧和文化的火花。在讲话中，适当插入幽默的语言材料，能增强讲话的生动性、趣味性，产生感染力，还能使与会人员在紧张的听讲中获得愉快的放松，同时又深受包含在幽默之中的道理的启迪，促使大家在轻松愉快的氛围中，乐于接受主持者的思想观点和施政主张。
音调正确、表情举止适当
管理者主持会议时应发音标准（使用普通话），吐字清楚，声音洪亮、自然，语调变化得体。如果发错了音、读白了字、南腔北调，都会直接影响表达的效果。此外，还应讲究表情、举止、坐姿、衣着、发型等，做到文明庄重，落落大方。
