指谈判事项的程序安排即谈判议程。它是对有关谈判的主题和工作计划的预先编制。在谈判的准备阶段中，己方应率先拟定谈判议程，并争取对方的同意。关于谈判议程由谁制定，并无定法。在谈判实践中，一般以东道主为先，经协商后确定，或双方共同商议。也有单方面主动提出的，这就需要对方同意，方能成立。谈判者在谈判的准备阶段中，应根据情况，争取到主动，率先提出谈判议程，并努力得到对方的认同。谈判前，己方率先提出谈判议程的作用在于：谈判起来轻车熟路，在谈判心理上占有优势，便于己方提前安排工作，如计划出席人员，做好后勤服务等。因此，谈判的议程拟定及由谁率先拟定是很重要的，作为优秀谈判者，在拟定谈判议程时应注意以下几个问题：
1、谈判的议程安排要依据己方的具体情况，在程序上能扬己所长，避己所短。扬己所长，就是在谈判的程序安排上，保证己方的优势能得到充分的发挥。例如，在购销合同谈判的议程中，可以先安排对己方的优质产品进行鉴别，让事实来加强己方的议价能力。这就在程序上给己方提供了先声夺人，扬己所长的机会。避己所短，就是在谈判的程序安排上，避弃对己方不利的因素。如当己方对某种信息尚未获取或某种话题尚不宜触及以及某种情势尚无定局时，可以安排在最后或必要的时间洽谈，以避免使己方失去主动权。此外，还应回避那些可能使对方下不了台，因而导致谈判破裂的话题。这些在拟定谈判议程时，都应引起足够的重视。
2、议程的安排与布局，要为自己出其不意地运用谈判手段创造有利条件。谈判是一项技术性很强的工作，为了使谈判在不损害他人利益的基础上，达成对己方更为有利的协议，可以随时卓有成效地运用谈判技巧，但又不为他人发现，这才是高手。在谈判议程的拟定时，能否为手段的运用创造有利的条件，而又不弄巧成拙，这是一门很精深的学问。
3、谈判议程的内容要能够体现己方谈判的总体方案，统筹兼顾；要能够引导或控制谈判的速度和方向以及己方让步的限度和步骤等。一个好的谈判议程，应该能够驾驭谈判，把握住谈判的主动权。但是应当强调的是，无论谈判的议程编制得多么好，都无法保证你在谈判的每一步上都不会失利。因此，谈判者决不应放弃在实际谈判中步步为营的努力。尽管有时己方可能在局部失利，不过如果己方能够争取编制出一个好的谈判议程，就会牢牢地把握主动权。
谈判的物质准备。
物质条件方面的安排是谈判准备工作的一项重要内容。它通常包括谈判环境的布置和谈判人员的吃住安排。从表面上看物质条件方面的安排与谈判内容，及至谈判结果没有什么内在联系。然而，许多有经验的谈判专家都一致认为，谈判的物质条件的准备是影响谈判氛围的一个重要因素，它直接显示着作为东道主一方的诚意。如果准备工作敷衍了事，一塌糊涂，应邀来谈判的一方会认为东道主没有诚意。在谈判开始之前，谈判双方就存在隔阂，这势必影响谈判的氛围和谈判的结果。
选择谈判时间与地点。
1、选择谈判时间。
时间是影响谈判的重要因素，谈判进程、效率，己方利益等无不与时间相联系。根据“生物钟理论”的分析，人的生理过程在不同的时间和阶段中有不同的反映。当代生物节律理论认为，人的体力、智力和情绪每间隔一段时间(23天、28天、33天)为一个波动周期。理论上把它划分为临界期、高潮期、衰落期。人在这个不同的周期内会有不同的反应。研究表明：同一个人在不同的时间里办同一事情会有不同的结果。如在一天之中，清晨，人们经过一夜的休息之后，精力旺盛，工作、学习干劲十足；临近中午，人们的精力衰退，开始考虑午餐和休息。这时，不仅注意力难以集中，且意志减弱。午休后，身体补充了热量，体力得到恢复。到三四点钟后，人的精力重新进入高峰。但这时已接近下班和晚餐时间了。因此，国外一些专家依据生物钟原理，主张推迟晚餐时间。在我国，许多从事管理和业务工作的人也常常利用下班后的时间来处理一些问题，有时效率更高。
然而，任何规律都是相对的、狭窄的和不完全的。在实际生活中，不同的人的经历、习惯、爱好等不同，有些人的生活规律可能与这种“生物钟”的规律有异。为此，谈判者因根据生物钟理论，结合自己的习惯、特点和工作性质，扬长避短、选择谈判的时间，制定谈判议程。通常，选择谈判时间应考虑如下几点：
(1)要避开己方不利发挥能力的生理衰落期，充分利用自己精力最旺盛的时间，解决谈判中的难点。
(2)从谈判的竞争技巧方面考虑，可利用对方体力、智力或情绪处于低潮时，发现对方的不足之处，削弱对方议价能力。有些谈判高手惯用的疲劳战术，就是通过破坏对方的生物钟节律的手段，来达到逼迫对方让步的目的。
(3)节假日最好不要用来进行正式会谈。尤其是那些急于谈判的一方不要因为己方心急，就扰人休假。在节假日里，人们的精力松懈，这时登门谈判，往往谈判效果不好而且招人反感。
(4)要避免每月、每周、每日之末与人谈判，因为月、周、日之末事故的发案率最高，在这一阶段会不由自主地考虑与朋友聚会、亲人团聚、业务活动等，因而导致注意力分散、情绪浮躁。如谈判者在此时解决难题，其成功率不会很高。
谈判的时间选择还隐藏另一层含义，即谈判高手还常常把选择谈判时间或限定谈判时间作为达到某种谈判目的的手段。举个例子来说，保险公司的承办人王先生在接待一个保险索赔人时，一口答应了对方提出的索赔要求，并告知对方自己这个周末要去度假，让他马上把全部索赔资料找来，保险公司会立即查明结账赔偿的。索赔人因担心王先生去度假，就按对方的要求，仓促地把全部索赔资料送到保险公司。但王先生接过资料却说，还要向上司请示一下。等他请示上司回来，竟改口说：上司只同意赔偿其中的一半，并提出了从对方提供的资料中找出的理由。索赔人后悔莫及，他为了赶送这批资料，忙了整整一夜，不免露出了不少破绽，让对方抓住了把柄。其实，王先生根本无意度假，只是利用了选择时间的策略，借助一个虚假的时间限制，强迫对方在来不及准备的情况下仓促迎战，从而赢得了这场谈判的成功。
2、谈判环境的选择。
无疑，谈判是在一定的环境中进行的。谈判史上，许多谈判者为了选择一个好的谈判环境而费尽心思。
朝鲜停战的会谈地选在三八线上的板门店，谈判桌的中心刚好在三八线上，以一个标记来表明这条线。在数百次的会谈中，一方代表从不进入对方的地盘。双方都不使用放在桌子中间的烟灰缸。
1807年，拿破仑与沙皇亚历山大一世会晤时，为了确保双方坐在一起而各自不失面子，这位法国皇帝就安排了一条精心制造的驳船抛锚在普鲁士的涅曼河正中，这里是他们两个帝国的边界。驳船上造起了两间一样的房间，各自的门朝河的一岸。据约定，双方君主要在相同时间到达自己一方的河岸，并在同时被渡上驳船。
什么是最佳的谈判环境？这是一个比较复杂的问题，因为影响的因素很多，有物质上的，有精神上的；有谈判者故意布置的，有谈判者无心造成的。一般要考虑以下三点：
(1)地点选择。
在谈判地点选择上，双方几乎都希望在自己的领域内进行，这样可以占地利的优势。如果在自己的领域内谈判，你能有规律的起居、饮食和睡眠，同时，你有更多的力量资源，如上司或助手都在你身边。你可以随时请教或请求帮助。而去一个陌生的地方谈判，途中的奔波会耗费你的时间和精力。但是谈判既然是双方进行的，就不可能都在自己家，若主张在自己家里你跟谁谈呢？所以一些谈判往往总是在第三方的中立地点进行。
阿拉伯和以色列两国的和平谈判总不是在自己的国家中进行，而是在第三国进行。许多人在分析《三国演义》中各派得失成败时说：“曹操占‘天时’；孙权占‘地利’；刘备占‘人和’。”这里的“天时、地利、人和”实际都是决定谈判成败的客观因素，这就需要谈判者慎重权衡。我们所说的谈判准备，实际上就是指这三方面，即时间、地点、人员。
地点一经选定，就要布置安排谈判中所需的各种设备，如电话复印设备，办公传真设备及纸张文具等。
(2)环境布置。
要选择好一个谈判房间，其应具备的起码条件是：宽敞、灯光适宜、通风、隔音，以及温度宜人。另外，还可在房间的墙壁上布置一些让人精神放松的装饰物。如果谈判对手有特殊爱好或忌讳，在房间的布置上要特别注意针对其爱好和回避其忌讳，以期创造一个轻松、宜人的环境。
(3)枯燥恶劣的生活环境有时是一个理想的环境。
通常，良好的环境使人留连忘返，而恶劣的环境使人力求解脱，这种力求解脱的愿望可能转化为达成协议的努力。
(4)选择好谈判桌。
通常，圆形谈判桌比方形桌要好些。因为方形桌方方正正，谈判人员对面坐定后，往往过于正规、严肃，有时甚至还会使人产生对立的情绪，这显然不利于创造一个良好的谈判氛围。而圆形桌效果就大不相同了，谈判人员双方团团坐定，围成一个圆圈，可以给谈判双方造成一个双方共同一致的印象和平等的氛围；而且，谈判双方交谈方便，有利于形成一个和谐一致的谈判氛围。
如果双方谈判人员不多，可以不设谈判桌，大家随便坐在一起，轻松交谈，效果也许会更好，但是，在比较正式的谈判中，谈判桌是必需的，特别是在谈判双方发生争议时，双方谈判人员各自坐在一起，不仅从心理上产生一种安全感，而且还便于查阅一些不便让对方知道的材料。
3、布置谈判空间。
谈判空间布置得如何，往往体现东道主的诚意，影响谈判的氛围，进而影响谈判的前途。
(1)良好的谈判空间应具备的条件。
对于一个良好的谈判空间，选择什么样的房间并不重要，关键在于：具备起码的灯光、取暖、通风、隔音等条件；会场应有一定的装饰、摆设、色调、座次等，要使双方具有良好的视觉效果；具有良好的通讯工具，如电话、传真等，能随时使用；交通方便，能保证双方谈判人员行动安全、迅速和舒适；周围环境要幽静，使人心情舒畅；备有必要的香烟、饮料、水果等；有些场合还要考虑摄像的需要。
(2)谈判座位的安排。
第一，要考虑桌形。一般有圆桌和长方桌两种。选用圆桌，较适于多人局谈判，双人局亦可。双方或多方的谈判人员围桌而坐，给人双方共同一致的印象和平等的氛围，而且彼此交谈方便。选用方桌更适于双人局的谈判。双方人员面对面坐，给人以正视、严肃之感。总之，选择什么样的桌形，要充分考虑谈判中有效传递信息和语言行为表达的需要。
第二，要考虑座次的安排。总之，要突出主谈人，助谈及辅助人员的安排要次等考虑。
第三，要考虑座位方向。谈判者选择坐席时可考虑选择正向、顺势、避免强光刺激，便于行动，利于发言和助手交谈的坐席。一些谈判者为便于自己处于主动，往往在座位上故意设定对方为劣等座位，在此情况下，如对方不可就范，要有勇气向对方提出，或暂时中止谈判。因此，在安排座位时，安排一方应考虑对方的平等地位。
选择谈判方式。
根据谈判的性质与类型，要选择谈判的方式，这也是准备工作的内容，一般在实践中常用的谈判方式有顺序谈判方式和平行谈判方式两种：
1、顺序谈判方式。
把要谈判的问题整理成一个系列，按问题系列的内在逻辑要求，依顺序进行谈判即所谓的顺序谈判方式。其特点是每次只谈一个问题，直到这个问题完全解决之后，才对下一个问题进行讨论。
2、平行谈判方式。
将准备洽谈的主题全面铺开，规定每轮谈判要讨论的具体问题及其数量即平行谈判方式。谈判中要按规定的先后顺序逐轮地进行。平行谈判的基本特点是在规定的时间内必须讨论完规定的问题，即使原来规定的问题没有按时解决，也要暂时搁置，另谋时间解决，保证按原定的时间要求进入对下一主题的讨论。
由于谈判所涉及的问题繁广复杂，难于确定一种固定的谈判方式。在具体谈判中，既可单独使用某一种，也可二者综合使用，这须依具体情况而定。
谈判人员的食宿安排。
有人认为，谈判人员的主要目的是谈判，食宿好坏都无所谓。殊不知，食宿条件的好坏将直接影响谈判人员的精力、情绪和工作效率。一个不能让谈判人员很好休息的住宿条件，势必影响谈判人员的体力恢复，影响谈判人员的精力，从而造成谈判人员的紧张，甚至对立情绪，如此一来，谈判效果难道还会很好吗。
对谈判人员的吃住安排，也没有什么统一的规则，但是，在安排中应充分注意到谈判人员的文化、风俗和特殊习惯，尤其是一些有特殊禁忌的谈判人员的，更要引起注意，尽量提供使他们满意的吃住条件。
