收集的二手资料往往包含很大的信息量，常使调查者感到无从下手。因此有必要遵循一个正规的查找步骤。以下是二手资料收集的步骤：
一、辨别所需的信息
任何资料收集过程的第一步都是辨别能达到调查目的的信息类型。在信息爆炸的时代，案头放着的资料可能很多，但关键的问题是，调查人员能根据调查的特殊需要对案头的资料进行辨别，确定符合特殊要求的资料。辨别资料的标准大致如下：
（1）内容：资料是否符合调查的需要。
（2）水平：资料的专业深度是否符合要求。
（3）重点：资料针对性是否强。
（4）准确：资料是否可信，与第一手资料的接近程度如何。
（5）方便：资料能否既迅速又省钱地获得。
二、寻找信息源
一旦辨别出所需信息，具体的查找工作就可以开始了。开始查找时要假设在某个信息源（如政府资料）里已经存在很多所需的信息。尽管调查者不可能发现所有与调查主题有关的资料，但他应当有效地使用各种检索工具，如索引、指南、摘要等，以减少查找时间，并且扩大信息量，提高信息价值。
三、收集二手资料
在确定了信息源后，调查者要开始收集所需资料。在记录这些资料时，一定要记录下这些资料的详细来源（作者、文献名、刊号或出版时间、页码等），以便在以后要检查资料的正确性时，调查者或其他人也能准确地查到其来源。
四、二手资料的筛选
调查者应将收集起来的零乱资料进行分类整理。必要时可制成图表来分析比较、检验资料的真伪。对同一数据资料存在两个以上的出处时，更要做比较和筛选。资料整理后，调查人员应根据调查的需要，剔除与调查无关的资料及不完整的资料，并分析不完整的资料对调查结果预测、决策的影响程度。
五、二手资料的整理
二手资料调查所涉及的二手资料种类、格式一般较多，对其整理分析是一项核心工作。基本要求是紧密围绕调查目的，依据事先制定的分析计划，选择正确的统计方法和指标。这与其他调查方式获得资料的分析方法基本一致。在此主要介绍一种将定性资料转化为定量资料的技术，即所谓“内容分析方法”。
内容分析方法是对载于报刊杂志中有关定性类二手资料给予定量分析处理的一种方法。其基本操作过程如下：
（1）找出最能代表某类现象的“关键词”。
（2）计算出在二手资料中“关键词”出现的频数、位置以及字体的面积，并给予不同的权重。例如，频数的权重为0.5；位置的权重分别为：第一版0.2，非第一版0.1；字体面积的权重为：标准3号字或更大的为0.3，4号字为0.2，5号字以下为0.1.
（3）加权平均处理。通过加权平均处理就可以比较清楚地看到各类现象的重要性。
六、提出调查报告
调查报告是所有调查工作的过程和调查成果赖以表述的工具。二手资料调查报告类似于其他形式的调查报告，写报告时应注意以下几点：
（1）简单明了。将资料编成统计图表，方便读者了解分析结果并能看出与研究假设的关系。
（2）吸引力要强。用新闻标题的方式书写惹人注意的题目，以提高读者的注意和兴趣。
（3）结论要明确。如果没有明确的结论和建议事项，该调查报告就失去其意义和价值。
