5.3.1对经销商建档管理的好处所谓“经销商管理”，是将本公司的往来经销商，予以有系统的辅导与激励，并开创业绩。欲进行“经销商管理”，首先必须“建档管理”，就是将经销商之各项资料，加以科学记录、保存，并分析、整理、应用，借以巩固与经销商间的关系，并制造适合推销的时机，以开创业绩。
欲对“经销商”加以各种辅导、激励或管理，第一步是要拥有“经销商资料”，建档加以管理。
建立“经销商资料卡”的好处有：
（1）了解销售路线上每家经销商的销售、收款实绩，及其交易习惯。
（2）当业务员请假或辞职时，代理者能很容易地为该经销商继续服务。
（3）可以简化日常推销工作的细节，以数字及代号表示。
（4）可以彻底了解经销商的情况与交易结果，进而取得其合作。
（5）可以为今后与该经销商交往的本公司人员提供有价值的资料。
（6）提高本公司经销商征信资料的可信度，能及时防止异常经销商突然大量进货，而造成对本公司的损害。
5.3.2经销商建档管理的内容
经销商资料卡的设计，依企业需求而有所差异，下列是一般常见的“经销商资料卡”应记录的各栏位项目：
1.经销商的基本资料。
（1）公司开户行号名称。（2）地址。
（3）电话号码/传真号码。（4）行业类别及规模大小。
（5）税务机关统一编号。（6）登记资本额。
（7）负责人及主要干部。（8）接洽人。
（9）订货人。（10）送货接收人。
（11）员工人数。（12）主要产品。
（13）销售对象。（14）主要进货厂商。
（15）每月营业额。（16）市场占有率。
（17）信用状态评价等。（18）往来银行。
2.往来记录信用评价等。
（1）经销商等级（系列经销商/一般经销商）；
（2）信用额度；
（3）（第0次）信用额度修正；
（4）抵押品种类；
（5）抵押品金额。
3.交易条件。
（1）交款日期；
（2）折让规定；
（3）退货规定；
（4）交易产品类别；
（5）票期规定；
（6）现金付款规定；
（7）访问频率；
（8）库存最低限量。
4.交易记录。
（1）销售记录；
（2）收款记录；
（3）退货记录。表5-1经销商资料卡
（正面）
客户编号：
客户名称：统一编号：
客户性质：规格：大 中 小
（销售通路）
营业地址：邮递区号邮递区号
负责人姓名：电话：
订货联络人姓名：电话：
收货联络姓名：电话：
授信额度：
授信额度生效日期核决人附记万元年月日 新设 变更万元年月日 新设 变更万元年月日 新设 变更
付款情形：现款 期票
往来行库账号发票人与客户关系附记
交易条件：
请款作业：
5.3.3经销商资料卡的管理
“经销商资料卡”的建档管理应注意下列事项：
（1）业务员是否在访问经销商后立即填写此卡？
（2）经销商交易卡上的各项基本资料是否填写完整？
（3）业务员是否充分利用经销商资料并保持其正确性？
（4）当业务主管与业务员一齐从事推销访问时，业务主管应指导业务员尽善尽美地填写该卡。
（5）在办公室的适当位置，建立专用档案柜，供放置经销商交易卡，并设专人保管，以表重视。
（6）在每一销售路线经销商名册的封面上，注明路线类别、负责的业务员、规定的访问日期，以及该路线经销商的总资料，如每月平均业绩，经销商形态与A、B、C分类的户数。
（7）要求业务员每次访问经销店前，应先查看该店的经销商资料卡（因卡内有注明该经销店进货日期、进货数量、进货种类、库存数量等资料）。
（8）业务员应分析“经销商资料卡”资料，作为拟定销售计划参考。
5.3.4主管善用“经销商资料卡”
业务部门主管应利用机会，督促并监督业务员要善于利用“经销商资料卡”。
下列是主管善于利用经销商资料卡以增加业绩的方法，可提供给公司参考使用。
（1）业务主管每周至少检核每位业务员的经销商交易卡一次。
（2）督促业务员是否在出去访问时依规定参考“资料卡”内容。
（3）要求每一业务员出去访问时，只携带当天访问的经销商资料卡。
（4）要求每一业务员访问回来，应交回“经销商资料卡”，并加以填入相关资料，例如“×月×日，进货××商品××单位”，“×月×日店访，清点库存发觉××商品库存量有××单位”等。
（5）每月或每季终了，主管应分析经销商交易卡，以便作为今后调整业务员销售路线的参考。
（6）主管应参考“经销商资料卡”实绩，作为拟定“年度销售计划”的参考数据。
（7）主管将填写经销商交易卡，视为评核业务员绩效的一个重要项目。
（8）业务主管更应提醒自己是否常与业务员谈论前一天（或数天前）经销商的交易成果。
（9）检阅销售、收款是否平衡，有无逾期未收货款，或票期过长及放账超过信用额度的情形。
