9.案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，并要编上顺序号及注明存放案卷的年号与卷号。
10.每年检查一次档案材料的数量、保管等情况，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
11.对于已失去作用的档案要及时销毁，或用碎纸机进行处理销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后方可销毁。
12.做好保管工作，档案室的房门窗要坚固，落实防盗、防火、防水。防潮、防尘、防鼠等措施。
13.销毁档案材料时，必须指派专人监销。
档案借阅管理制度
1.在酒店借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅登记簿登记，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方能借阅。
2.案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。
3.借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
4.借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。否则，按违反《保密法》追究当事人责任。
5.借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
6.外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
7.外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。
办公室布置规定
1.酒店各部门办公室布置以大办公室集中办公为原则。
2.经理室设置于大办公室的一端，与所属单位以玻璃间隔。
3.各部门所属座位应采用同一方向，后排为各室主任，中排为各组组长，前排为一般员工。
4.接洽外客频繁的员工，应将其座位排在前台边。
5.办公桌以单独排列为原则，如因场地或实际情况需要，可以两桌并排。
6.酒店接洽客人的地点应安排在经理室客厅。
7.因工作性质需独立设置的小型办公室，其室内布置按照大办公室布置的原则办理。
8.办公室内办公桌椅、保密箱、书厨颜色暂定为灰色，墙壁、天花板颜色暂定为白色，柜台、窗框及木质隔间暂定为乳黄色。
9.各部门钉挂衔牌方式规定如下：
（1）大办公室及独立设置的小型办公室衔牌钉挂在入口处的适当位置；
（2）大办公室内的单位衔牌钉挂在各部门经理座位上方的适当位置；
（3）衔牌颜色为绿底白字，其规格定为宽度为高度的二倍。
10.如场地允许，办公室内可划出一角为更衣室。
11.箱厨顶上及柜台上不得堆置文件。
12.酒店及各部门办公室布置图及座位图由总事务室于本要点公布后30天内派人实地绘制呈报。
13.本规定经总经理核定后公布实施。
办公物品管理制度
1.行政管理部负责酒店办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放，电脑及附属设备的购置与管理，由信息管理部设专人负责。
2.酒店个部门将所需办公用品提前半月报至行政管理部，行政管理部根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置。
3.特需办公用品、低质易耗品和通信设备，须经部门经理批准，由行政管理部负责购置，然后记入备品保管账目。
4.被迫发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理。
5.备品仓库设专人负责。备品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记上账。未办入库手续的，财务一律不予报销。
6.备品保管实行“三清、两齐、三一致”，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。
7.做好出库管理。在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。
8.各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政管理部定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。
9.行政管理部负责收回酒店调离人员的办公用品和物品。
10.行政管理部建立酒店固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。
办公用品发放规定
1.本酒店为规范办公用品的发放工作，特制订本规定。
2.酒店各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。
3.各部门应指定转人管理办公用品。
4.各部门应于每月28日前将下月所需办公用品计划报办公室。办公室于每月6日前一次性发放各部门所需办公用品。
5.采购人员须根据计划采购，保证供应。
6.办公用品入库和发放应及时记账，做到账物相符。
7.任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其他物资。库房要做到类别清楚、码放整齐。
8.应加强酒店库房管理和消防工作，防止失盗、失火。
办公消耗品管理制度
1.本酒店为了加强对办公消耗品的管理，特制订本规定。
2.办公消耗品是指文具、纸张、账本及其他印刷物品。
3.办公消耗品一年的消耗限额为×万元，各部门及有关人员必须节约使用，避免浪费。
4.办公消耗品的购买与管理，由综合办公室负责，下设保管员处理领用事务。
5.综合办公室必须把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量，以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量满足日常事务运营对消耗品的基本需求。
6.对于特殊场合所用的特殊办公用品，使用部门必须先提出书面申请，综合办公室据此进行必要的调查后决定是否准予采购，如果一次采购价格总额超过×万元时，须经该部门主管同意，必要时请示总经理。
7.在订制各种账票时，如果需要改动原格式或者重新设计新格式，使用部门的主管必须起草正式文件或方案，若有相关部门，则需要一式多份，然后将这些材料送至综合办公室，并附上委托订制或订购申请单。之后，综合办公室在其责权范围内，审核新格式、订购数量是否合适，以及新格式的适用性与时效性等等。通过审核后，还必须就是否由本酒店自行复制或复印，还是委托外部进行印刷等问题，与申请部门作进一步协商。
8.向综合办公室领取办公消耗品时，必须填写申请书，写明申请时间，使用场所（部门名称）以及物品名称与数量。同时，申请者以及其部门主管必须加盖印章或签字。另外，特殊办公消耗品的申请，必须填写用途。
9.局部使用或特殊用途的账簿传票的订购与领用，统一由综合办公室调控与管理。使用部门或申请者必须按特殊的程序提出申请。
10.综合办公室必须在填写办公消耗品购进登记簿的基础上，对照各申请采购传票，在每月末进行统计，向总经理作出报告。
财产管理办法
1.本酒店的财产管理依照此办法执行。
2.本酒店财产主要为：
（1）办公事务用品：桌椅、公文箱、电话机、打字机、复印机、计算机、交通车等；
（2）办公楼、综合楼等建筑物；
（3）机器设备：电器设备、维修设备、输送设备等；
（4）原料及成品等。
3.酒店各部门根据需要提出请购单或请购计划，报上级核准后，交由物资采购部办理采购。
