拜访与接待是最常见的公关活动，已越来越受人们的重视。公关人员的拜访和接待是以达到某种公关目的而采取的交往方式。在拜访和接待的活动中，公关人员掌握一定的礼仪规范，能够有效地与被拜访或被接待人员增进了解，融洽感情，从而提高公关效果。
一 公关人员的拜访礼仪
在公关活动中，公关人员经常需要对客户、合作厂商、友好单位等进行拜访。这些拜访中有些是礼节性的，而大多则是既有礼节性又兼顾业务性。因此，不论是主动访问也好，还是礼节性的回访也好，礼节、礼仪都是其中非常重要的一个方面。所以，公关人员必须懂得有关拜访的礼仪规范要求，唯有如此，才能在拜访过程中，圆满完成任务。
01 拜访具有不可替代的作用
拜访是公关活动中一种重要的形式，也是社会交往中的重要手段之一。
随着科学技术的进步，现代社会交往的方式逐渐增多，如电报、电话、传真、电视电话、网络电话等，都可以在人们的情感沟通中起到一定的作用。但它们与直接会面的拜访相比，毕竟有不同的感觉、不同的效果。拜访更直接、更亲近，交流的内容更广泛、更深入、更易达到交往的目的。具体地说，拜访在人际交往过程中有如下作用。
Tips
关于拜访，古有“无辞不相接，无礼不相见”之说，发展到今天的礼仪内容更加丰富多样化。所以无论是办公室拜访，还是到私宅拜访，虽然看似简单，但只有懂得有关礼仪，才能使交流更加和谐，沟通更加顺畅。
其一，促进联系，提高工作效率。因为拜访是面对面的交往，通过这种形式，可以使双方把一些观点、看法及细节性问题谈出来，以达成共识，从而提高工作效率，促成合作。
其二，交流感情，了解信息。古语云：“有朋自远方来，不亦乐乎？”这说的就是朋友相见，分外高兴。通过亲朋之间的拜访，畅叙友情、增进了解，自然可以促进感情的交流和加深。同时，通过拜访，还可以了解到书本外的知识和工作中没有接触过的事物，开阔视野，扩大信息量，这就是所谓的“与君一席话，胜读十年书”。
02 做好拜访前的准备
为使拜访的目的能够得以顺利地实现，拜访者最好能事先做好准备工作，主要是拜访时间的选择，拜访前预约以及其他一些拜访准备工作，如明确拜访目的等。
选择拜访时间
正式的拜访时间最好能事先征得拜访对象的意见后再确定。因为，拜访对象可能是领导人，工作特别繁忙；也可能是社会知名人士，有着重要和众多的社会活动等。非正式的拜访时间最好能选择在节假日的下午或平时的晚饭以后，尽量避免在对方吃饭的时间前往，也要避免午休时间、临下班的时间前往。现在人们都有看电视“新闻联播”节目的习惯，因此，平时的拜访时间选择在晚七点半以后较为合适，但也不能太晚，更不要在对方临睡的时候去拜访，以免影响对方的休息，引起对方的反感与不满。
事先预约拜访
拜访他人，应该先约好时间，以免扰乱被访者正常的工作、生活秩序，既可避免成为不速之客，也可防止扑空。如果事先已约好，就应遵守时间，准时到达。如确有意外情况发生而不能赴约或需要改期或改时间，要事先通知对方，并表示歉意。失约或迟到过久都是不礼貌的行为。
约定拜访的人数
在约定拜会时，宾主双方均应事先向对方通报届时到场的具体人数及其各自的身份。在公务拜会中，这一点尤其重要。宾主双方都要竭力避免使自己一方中出现对方不欢迎，甚至极为反感的人物。
通常，双方参与拜会的人员一经约定，便不宜随意进行变动。做客的一方特别要注意，切勿任意扩大自己的拜会队伍。在任何时候，来宾队伍过于庞大，都会令主人应接不暇，手忙脚乱，干扰其事先所作的安排和计划。
准备好拜访所需要的材料
拜访是有一定目的的交际活动，因此拜访者在拜访前一定要根据拜访的内容，把材料准备充分，以免措手不及，东拉西扯，浪费时间，从而达不到拜访目的。
备齐名片和礼品
在拜访前，拜访者一定要把自己的名片准备好，并放在容易取出的地方，同时，还要准备一些礼品。这对于促进情感的交流、增进相互了解有一定的作用。
Tips
古人云：“出门如见大宾”，即指在拜访他人时要庄重得体，不失身份。如果是正式的公务拜访，穿着一定要整齐大方、干净整洁，要和自己的职业、年龄相称。如果是朋友之间的拜访，则不必太讲究，但要整洁大方，同时还应注意仪表的修饰。
03 拜访过程中的礼仪规范
拜访过程中的礼仪规范主要有如下几个方面。
进门有礼，不可冒失
到达拜访对象的门前，不可破门而入。有门铃的首先按门铃，时间两秒左右即可，若间隔十几秒未见反应，可按第二、第三次，切忌长时间连续不断按铃，吵得主人心烦；没有门铃的先敲门，敲门时用中指与食指的指关节有节奏地轻叩房门两三下，不可用整个手掌，更不能用拳头擂或用脚踢。在炎热的夏季，有的人习惯敞开着门，若在这时拜访，也应敲门或告知主人，征得主人应允后方可进门。
进门后随手将门带上。如果带着雨具，应放在门口或主人指定的地方，应避免把水滴在房间地面上。在寒冷的冬季，进入主人家后，应在主人示意下脱下外套，摘下帽子、手套等随身物品，一起放在主人指定的地方。如果主人没有示意，这时不可急匆匆地脱下衣帽。需要脱鞋时，应将鞋脱在门外，穿拖鞋后再进屋，若不需脱鞋，则应先将鞋在门外的擦鞋毡上擦净泥土后方可进屋。
进门后，可在主人的引导下坐下，坐姿要端正，不要东倒西歪，不能把整个身体陷在沙发内，也不要双手抱膝，更不要跷二郎腿。若觉疲劳，可变换坐姿，但不能抖动两腿，女士应注意两膝要靠拢。
主人递烟时，可接过并主动为主人点烟。吸烟时不可四处走动，即使在公众场合也是如此。若在吸烟过程中，主人招呼你进入餐厅、会议室、娱乐室等场所时，应立即将烟灭掉。烟头一定要掐灭后再放进烟灰缸里，不可让它在烟缸里自行熄灭。
吸烟时应注意烟雾的走向，如果你吐出的烟雾直冲你旁边的某位不吸烟的主人或客人，就应该主动请求换位或挪动一下座椅。
Tips
公关人员拜访做客，一定要讲究卫生，不要把主人的房间弄得遍地烟头、果皮，东西乱七八糟。如果带有小孩，则要教育其懂事听话，莫乱跑、乱翻、乱叫。良好的礼仪形象才能让拜访不虚此行。
客随主便，不要喧宾夺主
无论是到办公室还是到家中拜访，一定要“客听主安排”，虽然不是“不可多说一句话，不可多走一步路”，但也应放弃一些自由，应充分体谅主人。例如：主人没有邀请你参观他们的其他房间或设施时，不应主动提出参观；更不能未经主人许可就到处乱窜，特别是到别人家里访问时就更应注意这一点。有的人到别人家就像在自己家一样乱翻乱动，这也是对主人不尊重的表现。翻阅朋友家人的书报杂志，也最好征求一下主人的意见，否则一旦因翻取书报杂志而无意中暴露了主人夹在报刊中的隐私，这会使双方都觉得难堪。当然更不可随意拉开主人的抽屉、衣柜，不要轻易打听主人的东西值多少钱，在哪里买的，等等。
拜访交谈，要做到心中有数
适当地寒暄后，应尽快切入主题，不要东拉西扯，浪费时间，交谈时要围绕主题。
在一般情况下，在拜会之时，宾主双方都要尽快地直奔主题，接触实质性的问题，并力争解决问题。不要临阵怯场，言不及义；或是随意变更主题，令双方无所适从。
拜访者要力求做到语言适度、表达准确、不夸大其词，亦不要过于谦卑。特别是在一些商业性或政治性拜访中一定要做到：能够做到的事情要大胆地说，而且要充满自信；做不到的事情，不要信口开河，要以实相告；眼前暂时做不到的但通过努力可以做到的事情要留有余地，恰如其分地说。交谈时，要尊重主人，不可反客为主，口若悬河、喋喋不休，忽视交谈对象的反应，这是谈话技巧之大忌，也是失礼的表现。
04 适时地告辞，礼貌致谢
拜访交谈时要注意掌握时间，如果客人与主人双方对会见的时间长度早已有约在先，客人务必要谨记在心，认真遵守。假如双方无此约定，通常一次一般性的拜访应以一小时为限，初次拜会，则不宜长于半个小时。宁愿和对方在兴趣最浓的时候分手，也不要拖到彼此兴趣索然的时候。如果主人心神不定，不停地看表或接听电话，面露难色，欲言又止，说明主人已无心留客，这时就应主动告辞。
在出门以后，即应与主人握手作别，并对其表示感谢。在你走出几步，或在街巷拐弯处，应回过身来说“请回”“请不要送了”“请留步”，或“好了，再见”等客气语。不可把主人甩在后头，头也不回地大踏步昂首而去；也不要任由对方“十八相送”，或是长时间地在门外与主人恋恋不舍地大说特说“车轱辘话”。
回到家后最好给主人打个电话，这样既让主人放心，又表达感谢之意。
Tips
一旦提出告辞，便要尽量做到“言必信，行必果”，任凭主人百般挽留，都要坚持而去。不要一而再、再而三地嘴上说马上走，大腿却不动分毫，这样拖延时间，赖着不走，会给主人留下不好的印象。
二 公关人员的接待礼仪
在公关工作中，有拜访就有迎访接待。同拜访者要讲礼仪一样，迎访者作为主人和被访者，也要讲究接待的礼仪。具体说来，在公关迎访礼仪中，包括迎客、待客和送客三个方面。热情、周到、礼貌，并尽最大努力接待好客人，是接待礼仪总的要求。公关人员只有按这一要求做好迎访工作，才能使客人有宾至如归之感，才能促进主宾双方的关系得到进一步发展。
01 迎接访客要做好准备工作
在迎接客人之前，要做好充分的准备工作，做到有备而无患，使客人有宾至如归的感觉。
了解客人基本情况
迎访的准备工作，首先应从了解客人的情况入手，以便进一步安排接待工作。主要了解：
·来客的姓名、身份、人数。
·来访的目的。
·到来的时间，乘何种交通工具。
确定接待规格
接待亲友，当然不存在规格问题，但如果是举行会议、典礼等礼仪形式或单位间交往，则应考虑接待的规格了。所谓规格，就是接待的隆重程度和迎接人员的身份安排。确定接待规格，主要依据来客的身份和来访目的，同时还应考虑双方的关系。主要迎接人一般应与来宾的身份相当，这叫对等接待。如果是有上下级关系的来客，则应主要根据来者的目的确定。如系前来处理重大的问题、参加重大的会议等，接待则应隆重些，主要迎接人应当身份高一些；如系途经本地、参加一般会议、处理日常事务等，接待时派个代表或由办公室人员迎接即可。
待客用品要求
客人来访之前，需要准备好必要的待客用品，以备客人之用。通常，必不可少的待客用品有以下几种：
·饮料、糖果、水果和点心，它们是待客时必不可少的。
·香烟，吸烟有害健康，待客时可以备香烟，并相让客人，但是不能勉强对方。
·报刊、图书、玩具，它们可供随客人而来的孩子们使用。
膳食住宿要求
作为主人在接待来客时，一定要预先准备好膳食，在会面之初，就向客人表明留饭之意。千万不要忽略此事，更不要只顾自己用餐，让客人空腹而归。
假如客人是远道而来的朋友，一定要为其安排住宿。家中或单位不具备留宿条件的话，事先须向对方说明，并主动安排其住进适宜的酒店。
交通工具要求
接待远道而来的客人时，要事先考虑其交通问题。若力所能及，最好主动为客人安排或提供交通工具。
Tips
公关人员为来访客人安排交通工具，要讲究善始善终，不但客人来时要管，客人走时也要管。这样做，不仅是为客人排忧解难，而且也能体现主人的待客之道与善解人意。礼节周详才能办成大事。
02 礼待宾客须守身份对等原则
在公关活动中，为了以礼接待各界同仁，必须按照公关礼仪的惯例和规范，在接待工作中，坚持身份对等原则。
身份对等，是指己方作为主人，在接待客户、客商时，要根据对方的身份，同时兼顾对方来访的性质以及双方之间的关系，安排接待的规格，以便使来宾得到与其身份相称的礼遇，从而促进双方关系的稳定、融洽与发展。
这项原则要求在接待工作中，应把对方的身份置于首要的位置，一切具体的接待事务均应依此来确定。
根据身份对等的原则，己方出面迎送来宾的主要人员应与来宾的身份大体相当。若己方与来宾身份对等的人员身体不适或忙于他事难以脱身或不在本地，因而不能亲自出面迎送来宾时，应委派副手或与其身份相近的人员出面接待，并在适当的时刻向来宾做出令人信服的说明和解释，以表示己方的诚意。
同样，己方人员在与来宾进行礼节性会晤或举行正式谈判时，也必须使己方到场的人数与来宾的人数基本上相等。另外，己方在为来宾安排宴请活动或为其准备食宿时，亦应尽量使之在档次、规格各方面与来宾的身份相称，并符合客人们的生活习惯，体现东道主对客人的关心与照顾。在接待外商时，更应注意这一点。
在公关活动中贯彻身份对等的原则，是为了更好地确定宾主双方都能够接受、都能够感到满意的接待标准，也是为了充分地表达东道主对来宾的尊重与敬意。
Tips
在某些特殊的情况下，有的公关人员为强调自己对宾主双方特殊关系的重视和对于来宾的敬重，特意打破常规，提高对来宾的接待规格，这也是可行的，但不宜多用。
03 迎接来客需要礼仪到位
迎客礼仪一般包括会面、乘车、入室等几个环节。
会面
“出迎三步，身送七步”，这是我国迎送客人的传统礼仪。接待客人的礼仪要从平凡的举止中自然地流露出来，这样才能显示出主人的真诚。客人在约定的时间按时到达，主人应提前去迎接。见到客人，主人应热情地打招呼，主动伸手相握，以示欢迎，同时要说“您路上辛苦了”“欢迎光临”“您好”等寒暄语。如客人提有重物应主动接过来，但不要帮客人拿手提包或公文包。对长者或身体不太好的客人应上前搀扶，以示关心。
乘车
上车时，接待者应为客人打开车门，由右边上车，然后自己再从车后绕到左边上车。车内的座位，后排的位置应当让尊长坐（后排二人座，右边为尊；三人座中间为尊，右边次之，左边再次），晚辈或地位较低者，坐在司机旁边的座位。如果是主人亲自开车，则应把司机旁边的位置让给尊长，其余的人坐在后排。在车上主人应主动与客人交谈，同时还可以把本地的风土人情、旅游景点介绍给客人。车到地点后，接待者应先下车，为客人打开车门，请客人下车。
入室
下车后，陪客者应走在客人的左边，或者走在主陪人员与客人的后面。到会客室门口时，主陪人员或陪客者应打开门，让客人先进，并将室内最佳的位置让给客人。如果客人脱下外套、帽子等，或放下随身携带的包袋，主人应主动接过替客人存放妥当。同时，还要把客人介绍给在场的有关人员。
有时会遇到个别客人不期而至，对不速之客的到来，出于礼貌，不能拒之门外或表现出不高兴，使客人进退两难。不管自己正在做什么，都应该尽快将其让进屋里，问明来访目的，酌情处理，切忌让家人出面打发了之。万一客人来访时，自己正欲出门，如不是急事或有约，应先陪客人；如有急事或约会必须离开，也应了解客人来访意图，视情况另约时间。
客人落座后，应热情敬茶或摆上水果、糖、点心、饮料等。敬茶的茶具应清洁，敬茶时双手端杯，一手执耳，一手托底。到吃饭时，应挽留客人吃便饭。如客人留下一起用餐，家里的菜肴可视情况比平时丰盛一点儿，但也不必满桌山珍海味，追求饭菜档次。但如果事先未做准备，则不必故作客气，否则，一旦客人决定留下用餐，反而不知所措，造成双方的尴尬。
Tips
如果客人寻访的是你的朋友时，正巧他要找的人不在，这时你也应主动热情接待来客。客人告辞时，可请其留下便条，以便帮他转达。
谈话
谈话是待客过程中的一项重要内容，是关系到接待成功的重要一环。公关人员在与来客谈话中要注意做到以下几点。
①谈话要紧扣主题。拜访者和接待者双方的会谈是有目的的，因此谈话要围绕主题，不要偏离主题。如果是朋友之间的交流，要找双方都感兴趣的事情谈，不要只谈自己的事情或自己关心的问题，不顾对方是否愿意听或冷落对方。
②要注意谈话的态度和语气。谈话时要尊重他人，不要恶语伤人，不要强词夺理，语气要温和适中，不要以势压人。
③会谈时要认真听别人讲话，不要东张西望表现出不耐烦的表情，应适时地以点头或微笑做出反应，不要随便插话。要等别人谈完后再谈自己的看法和观点，不可只听不谈，否则也是对别人不尊重的一种表现。
④谈话时要注意坐的姿势。
⑤不要频繁看表、打呵欠，以免对方误解你在逐客。
陪访
在陪同客人参观、访问、游览时，要注意以下几方面：
①要在接待计划中事先安排，提前熟悉情况，以便向客人做详细的介绍。
②要遵守时间，衣冠整洁，安排好交通事宜。
③陪同时要热情、主动，掌握分寸。不要冷淡沉默，也不可过分殷勤，要做到不卑不亢。
④游览时要注意照顾客人的安全，门票、车票费用尽量由主人支付。
04 客人告辞莫忘以礼送客
送客是接待的最后一个环节，如果处理不好将影响到整个接待工作的效果。送客礼节，重在送出一份友情。
公关人员要重视送客礼仪，具体说来应注意如下两点。
婉言相留，欢迎再来
无论是接待什么样的客人，当客人准备告辞时，一般应婉言相留，这虽是客套辞令，但也必不可少。因为有些客人本来还想与主人作进一步的交谈，但为了试探主人的态度或者恐怕打扰主人，于是就以告辞来观察主人的反应，因此主人一定要热情挽留。但是如果客人坚持要走，也要等客人起身后，主人再起身相送，不能客人一说要走，主人马上站起相送，或者站起来相留，这都有逐客之嫌。送客时应主动与客人握手道别，并送出门外，或送至楼下。
不要待客人走时，主人还无动于衷，点点头或摆摆手算是招呼，这都是不礼貌的。
最后还要用热情友好的语言欢迎客人下次再来。
规格对等，安排交通
送别客人时应按接待时的规格对等来送别，不能虎头蛇尾。无论客人的目的是否达到，都要按照原来接待的规格送行，并且还要做好交通方面的安排，帮助购买车票、船票或机票并送其至车站、码头或机场。如果客人临别时主人不管不问，那就意味着交往关系的破裂，或者是表示对客人的不满。如果客人来访时带有一些礼品，那么在送别时也要准备一些礼品回赠客人。
Tips
中国古代就有“折柳送客”这一礼俗。所谓折柳相送有三层含义：其一，表示挽留之情，因为“柳”与“留”谐音，以示主人挽留之意；其二，表示惜别之意，朋友相别，依依恋情，犹如柳丝飘悠；其三，祝愿客人随遇而安，因为柳枝具有插地即活的特性，也寓意客人随处皆安。
