在电话机旁放置好记录本、笔，当他人打来电话时，就可立刻记录主要事项。如不预先备妥纸笔，到时候措手不及、东抓西找，不仅耽误时间，而且会搞得自己狼狈不堪。
1.先整理电话内容，后拨电话。
给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三落四，忘却了主要事项还毫无觉察，等对方挂断了电话才恍然大悟。因此，应事先把想说的事逐条逐项地整理记录下来，然后再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。另外，还要尽可能在3分钟之内结束。
2.准备一个最友好的态度。
有人认为，电波只是传播声音，打电话时完全可以不注意姿势、表情，这种看法是大错特错。“言为心声”，态度的好坏，都会表现在语言之中，打电话表情麻木，其声音也是冷冰冰，因此，打电话也应微笑着讲话，要有喜悦的心情。打电话时要保持良好的心情，即使在电话中，也要抱着“对方正看着我”的心态去应对。在通话中，虽然对方不能看见你，但如果你是在椅子上伸着双腿向后仰或是靠在某物上面与对方说话，对方通过声音也能感受到你的态度。因此，打电话时请不要忘了保持笑容，就好像对方站在你面前一样。不要对着话筒咳嗽、叹气、打哈欠，或是吃东西；也不要与其他人闲聊，不要让对方感到自己无足轻重。
