个体客户一般是指消费者个人而言。对于个体客户而言，要搜集和研究的资料有以下方面。
基本资料。包括姓名、性别、年龄；籍贯、民族、学历；职业及其社会经历；家庭状况及社会关系；性格特征、爱好兴趣及休闲方式等；
经济状况。包括客户个人经济收入、家庭总的经济收入及人均收入水平等；
对销售品的需求情况。包括是急需还是非急需，需要量多还是少，需要什么品种及规格等；购买决策情况。即客户有无购买决策权，是否要和配偶或家庭其他成员商议等；
作息时间。即客户什么时候上下班，什么时候休假。弄清作息时间以便销售人员登门拜访；
工作单位名称、地址及电话号码、邮政编码；家庭住址、住宅电话号码及邮政编码；
目前有哪些问题、需要和愿望等。
2. 团体客户档案的内容。
团体客户是指企事业单位而言。所要搜集和研究的资料有以下方面：
企业名称及性质。企业性质是指企业是国有的、集体的，还是私营的或三资企业。
企业法人代表及注册资金或固定资产。
企业规模、经营范围及经营发展规划。
经营状况。对于工矿企业，包括生产、销售、服务方面。例如，生产设备、技术工艺、能源及原材料消耗、产品产量和质量、产品成本、销售价格、产品市场占有率、月销售量、服务质量、公关及广告宣传活动等。对于商业企业，则包括月商品购进量和销售量、月商品批发额和零售额、商品批发和零售价格、商品库存积压情况、服务质量、企业公众形象等。
对销售品的需求状况。包括现有需求和潜在需求、需求程度及需求量等。
财务及信用状况。包括资金周转情况、销售收入和利润、有无拖欠货款及赤字等现象，商业信用如何等。对于团体客户而言，其信用状况十分重要，销售人员一定要了解清楚。如果调查有困难，可以聘请信用咨询公司帮助调查。
购买程序及货源情况。比如企业购买原材料、零配件、机电设备等产品需要经过哪些部门负责审批；企业有哪些固定的货源，即供货单位，其价格和服务情况如何等。
关键人物及其个人情况。关键人物是指团体客户中对购买事宜有决策权的人，或对购买决策有重大影响的人。比如企业的正副厂长、经理、商品部主任、柜长、采购科长、主管设备的工程技术人员等。搞清楚谁是关键人物，在访问时就不会找错对象，以至于白费口舌，浪费时间。
关键人物的个人情况和个人客户资料中列举的内容相似。例如姓名、性别、年龄、籍贯、出生地、学历、家庭背景及社会关系、性格爱好、亲朋好友、家庭住址等。
有哪些问题、要求和愿望。
组织机构及人员情况。
团体客户单位有哪些组织机构，它们分别管理哪些方面的事务；企业员工有多少，工人多少，技术人员多少，高级工程师、经济师、会计师有多少，员工总体素质如何等。
谁是客户的主要竞争对手。
客户单位的地址、电话号码及邮政编码等。
（二）客户档案的填写和管理
第一次拜访客户后即开始整理并填写“客户资料卡”，随着时间的推移，应注意对其进行完善和修订。
填写的“客户资料卡”应适当保存，并在开展业务过程中充分加以利用。“客户资料卡”的建档管理应注意下列事项：是否在访问客户后立即填写此卡；卡上的各项资料是否填写完整；是否充分利用客户资料并保持其准确性；每次访问客户前，先查看该客户的资料卡（因卡内注明了该客户进货日期、进货数量、进货种类、库存数量等资料）。
（三）建立客户档案的用途
可用来区别现有客户与潜在客户；便于寄发广告信函；可以安排收款、付款的顺序与计划；了解每家客户的销售状况，并了解每家客户的交易习惯；临时有事走不开时，接替者可以很容易地继续为该客户服务；利用客户资料卡可以订立比较节省时间的、有效率的、具体的访问计划；可以彻底了解客户的情况与交易结果，进而取得其合作；可以为今后与该客户交往的本公司人员提供有价值的资料；根据客户资料卡，对信用度低的客户缩小交易额，对信用度高的客户增大交易额，从而便于制定具体的销售政策。
做好客户管理
客户管理是指对与已经有业务往来的客户进行系统的辅导与激励，从而创造新的业绩。要想加强服务与促销，必须对产品使用者（包括中间商和最终消费者）加以有效管理，仅仅是提升客户的满意度并不够，还要做到提升他们的忠诚度，这样才能增加销售机会，提高经营绩效。建立了客户档案，我们就可以对客户进行有效的管理。
（一）划分最佳、最差客户
最佳客户分析。最佳客户是指对销售人员微笑，喜欢销售人员的产品或服务，使销售人员有生意可做的那些客户。他们是销售人员希望的回头客。好的客户会这样做：让销售人员做自己擅长的事；认为销售人员做的事情有价值并愿意买；通过向销售人员提出新的要求，来提高技术或技能，扩大知识，充分合理利用资源；带销售人员走向与战略和计划一致的新方向。
最差客户分析。最差的客户正好相反，他们会这样做：让销售人员做那些做不好或做不了的事情；分散销售人员的注意力，使销售人员改变方向，与销售人员的战略和计划脱离；只买很少一部分产品，使销售人员消耗的成本远远超过他们可能带来的收入；要求很多的服务和特别的注意，以至于销售人员无法把精力放在更有价值且有利可图的客户上；尽管销售人员已尽了最大努力，但他们还是不满意。
（二）管理方式上按质量和数量区分
质量：区分为上午或下午，视行业不同而选择“精华时间”拜访，重要客户要先去拜访。
数量：采取“重点主义”，依客户重要性而设法延长拜访的时间。
一级客户：是其他品牌渗透的最佳攻击目标，而且他们接触其他品牌的机会也很多，如果联系较少，或者他们的需求有改变了，销售人员不了解，他们就可能转向其他品牌了。所以应加强拜访，且采取两人一组，避免因人事异动而失去客户。为加强巡回拜访的效率，有必要规定拜访顺序。在拜访前，应该先制作行销地图，根据地理状况来编制客户路线图，方便销售人员拜访计划运用。再根据战术运用，决定当日的拜访顺序。
在利用“客户资料卡”进行客户管理时，应注意把握以下原则。
（一）动态管理
客户档案建立后不能置之不理，否则就会失去其价值。因为客户的情况总是会不断地发生一些变化的，所以客户的资料也应随时进行调整。通过调整剔除陈旧的或已经变化的资料，及时补充新的资料，在档案上对客户的变化进行追踪，使客户管理保持动态性。
（二）抓住重点
应从众多的客户资料中找出重点客户。重点客户不仅要包括现有客户，而且包括未来客户和潜在客户。这样可以为选择新客户、开拓新市场提供资料，为市场的发展创造良机。
（三）灵活运用
客户资料搜集管理的目的是为了在销售过程中加以运用。所以，不能将建立好的“客户资料卡”束之高阁，要能进行更详细的分析，使死资料变成活材料，从而提高客户管理的效率。
