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第6章 了解运作流程

什么是流程?流程就是做事的顺序和做事的方法。

无论我们做什么事情,都会有一个流程。

“要求大专以上文化三年以上管理经验,熟悉公司行政管理流程,有一定的书写组织能力。”

“本人2年广告公司经验。熟悉各种操作流程。”

“本人德语专业毕业,精通口语,有工作经验多年,熟悉公司一切业务流程。”

以上几条既有招聘启事,也有求聘简历,都提到了熟悉流程,可见其重要性。

无论我们干什么事,无论在生活、休闲还是工作中,都有一个“先做什么、接着做什么、最后做什么”的先后顺序,这就是我们生活中的流程,只是我们没有用“流程”这个词汇来表达而已。

有人用包元宵来解释什么是流程管理,颇为形象生动。

“流程管理就是要让工作效率更高的一种工作,拿包元宵来说,流程就是从粉团中取出一小段,揉匀,捏成草帽状,放馅入草帽中,封口并搓成元宵状。流程管理可以做什么呢?从操作方法来说,妈妈的速度是最快的,我们几个孩子则速度各有不同。按理说,年轻人手脚比妈妈快才对,为什么速度还慢呢?妈妈说,我包的时间长,有经验。那经验是什么?她也说不上来。”

你和妈妈比赛过包元宵吗?如果你也采取下面介绍的流程管理的方式,用心一点,你也会比你妈妈包得快:

“其实很简单,我们来观察一下妈妈是怎么包的,然后对比一下自己,看看不同点在哪里?哪一些是可取的,哪一些可能不可取。

仔细观察妈妈包了五个元宵,发现速度快的原因有以下三点:

1 从粉团出取粉的时候,她是一次完成的,我们会判断是否多了还是少了,还增加一点,或者减少一点,浪费了时间;

我们虽然没有经验做到一次取好,但可以将粉团搓成均匀的长条状,然后只要控制长度就可以控制粉团的量。大家试了一下,很容易做到一次取好而且使元宵大小更均匀,比妈妈凭经验的操作方法更精确。

2 我们在揉粉的时候花了很多的时间,妈妈则基本不揉。粉揉得均匀,看起来会光滑一点,但据有经验人介绍,元宵蒸熟后就很难看出差别;而且吃起来没有差别,这个动作也可以去掉;

3 将粉团捏成草帽状时,妈妈是两只手同时作业,而且口捏得比较小。我们是一只手,口捏得大,使得在后面封口的时候增加了难度,还浪费了时间;

这还是初步观察的结果,如果做慢动作分析,或者找村里做的最快的人来对比分析能够找到更有效的方法。大家可以尝试按新的方法操作一下,相信动作肯定会快很多。

这时我看了下我们坐的凳子,太高了,时间一长腰就酸了。我说如果在企业肯定要换一张矮一点的凳子,使腰保持直立状态,不容易酸。妈妈说有道理,她坐矮椅子就不会腰酸。

我又观察了一下取粉团的动作,由于粉团放在妈妈面前,我们是包完一个就站起来,去妈妈面前的粉团掐一小段。我立即和他们说,这个动作是浪费的,无用的。我将大粉团分成四小团放在每个人的面前,大家就不用站起来了。”

这就是一个流程管理,小到包元宵,大到公司运作,都需要流程管理。新人要从一开始就有流程意识。

一个公司要往前发展,必须要脱离流程的自发状态,进入管理和优化的状态。新人要从一开始就有流程意识。

新人如何把握流程?一个简单的办法是抓住流程的终端。

有些新人进入公司后对流程没有概念,公司里没有人提到这两个字,更没有人来教他们熟悉流程或给予熟悉的机会。这个公司像是没有流程,或者根本不把它当回事。

这样的公司依旧有流程,只是没有形成意识。每个公司、每个企业都有流程,但在一些公司里,流程处于自发状态,以潜规则的方式运。这并不意味着这些公司的流程一定有问题,也可能在长期的运作中不自觉地进行了优化,也可能存在着很大的问题。

一个公司要往前发展,必须要脱离流程的自发状态,进入管理和优化的状态。

作为新人往往会对流程感到茫然,这个概念深入下去会很复杂,很多问题已不是一个新人所能思考和涉及的范畴。那么新人如何把握流程?一个简单的办法是抓住流程的终端。

一个公司最主要的流程就是如何运作并产生利润。如果一个公司创利尚可,它的流程就没有问题。如果创利持续下降,说明公司的运作模式已经不适应发展需要,公司流程需要进行调整或再造。你抓住公司的创利能力,更进一步,抓住公司客户的满足感,再返回来看公司的流程,事情就会清晰得多。

无论你是什么身份,都应该抓住这一流程进行思考,这关系到整个公司的前途,也包括你个人的前途。那些流程处于自发状态的公司对新人是不利的,它们往往不重视对新人的培训,新人常常得不到有效的指导,得不到公司积累下来的间接经验的培养,只能在实际工作中碰撞出自己的实际经验,这对个人和公司而言都是一种损失。

新人一定要树立流程意识。即便公司没有强调流程管理,你也应该仔细观察公司的流程。如果你想最终成为一名管理人员,成为公司高层,更应熟悉流程。

了解公司运作流程,是为了清楚自己的工作流程,让自己更好地开始工作。

新人要了解工作流程,在工作中要多学、多问,遇到棘手或者拿不准的问题,万不可不懂装懂,需要多多请教老员工,因为他们更加熟悉公司的环境,多与老员工沟通会避免自己走弯路。

有些新人进入公司后,发现人们都在干自己的事,自己无从参与,而且也没有人来引导他们,每天来公司常常只是干坐着,很着急。这时你不妨观察公司的运作流程,思考自己在其中的位置,找到自己要做的事。公司的产品开发或技术工艺真的就没有问题了吗?公司的营销或管理也没有毛病了吗?问题多半有一些,而且因为大家都很忙,往往被忽略了。你不妨趁这个机会做个有心人,多思考一些,无论对自己还是对公司都会有好处。

当然,这并不是叫你去挑错,看到一个错误就像发现一个宝贝,大声嚷嚷起来。也许你真的发现了问题,但你能解决吗?解决问题才是最重要的,很多问题存在着,不是因为没有发现,而是没有好的办法解决。所以你要继续学习,争取能解决问题。

了解公司运作流程,了解公司的企业文化,也就对自己所要做的事更多了一份理解,才能做到知己知彼,百战不殆。

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