正如今人所熟悉的公章使用现象，古代官印在国家行政机制运转中的作用，主要体现在文书印盖上。秦汉时代，公文书于竹木简册，但不能在上面盖印。用印的办法是用熟牛皮条将一件公文的简册按顺序编串起来，装进特制的布囊，其开口在中间，颇似现代的公文包，用两根绳子捆紧，再拿一团胶状紫泥放在绳子打结处使之粘结，当泥巴将干未干的时候，用官印在上面揿压，便能刻出一个清晰的官印——这就是晚清以来时有出土的“封泥”。封泥的意义，一方面同如今用火漆密封文件、随后盖上印章的保密措施相似，一方面又表示公文主发与签署者的身份。官印的发明，使得中国自秦汉起就有一套成文的公文主发和签署制度。如汉朝规定，各级官府行移公文应由机关首长主发。如长官不在，可由“近次”者代行长官职权主发文书，但代行者只能用自己的官印发文，表明责任。如前所述，凡文书封泥上有二百石以上印鉴的，便是具有法律效力的“通官文书”，假使是二百石以下的“半通”印鉴，其效力相应减半。近现代出土的汉简中，经常可看到属掾、令史即吏员代替长官主发文书的现象，这种情况与一官一印的制度正相吻合。
东汉已有纸张发明，但因技术未臻精良的缘故，还未被采用做公文材料。《三国志·吴书》记，刘备去世后，吴蜀重建同盟，凡孙权主发的报答蜀汉的外交文书在封缄以后，都先让人送给驻守荆州的大都督陆逊过目，只要他认为不妥当，“便令改以封行之”，为此而“并刻［孙］权印，以置其所”。可见直到这时，官印的用法还是“封之以泥，抑之以印”。大约从魏晋之际开始，纸张成为公文载体。东晋以后，一般公文用白纸，重要公文用加工处理过后可防虫蛀的黄纸。这在公文制度上是个划时代的转折，同时也引发了官印制作和使用方法的重大变革：在此之前，官印的印文多为阴文，钤于紫泥上后呈阳文，宜于辨识。迄纸入公文后，印章直接用朱红印泥盖在纸上，印文也就相应地转变为多用阳文了。这个变化，可以从出土文物中南北朝以后的玺印样式看出来。北魏明帝时，尚书左丞卢同审阅吏部呈送的军功授勋名单，经过与中兵局的奏案对照，发现有假冒嫌疑者达三百多人，遂上书皇帝，建议今后制作这种名册时，由吏部和中兵局两个单位派人会同办理，“若名级相应，即于黄素（就是黄纸）楷书大字，具件阶级数，令本曹尚书以朱印印之”。这条资料，也许是佐证官印使用方法转变，即用朱红印泥钤盖于纸的最早的记载之一。卢同还提出名册宜“明造两通，一关吏部，一留兵局，与奏案对掌，进则防揩洗之伪，退则无改易之理”（《北史·卢同传》）。由“揩洗”等语可以看出，彼时的印泥调制技术也有待改进。《隋书·礼仪志》中又提到，北齐时由国家财政部门掌管的户口册，都有“印籍缝”，就是在两纸连接的地方盖印，以防抽换和散落。这大概又是关于“骑缝章”的最早记载之一吧。
印章使用方法的改变，还带来了印文书体和钤印格式的新问题。《旧唐书·段秀实传》记，唐德宗时，泾原兵变，皇帝逃往奉天，正想篡位的凤翔节度使朱泚趁机占据长安，又遣其将韩旻领马步三千疾趋奉天“伪迎銮驾”，实欲杀害。司农卿段秀实获知其阴谋后，情急中“乃倒用司农印印符以追兵”，就是伪造一份要韩旻立即返回长安的命令，又因为没有朱泚的节度使印，便用他所管机关司农寺的官印颠倒钤盖在伪令上，“军人亦莫辨其印文，惶遽而回”。从保护皇帝安全的角度讲，这是一份大功，但也暴露出直到中唐时期，官印上的文字恐怕还是篆籀古体一类，不易辨识，钤印格式亦无严格规范。据《文献通考》记，北宋英宗时，曾命知制诏邵泌和殿中丞苏唐卿“详定天下印文”，这两位老古董“皆通篆籀”，搞出来的印文不称旨意，“寻复废罢”，大概再改一次后，方便大家辨认了。与此同时，官印的钤盖格式也开始讲究起来。《宋史·王旦传》说，王旦为中书省任相，主发一道文书给枢密院，“印违诏格”，枢密使寇准马上向皇帝举报，结果王旦受批评，办事员（堂吏）“皆被罚”。不到一个月，枢密院有公文发送中书省，“亦违诏格，堂吏欣然呈王旦”，以为报复寇准的机会来了。可是王宰相肚里能撑船，吩咐“送还枢密院而已，寇准大惭”。
钤印格式最趋细密的要数明清时代。如清代《各行事件》规定州县衙署盖印方法：凡上行文件都要在正面上方盖“天印”；凡下行文书都要在年月日上盖“正印”，并以“斜印”骑缝；凡检验尸体的“尸格”，每一页都须在文书下方盖“地印”，填注致命伤痕处的要用“连印”；凡收纳地丁钱粮的凭单串票（近似现在的三联单、四联单），骑缝用“斜印”，盖印时还要将串票倒放，谓“倒用印”等等。这些讲究，准备考进士考举人时没有专修过，资深的吏胥反而要比机关领导还精通。不过局外人要想伪造公事，就不容易蒙混过关了，应该说有其可以借鉴的长处。懂一点古代用印知识，于收购官文书之类的“古董”时也有好处。
印信保官是重中之重。胡连长（百户）只因把关防寄放在别人家里，被明太祖发配到边陲充军。
官印的谨慎设置和保管，历来是典章制度的重中之重。如宋代《职制律》关于机关申请置印的规定：“诸官司应铸印记，先具以某字为文，保明申所隶，再行审验，关申尚书礼部。”如因旧损需换新印者，“给讫限，当日以旧印申纳尚书礼部棰毁”，也有先锉去印面一个角，俟时集中销毁的。总之，作废公章仍完好保留在世间这种事情，绝对不允许发生。官印的保管方式，在秦汉魏晋一官一印的时代，各自随身佩带，朝夕不离。唐代起，印为机关公章，保管在府。《因话录》称：“尚书省二十四司印，悉纳值厅，每郎官交值时，吏人悬之于臂以相授。”可见守夜值班护印之严。清制，在京各机关印信封储在署，如有窃失，当月专司监守的值宿官员革职，机关首长革职留任。如能自行拿获者，亦以失窃时间长短分别降等处分。地方各级机关印信存储在署，或出差官员印信存储行寓，如有窃失，有印官革职。若能自行拿获，亦以失窃时间长短分别降等处分。
朱元璋《大诰武臣》中，有一篇《寄留印信》，原文不长，照录如下：
镇南卫百户胡凤，将他掌的印信，寄在小旗方细普家，三日不取。印信是个关防，军职衙门的更是紧要，必须十分掌得仔细，如何可将寄放在别人家里。百户的印信，干碍一百户的军马，倘或人将去印几纸文书出来呵，好生不便当。这等人，利害也不知，他如何做得那管军的官人？所以将他发去金齿充军了。
可见，即使没有酿成严重后果，违犯规定的印信保管行为，也要治罪。
官印的使用程序及责任人员，也有严格规定。以唐代中书门下即政事堂的“堂印”为例，凡需要用印的公文，必须经主管长官判署、签押，并经誊写、校对后，再由“堂头”（相当于政事堂的办公厅主任）审核，审核无误后，方可盖印。有一篇唐代的墓传文字，传主叫邵才志，前文提到唐德宗逃往奉天的故事，他就是跟着“蒙难”的堂头，铭文称他“执持堂印，随驾奉天，重围之内，苦历艰危，克服之时，功勋崇奖，遂迁五品”，估计原先的官阶至少是从六品。再看清代《钦定工部则例》中关于工部衙门使用堂印的规定：“每一月专派满、汉司官四员，按日挨次轮流监用堂印。每日笔帖式请领堂印钥匙，到时即开。用［钤］寻常稿件后再用［钤］题本，用毕将堂印钥匙暨印单仍交承值笔帖式呈送。”清代的司官起码也是六品。由唐及清的监印级别，都表明了对“公章”使用的慎重。
用印为什么要有专人监督，原因之一就是防止作弊，特别是以吏胥即具体经办人员为防范对象。如唐代前期，吏、兵两部分掌文武官员铨选事务，大概不时有丑闻上达天听，故唐玄宗有诏责备两部首长说：“……不能自亲，并委猾吏，恣成奸滥，为蠹尤深”，要求今后概定专员亲自作业，尤其是“印记不得委其胥吏”（《册府元龟·铨选部》），因知此前的教训多与胥吏盖印缺乏监督有关。不过“任你官清如水，怎敌吏滑如油”，他们对付监印制度的办法是暗中配就印匣钥匙，需要用印作弊时，自己偷钤。《南部新书》说，裴度任宰相时，某日，忽然发现政事堂大印不在印匣里，一时大家惊惶。裴度“即命张筵举乐，人不晓其故”，大家酣饮到半夜，左右忽报印信又回来了，于是极欢而罢。事后，裴度解释说：“此出于胥徒盗印书券耳。缓之则存，急之则投诸水火，不复更得之矣。”这件轶闻，一直被当做宰相有临事不挠的雅量来传颂，其实折射出当官的无奈。因为印信窃失，首先追究值班官员责任，连带机关首长也受处分，所以只好装聋作哑，不予追查，坐等偷印者用过后再物归原处。
这种“淘糨糊”的办法，似乎也是历代相传的。《挥麈录》说，北宋时，“宰相入省，必先以秤称印匣而后开”。如称出来印匣是空的，索性不开，免得报失印信，大家连累。据说蔡京任相时，就碰到这么一回，“一日秤匣颇轻，疑之，摇撼无声”，于是蔡相说“不须启封，今日不用印”。第二天再称，分量正常，遂开匣用印。蔡京的解释同裴度差不多：“此必省吏有私用者，偶仓猝不及入。倘失措急索，则不可得。”这种为逃避处分有案不报的因循敷衍，后果必然是姑息养奸。又因为历代制度关于官印失窃的规定，都是首先追究领导和专员责任，所以也有吏胥借偷印来挟制报复领导的。《渊鉴类函》上有一段故事，也发生在北宋：某部失印，皇帝欲从严惩治郎官何洵直。宰相吕公着说：“洵直失印诚有罪，然重谴之，则［以］后猾吏皆得以制主司矣。”结果何洵直仅受薄惩。看来吕相同裴相、蔡相一样，都是经过三昧真火修炼的。
《万历野获编》卷十三记，明宣宗初，胡濙任礼部尚书，久任三十余年，其间“失去本部印者凡三度”，皇帝看在他过去深受明成祖宠信，又是三朝老臣，前两次都放他一马。到最后一次失印时，终于下狱，“而印偶获，则部吏所盗也，上始宥之”。此也见得一旦发现公章丢失，不能大张旗鼓地追查，否则就不会跑出来了。
