会议是人类社会的一种普遍现象，会议在人类活动中具有重要作用。
从产生时间看，由于人是社会的动物，所以，自从有了人类，就应当有了会议这种活动形式，只是会议的具体形式会随着各种条件的变化而会有所不同。并且，从发展趋势看，只要有人类活动，就需要会议这种活动形式来为人类服务，所以，会议是与人类社会相始终的范畴。另外，会议也是人类社会特有的一种活动形式，在动物界，就不存在会议这种活动形式。
从形式来看，会议的形式是多样的。从规模来看，有小型会议，也有大型会议。从开会的内容来看，有政治方面的，有经济方面的，也有文化或军事方面的。另外，随着科学技术的不断发展，会议的形式也在发展，如当今有电视电话会议，有网络会议等。
从功能来看，会议所体现的功能是多方面的。
首先，会议具有一种神圣功能。会议将人类活动分为会内和会外，这种划分让人产生一种隔离感。而隔离感又衍生权威感和神秘感，从而使人产生一种神圣和敬畏心理。会议的权威感来自于会议增大了权威的力量。会议使一个人的决策变成了团体的决策，也使个人威力变成了团体威力，从而增大了会议的权威性和惩罚力。会议的神秘感来自于信息不对称。会议的分割性导致了一种信息不对称性，而信息不对称性又增大了不确定性，而不确定性的增加也就增大了神秘性。
其次，会议具有一种凝聚功能。一是会议为会内人群的凝聚提供了一个有利的场所；二是会议也为会外的人群提供了一个凝聚的方向和地点。产生这种凝聚功能的根本原因来自于会议本身所体现的权威性和神圣性。因为现实的人天性都是软弱的，奔向权威和依附权威是一种人类的本能。
再次，会议具有一种替代功能。由于会议本身可产生一种神圣性和权威性，所以，会议也为人的精神世界提供了一个可供选择的支撑点。当现实世界缺少其他精神支撑点时，会议就可在某种程度上起到替代作用。在这种情况下，会议场所就类似于“教堂”，会议的决议就类似于“经文”。一方面，频繁的会议为权力所有者提供了一个寄托个人价值的场所；另一方面，会议也为精神空虚的世界提供了一种填充剂。在这种情况下，尽管有些会议已经没有了什么实质内容，但这时会议本身已成了人们生活的内容之一。这时，一方面，人们会抱怨会议缺少内容，会议成了一种形式主义；但另一方面，人们又离不开会议，这时形式本身也成了一种必需的内容。
第四，会议具有一种交流功能。会议也是人们精神和思想的聚散场所。这种精神和思想的聚散有利于知识和信息的扩散和传播。另外，精神和思想的聚散也为创造性的产生提供了前提条件。而创造性是群体发展的关键，也是社会发展的根本动力。所以，会议这种人类活动形式也是人类发展所必需的一种活动形式。例如，在当今社会，对于企业家来说，会议就是一个高质量的沟通平台，企业家们在这里对行业、产业的最新动态和最新发展趋势进行交流碰撞，并在脑力激荡中共寻商机。
第五，会议具有经济功能。一是会议的有关决策对经济有推动作用；二是会议本身也需要消费，这对相关产业也会产生一种拉动作用。当今社会，会议经济已经越来越成为人们关注的一个话题。在学术界，会议经济已是一个重要的产业经济概念。会议经济也成为现代服务业的核心产业之一，也是一个新兴的朝阳产业。在西方发达国家，每年几千亿美金的会议消费使会议经济成为众多城市和国家关注的焦点产业，会议经济被形容成“一只会下金蛋的肥鹅”。一个国际性会议的举办将极大地提升地区或城市的知名度，促进当地与外界的技术贸易、科学界的交流与合作。同时，也会促进当地旅游业、酒店业、交通业等相关产业的发展。目前，随着全球经济一体化进程的展开，会议产业也朝着市场化、专业化方向发展。如一些专门的会议策划、会议服务公司也应运而生。会议服务公司的主要业务是承接各大企业的工作年会、学术交流会、经销商会、产品推广会、业务洽谈会、培训会、销售奖励等各种会议，为企业和有关单位提供全程的会议策划和服务。具体内容包括会议策划、会议接待、会议酒店预订、会议用餐安排、会议期间的会场布置、会议设备租赁、会议礼仪服务、会议秘书服务、会后活动安排、会后考察（旅游）、票务预订等等。简而言之，一切与会议相关的事务均可交给会议服务公司操作。
从作用来看，会议对人类社会发展的作用是两方面的：一方面，会议这种形式对人类社会的发展具有重要作用；但另一方面，会议太多也不好，会导致形式成内容，导致发展的一种异化。因为会议的目的就是为了发展，但这时会议却成了发展的一种阻碍因素。
从改进的角度来看，改进会议的目的就是要提高会议效率，减少会议成本。为此：一是要大力促进社会的秩序建设。一个有序运转的社会，会议的次数就会大大减少，从而也就有利于降低会议的成本。反之，如果社会运转无序，就会导致会议增加，也就增加了社会总的会议成本。二是要不断改进会议程序，提倡简明扼要的会议风格。三是要加强精神文明建设，运用多种娱乐形式丰富人们的精神世界，从内心深处减少人们对会议的需求。四是政府要在提高会议效率方面发挥主导作用。政府是多数会议的主导者，提高会议效率，减少会议成本，关键是政府。五是对会议也要规范管理，要将会议建设纳入法制化轨道。六是要提倡多种会议形式。要充分利用现代科技手段，如多举行电视电话会议等。如何选择会议形式，这里把握的基本原则应当是在达到同一目的的前提下，选择一种最节约成本的会议形式，而不是相反。
