我们接下来讨论企业集团财务控制框架的第四个要素，财务制度控制。一个国家有一个国家的法律法规，一个企业有一个企业的管理制度，财务管理作为企业管理的一个重要组成部分，必然要有相应的财务管理制度。通过制定科学、合法、合理、可行的财务管理制度，运用适当的方式发布财务管理制度，采取必要的监督手段保证执行人员遵守财务管理制度，是企业集团实施财务控制最有效的控制方法。
一个完善的财务制度控制循环包括制度的制定、执行、检查、改善四个环节，在这里，我们重点讨论财务管理制度的制定环节，从财务管理制度的表现形式、财务管理制度的范围、财务管理制度的层次、集团对成员公司财务管理制度的控制四个方面来讨论。
一、对财务管理制度表现形式的理解
曾经不止一个财务人员问过我，在企业日常财务管理工作中，会看到叫法各不相同的财务管理文件，有的叫某某管理制度，有的叫某某管理规范，有的叫某某管理规定，有的叫某某管理流程，有的叫某某管理政策，有的某某操作规程……到底这些叫法之间有什么区别？其实，这个问题也曾经让我困惑过，后来有机会学习了国际标准化组织ISO9000系列标准中关于文件管理的知识以后，才明白过来，这都是因为中国五千年的文化丰富多彩，很多文字和词语有多种含义造成的；再加上一些编制文件的人，不求甚解，顺手乱写，就把大家搞糊涂了。我想不管叫什么，都只是表现形式而已，本着实质重于形式的原则，不妨把所有和财务管理有关的这些制度、规范、规定、流程、程序、政策、操作规程，甚至表单，都称为财务管理制度，再把这些制度按照ISO9000系列标准关于文件管理的思想进行规范。
根据一份质量体系中文件和资料控制程序编写要点，我归纳了以下几点，认为对制定财务管理制度具有重要的参考价值。
1.文件管理所要达到的目的是：第一，保证文件使用者在需要的时候可以方便地获得必要的文件；第二，保证文件使用者所获得的文件是有效的最新版本。
2.按照质量体系文件的要求，制订详细的文件编写计划，包括工作内容（主要包括质量手册、程序文件和操作规程）、起始时间、负责人、参加人等，并作为一段时间的考核结果。我们许多公司的财务管理制度体系的建立，往往缺乏整体的编写计划，形成不了完整的财务制度体系。
3.明确文件的分类。质量体系文件分类包括管理文件、技术文件；外来文件、内部文件；受控文件、非受控文件等分类方法。
这里讲的外部文件是指公司外部发布的、和公司业务有关的文件，包括上级单位发布的文件、国家政府部门发布的法律法规。公司必须建立收集、分析外部文件的制度，指定专人负责这项工作。外部文件经分析，需要在本公司执行的，必须转换为本公司的文件，发放到执行部门和相关人员。财务系统是接收外来文件比较多的部门，我认为财务管理制度体系应该重视外来文件的管理。
受控文件是指经常使用、没有明确时效限制的、不是一次性使用的文件。公司文件管理部门必须采取措施进行控制，保证过期的文件及时收回，使用者看到的必须是最新版本的文件，如工作程序文件等。非受控文件是指不经常使用、具有明确时效限制、是一次性使用、公司文件管理部门发放后不再收回、不存在更新的文件，如关于年度先进工作者表彰规定一类的文件等。财务管理制度体系的文件管理也存在着同样的问题，我们需要严格区分受控文件和非受控文件，制定明确的流程，控制我们发放的受控文件，保证受控文件的有效性。
4.明确文件的分级。质量体系把文件分为一级文件（质量手册）、二级文件（质量体系程序文件）、三级文件（操作规程）、四级文件（报告、表单）。
一级文件主要阐述企业的质量方针、质量目标，概括性、纲领性地描述质量体系。二级文件主要描述为实施质量体系各部门及有关人员应开展的活动。三级文件指详细的作业文件。四级文件主要指质量活动记录。
我认为，文件分级的概念对我们建设财务管理制度体系很有参考价值。我们可以把企业的会计政策、财务管理和会计核算的基本原则、财务战略、财务人员职业道德规范等定性的、纲领性的文件，作为一级文件；把企业的财务管理工作程序作为二级文件管理；把一些诸如会计科目使用说明、会计报表填写说明、统计指标计算指南一类纯操作指导性文件作为三级文件来进行管理；把表单作为四级文件管理。文件分级管理的主要优点是可以根据文件的级别确定审批权限。比如一级文件可以由公司最高领导审批，二级文件由公司财务负责人审批，三级文件和四级文件可以由财务部门负责人批准。特别要引起我们重视的是，财务系统使用的表单非常多，而且需要经常更新印刷。我们要把表单作为正式文件进行管理，其编号、修改、印刷都要经过必要的审批程序。
5.明确文件的版本和修改情况。质量体系文件规定，文件必须标明当前的版本和文件修改情况。文件更新版本的条件有两个：一是文件的核心内容发生了重大的修改，二是文件已经修改了多次。具体的标示方法是，用两位阿拉伯数字表示，前一位表示版本，后一位表示修改次数。如1.8，表示该文件是第一版，已经经过了8次修改。更新版本或修改文件，都要更新文件，由文件管理部门收回旧文件，发放新文件。
我特别赞同质量体系文件的文件版本和修改的做法。我们许多企业的财务系统没有文件版本和修改控制的概念，往往采取原来的文件不更新，再发布一些补充规定，关于第几条修改的通知等做法，不能保证文件的有效使用。大家想一下，执行人员手里有一份文件是有效的，还有好几份修改和补充规定也是有效的，在执行中搞乱的概率是很大的。
6.明确文件的统一编号规则。利用文件编号可以把文件的分类、级别、编写部门、顺序号等信息简单明了地表示出来。
7.明确文件编写、审核、会签、批准、发放、复制、修改、收回、报废、销毁、存档、借阅、破损和丢失的处理程序。
我们可以检查一下，我们的财务管制度体系是不是有一个明确的文件管理规定，对上述的这些文件管理环节都有明确、清晰的规定。我想，如果我们能够把上述的这些文件管理环节都控制住了，我们的财务管理制度体系的文件管理水平就能够大大提高。
当然，质量体系文件管理的内容远不止我上面所列的这七点，我在这里只是起一个抛砖引玉的作用，大家如果觉得我说的这些内容，对我们的财务管理制度体系建设具有参考价值的话，可以到书店里买一本《质量体系文件编制指南》仔细研究研究。
二、对财务管理制度范围的理解
财务管理制度是企业管理制度的一个重要组成部分，和其他业务系统的管理制度产生一些交叉在所难免，这就需要对财务管理制度的范围进行界定。一个公司的所有管理制度，从财务管理的角度来看，可以分为如下三个组成部分：
第一部分：财务部门自身的管理制度。什么是财务部门自身的管理制度？就是和其他业务系统的管理制度没有交叉，只有财务部门的财务人员才会制定的管理制度。例如现金管理制度、出纳保险柜的管理制度、财务报表的管理制度、会计档案管理制度、财务印鉴管理制度、会计科目使用说明等。
第二部分：与财务管理相关性很强的业务管理制度。什么叫相关性很强？就是这些业务管理没有制度，或者制度不完善，出现了问题，财务系统也要承担部分责任。像采购管理制度、仓库管理制度、固定资产管理制度、应收账款管理制度等。这些管理制度，有的公司是财务部门来制定，有的公司是业务部门来制定，有的公司是业务部门和财务部门共同来制定。
第三部分：与财务管理相关性不强的业务管理制度。一个企业的所有管理制度，深究起来都与财务相关，因为任何业务管理的结果，最终都会直接或间接地影响到企业的收益。比如食堂卫生管理制度，是为了保证职工饮食安全，如果食堂卫生没有相应的管理制度，或者制度不完善，造成职工吃了不干净的食品，引起疾病，企业也要承担经济损失。因此，我们不能说这和财务不相关，只是这些业务和财务的相关性不强罢了。或者说，这些业务管理没有制度，或者制度不完善，出现了问题，财务系统不需要承担责任。这类管理制度还包括计划生育管理制度、安全保卫管理制度等。
因此，我们在界定财务管理制度的范围时，既不能狭义地只界定为财务部门自身的管理制度，也不能广义地把企业所有的管理制度都界定为财务管理制度。我认为，一个完善的财务管理制度体系，应该包括财务部门自身的管理制度和与财务管理相关性很强的业务管理制度两部分。
三、对财务管理制度层次的理解
如果是单独的一个公司，只要按照界定的财务管理制度范围，制定相关的制度就行了，不存在财务管理制度的层次问题。现在，我们探讨由多个成员公司组成的企业集团财务制度控制问题，就必须把成员公司的财务管理制度，和集团管理成员公司的财务管理制度分为两个层次，才能把问题搞清楚。
第一层次：单独一个公司的财务管理制度，也可以称为集团成员公司的财务管理制度。它主要是规范本公司对各项业务活动的控制。我国已经出版的《会计制度设计》、《财务管理制度设计》、《财务控制制度设计》等著作，对此多有论述，在此不再重复。
第二层次：集团管理成员公司的财务管理制度。它主要侧重于为了保证集团整体财务管理工作的进行，对各成员公司相关财务管理业务的要求。譬如说，集团这种组织形式存在，必然产生合并报表、汇总预算等财务管理业务，集团就必须对各成员公司制定相应的管理制度才能保证这些业务的顺利进行。再譬如，集团为了整体利益最大化，有效规避风险，所开展的财务管理业务，像资金的集中管理，内部关联交易的管理等财务管理业务，同样也需要集团对成员公司做出相应的管理制度，要求其配合才能完成。
集团管理成员公司的财务管理制度，在集团财务管理实务界，大家因为实际工作的需要，都在积极探索，在我国财务和会计理论界，却少有人探讨和研究。所以，集团到底制定什么样的制度，来控制其成员公司的财务管理行为，尚无定论。下面把我就职的天津天士力集团所制定的部分制度清单列示出来，供大家参考。
（1）集团财务管理框架；（2）关于向集团报送财务报告的规定；（3）关于向集团报送统计报告的规定；（4）关于向集团报送财务预算的规定；（5）集团关于审查财务部门组织结构和财务人员编制的规定；（6）集团关于委派财务人员的规定；（7）集团关于资金管理的规定；（8）集团关于年审会计师事务所的管理规定；（9）集团关于统一会计政策的规定；（10）集团关于财产保险的管理规定；（11）集团关于购买财务核算软件的规定；（12）集团关于内部稽核（审计）的规定；（13）集团关于重大财务事项的报告制度；（14）集团关于财务制度备案的管理规定等。
四、集团对成员公司的财务管理制度控制
完善第二个层次集团对成员公司的财务管理制度是必不可少的，但集团更要关注第一个层次成员公司财务管理制度的建设，因为第二个层次的管理制度的要求，必须在成员公司的财务管理制度中得到体现，才能得到有效的执行，更因为只有各成员公司建立起完善的财务管理制度，对其业务活动实施了有效的控制，才能说集团整体的财务控制是有效的。那么，集团应如何对成员公司的财务管理制度进行控制呢？
1.在集团范围内统一会计政策。
不管成员公司成立时间长短，也不管其规模大小，只要在法律法规允许的范围内，都要执行集团统一的会计政策。
2.集团财务部门和成员公司讨论确定建立财务管理制度的计划，并限期完成。
只要有成员公司加入到集团这个大家庭中，集团财务部门就要指导成员公司建立相应的财务管理制度，确定其制定什么制度，什么时候完成。
3.成员公司制定的财务管理制度应该以该公司的名义下发正式文件。
成员公司即使直接采用集团财务制度的有关规定，也应该以其名义进行转发。因为除了分公司以外，集团的成员公司都是独立的法人，国家相关政府部门如税务管理机构、证券监管机构，都有明确的规定，要求各法人公司财务独立。另外，各法人成员公司，集团的持股比例如果不是100%，直接运用集团的财务管理制度，还会引起各股东方的争议。
4.成员公司应将其发布的财务管理制度向集团财务部门备案。
5.集团财务部门审查成员公司备案的财务管理制度并提出改进建议。
集团财务部门重点审查的内容包括：成员公司所制定的财务管理制度是否和集团的政策相冲突；涉及的费用开支标准和补贴标准是否和同类企业存在较大的差异；文字表述、逻辑关系、文件编号等是否合理、规范。这种审查是很重要的，依我们审查所属成员公司财务管理制度的经验，就发现过折旧年限、低值易耗品摊销方式和集团的统一规定不一致，两家同在天津，规模差不多的成员公司，出差补助标准相差一倍，制度中所写的业务部门和其实际设置不一致，错别字多，有逻辑错误，文件起草、审批责任人不全等许多问题。
6.集团财务部门为成员公司制定财务管理制度提供专业支持。
规划一个公司的财务管理制度体系也好，起草或者审核一项具体的财务管理制度也罢，都不是随便找一个财务人员都能够完成的。一个公司的财务管理制度建设，工作量最集中的时候，往往是公司刚成立的时候，也是财务人员配备不齐、对集团和公司业务不熟悉的时候，所以集团财务部门对所属成员公司在财务管理制度建设的过程中，提供专业技术、法律、培训等方面的支持是非常必要的。特别是为其提供集团其他公司同类业务的制度范本，见效最快。
