公文处理培训的内容根据具体对象的不同而有所不同。一般情况下，如下内容应构成培训内容的主体部分，机关公文机构及其职责、公文处理的基本制度、公文处理程序、公文处理基本方法技巧、公文处理工作管理的任务与方式、公文写作方法要点等。
做好公文处理培训工作需要注意以下几点：
1．公文处理培训应当是全员性的，机关中上上下下所有参与公文处理的工作人员，包括各级领导都应接受这项培训。
2．培训的内容应实用、科学、有切实的针对性。原则上应需要用什么就学什么，缺什么就补什么。
3．培训方式应灵活多样。定期或不定期，集中或分散，办班或刊授都能在一定情况下取得显著效果，因此要不拘一格，尽可能灵活多样。
4．培训方法应讲究实效，除讲授有关知识外应注意采取案例分析、模拟、讨论、实地观摩等方式，鼓励受训与创造性地主动学习。
5．培训要有计划性。不能想起来就搞一搞，工作一忙就不闻不问。
6．培训工作应经常化、制度化，应做到不经培训不上岗，不换岗，不培训就不启用新系统，不采用新方法、新技术、新程序。
（七）公文处理制度体系及其建设公文处理工作的组织对制度化建设有着特殊的依赖性，因为这样一项分散进行、上上下下参与的工作活动，最容易出现混乱。而制度化的方法则在建立秩序方面有非常有效的作用。如果能建立起完备有效的公文处理制度，机关所有工作人员人人了解制度，人人照制度办，公文处理工作的质量与效率就有了确实的保障。
公文处理制度体系是一个由多项具体制度构成的相互依存、相互衔接、相互补充完整、相互制约的工作制度有机整体。在这一体系中的主要制度有：
有关公文形成方面的，具体涉及文种及其选择、撰写、填写、审核与签发、缮写、印制、复制，用印等。
有关公文运转处理方面的，具体涉及公文办理各主要工作环节（接收、登记、分办、拟办、批办、传阅、承办、催办、摘要等）的程序手续、责任归属等内容。
有关公文传递方面的，具体涉及归档、清退、销毁范围、方法、程序、手续等内容。
有关公文和公文工作管理方面的，具体涉及人员任用考评、岗位责任、保密、设备操作、安全等问题。
1．所有内容均不得与国家法律、法规、规章及上级机关的有关规定相抵触，不得自相矛盾。
2．文体明确，有可操作性，应避免只作原则性规定，无具体精细的要求，无可被考核衡量的指标。
3．精炼、上口、便于记忆。
4．切合实际、完整配套。避免顾此失彼，不切实际，使制度成为一纸空文。
5．加强考核监督措施，保证制度能得到切实有效的执行。
三、公文处理工作的综合协调
公文处理工作是一项存在于一个机关内部，与各项职能活动、各种机构和部门、各级各类工作人员有关密切关联的活动，这项活动的一头一尾又接续在社会这个巨大的链条之上，与社会和有关方面的社会组织或个人有着紧密联系。公文处理工作要为机关、为社会提供服务，又无时无刻不受它们的各种影响。在这种影响中，既有利于公文处理工作和谐、有序、有效的方面，又有使公文处理工作产生混乱、矛盾甚至冲突的方面。这种影响的存在，使公文处理工作的综合协调成为必要。
综合协调是公文处理工作管理的重要内容，其主要使命就在于；根据公文处理工作目标的需要和要求，为调整和改善发生在公文处理工作内部的、外部的相互关系，及时化解矛盾，消弭对立。
影响公文处理工作协调一致、有序、有效进行的因素主要有两个方面：一类是来自机关外部的外部因素，另一类是来自机关内部的内部因素。
在外部因素中，不合理的管理体制，不良的社会风气，劣质公文的泛滥，与本机关公文往来密切的机关接待室水平低下，工作人员素质不高等因素。
内部因素中本机关内部的管理体制、职能划分、机构设置、工作制度、工作程序、工作人员素质以及公文处理工作管理等方面的问题，都会更直接地给公文处理工作带来矛盾，对公文处理工作起到不利的作用。在进行综合协调时应注意对其进行细微的调研分析，以便有针对性地化解矛盾，解决问题。
（一）公文处理工作综合协调的原则公文处理工作综合协调是各级领导者的职责，也是公文处理工作机构的工作内容之一，在进行综合协调时应遵行如下几条原则：
1．分层协调原则分层协调原则是要求机关在协调各种矛盾关系时，要根据要务及矛盾关系的性质分层进行：涉及重要事务，涉及全局事务的，由机关领导负责；涉及综合性事务以及关涉内部外部多种关系时，由综合办或部门领导负责，内设机构所办理的事务或其与外部的一般性关系，由这些机构的领导负责，公文运转中涉及的一般性矛盾和技术性问题由公文处理工作机构负责人负责。
2．权威性原则权威性原则就是要求以切实有效的手段确立协调工作及协调人的权威。应保证协调人有足够的权力威望处理问题，最好能以明确的制度对此予以规定。必要时有关领导可以明确授予部门领导以特殊的协调权或代其行使协调某些共同代理协调权，这是使协调有效的重要前提条件之一。
3．全局原则全局原则就是要求在协调过程中，坚持以全局利益为重，局部利益服从全局利益。在矛盾冲突尖锐的情况下，更需要全局利益上寻找”共同点”，在这样的基础上达到协调一致。
4．客观公正原则客观公正原则就是要求以客观事实为依据，以法律政策为准则，有原则、有分寸、合理公正地化解矛盾，解决问题，不能无原则地“和稀泥”，不能有意偏袒一方，也不能将自己的主观意愿强加于人。
5．沟通原则沟通原则就是要求在协调过程中，充分重视信息沟通的作用，坚持通过针对性地认真互换情况，交换意见的方式解决矛盾。因为，在日常工作中，相当多的矛盾和问题都是有关各方情况不明，沟通不够或沟通中信息失真。
6．服务性原则服务性原则就是要求协调者务必摆正自己以及综合协调工作的位置，真正用为领导、为部门、为公民服务的思想和认真负责，谦虚谨慎的态度进行协调。管理是服务，协调更是服务。
（二）公文处理工作综合协调的主要方式选择适当的协调方式对于提高协调工作的实际效果是很关键的，应根据协调对象的特点、协调内容的繁简程度以及协调内容时间要求等采用适宜的协调方式。
1．会}义协调即通过召开各种形式的座谈会、协商会、碰头会对文件处理过程中的矛盾和问题进行面对面的交换意见，统一思想。实践证明这种方式是一种非常适用于公文处理工作协调的，会议可由领导主持，也可由办公室主任或者公文处理机构负责召集，以摆事实讲道理的方式使各有关方面面对面地交换意见，经协调人做工作后，使各方面意见逐渐统一起来，达成一致的协商决定。协商决定要以会议纪要形式记录下来，以便形成有效的根据，避免反复。会议协调可长可短，可一次也可多次，以形成有效的协调结论的原则。应尽量避免开盲目的和无效果的协调会。
2．个别磋商这是一种由协调人分别找协调对象了解情况，协调意见，要相互通气、各自充分发表看法的基础上形成协调方案的方式；一般与会议协调配合使用，在面对面坐下来比较困难的情况下，其使用频率比较高。
（三）公文处理工作综合协调的内容与方法公文处理工作综合协调的内容是协调解决或理顺围绕公文的处理而发生的各种矛盾和关系。
1．收发公文时，双方易因其中一方拒收一部分公文产生矛盾。在这种情况下，首先应坚持原则，使确实与制度不合的公文撤回，使发方纠正和弥补公文的错漏后再发出；同时，应使双方相互体谅和帮助，在充分解释原因后达成谅解；在拒收确实会给工作带来更严重危害时，说服对方以全局为重并使对方采取补正、补救措施。
2．分办工作中易出现的矛盾，主要是机关内部分工不明或公文内容特殊时，内部机构不要或拒办一部分公文，解决此类矛盾的根本性办法是完善组织体制，化解问题的办法应以“例”做解释性的说服工作，必要时要借助层次更高的领导者的权威解决问题。
3．批办公文时容易形成的矛盾，主要是集体批办时领导者之间不能达成一致意见。解决问题的方法主要是请主要领导者出面协商。但同时公文机构也需注意：要严格控制集体批办的范围，避免不必要的重复过程，已有合法，明确而有效批办意见的公文不再送其他人重复批办；经常反复办理并已有明确统一批办意见的公文不必每次都送批；严格批办工作分层负责制，使领导者只批自己该批的公文；对上头主送领导者个人的来文，不能将错就错，必须根据分工只送真正的负责人。
4．对公文做阅读与办件的分流，并以明确警醒的标记使每次领导明确具体公文是需要自己批，还是仅仅一阅；充分发挥批办绘图仪的作用，使批办意见能在拟办意见的基础上更加明确而具体，以避免领导者只因弄不清其他人批办意见的确切意思而提出完全不同的看法。
5．在审核修改公文过程中，审核人与拟稿人之间，修改人与拟搞人之间，不同审核人之间都有可能就某些问题有不同意见甚至对立的认识。解决这些矛盾的办法，一是完善公文质量标准，以便于统一意见；二是注意使这些人员之间保持联系，便于及时询问和答疑；三是注意重要文稿进行集体审核修改，尊重个人意见，将有争议的问题提交领导者审定四是不轻易指定拟稿人以外的其他人员承担主要修改任务；五是在联合行文时，如有关各方对文稿有重大分歧，应由申办方请上级机关出面组织集中面商，必要时，请各方领导者一同参加。
6．签发中易出现的矛盾主要是领导者的签发意见不一致。协调解决的办法，一是坚持分层签发制度，尽量减少集体签发，除特殊情况外不重复签发；二是尽量减少核签，已明确授权下属代签的不必核签，除重要公文外，机关领导不核签以部门名义发出的公文；三是注意以面对面形式集体签发，意见尽可能一致后再签注，必要时，坚持主办方先签，同时注意签发人必须具备足够权威，会签前认真组织好会稿，对方签发人对文稿有异议时，应由层次对等的工作人员出面协调以达成一致；五是注意履行正常程序手续，坚持审核后再签发。
7．缮印过程中在文印人员与承办人员之间，文印工作上下工序间的关系方面易出现矛盾。解决这些矛盾的方法，主要靠建立健全各项标准、制度和程序的形式予以避免，或“自动”协商解决。这里特别应完善有关检验收制度标准，以明确工作程序手续，明确具体责任，避免就质量的确认、责任的确认发生纠纷。
附录五：
公文撰拟的方法技巧
撰拟公文文稿是一项特殊的创造性活动，需要遵行特定的规则，也需要掌握具有一定特点的方法技巧。
一、常用公文文种适用范围文种是公文中的一个不可缺少的组成部分，它可以概括表明公文的性质和用途，同时也决定着公文的内容、结构、语言运用。因此，在撰拟公文文稿之前，必须正确地选定文种。由于目前我国各种类型机关常用文种的数量较多，因此，实际工作中容易在性质、用途上近相似的若干文种的选用上出现错用、误用，从而影响公文效用的成立与发挥，为此，有必要认真辨析这些文种间的区别。
（一）“条例”、“规定”、“办法”的区别
条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不称‘条例…（见2001年11月16日国务院发布的《行政法规制定程序条例》）；一般属于自主的规范性公文，即自身即可创造新的法律规范。
“规定”的特点是使用范围广泛，对制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是自主的规范性公文，也可以是补充的规范性公文，也可以县执行的规范性公文。但从实际使用情况看，规定更适合作为自主的补充的规范性公文。
（二）“决定”与“命令”的区别
“决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面， “命令”非常严格，“决定”则可较普通地使用，在适用方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志，要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要领，指明界定有关事物的标准等。
（三）“指示”与“命令”的区别
“指示”与“命令”的不同主要在：“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“执行”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置个体事务；在表达方面，“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务，具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。
（四）“指示”与“决定”的区别
与“决定”相比，“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定；其作用的范围也是特定的，不如“决定”那样更具普遍性，有效期限也比“决定”相对短一些；“指示”的内容比“决定”精细具体，更强调可操作性、可执行性；“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的，“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下，允许根据实际情况灵活处理具体问题，甚至变通执行某些具体要求。
（五）“通知”与“命令”、“决定”、“指示”的区别
与“命令”、“决定”、“指示”相比，“通知”的用途更加广泛，但权威性明显要弱一些，自身一般不创造新的规则，只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的批示精神并予以具体化，告知应知或应办的事项，使一部分公文完成升格（批转）、生效（发布）扩展有效范围（转发）的程序。
（六）“批复”与“指示”（或指示性通知）的区别
“批复”实际上是一种被动的“指示”，在基本性质上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于：“批复”内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也比较单一；“批复”只用于回复请求的机关，一般不像“指示”那样具备普发性。
（七）“通报”与“通知”的区别
