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第45章 实战篇 最会说话的人应知道的实战秘诀(20)

上司“嗯”了一声,我看着他忙碌的样子,忙说:“里面有一条是规定人事管理方面的规章,这是老总让加进去的,关系到我们部门的相关的制度,您一定要重视!”“是吗?”上司赶紧挂断了手中的电话,翻开材料看了起来。我又提醒一遍:“里面一共35条规章,46条招聘制度,您好好看看,有意见随时通知我!”上司忙点头说“好”,我才放心地离开办公室。

这套方法是源于我刚上班半年时,上司交代我一个工作,我同样将报表做完后交给他,他自己却不知道放在哪里了,怎么都找不到,硬说我没有给他报表,害的我重新做了一遍。为了杜绝这样的事情再次发生,我每次都要找人多时送材料过去,这样有同事可以为我作证,同时我多叮嘱他几遍,他也能加深印象。

面对这样的上司,对付的方法是:当他在讲述某个事件或表明某种观点时,下属可装作不懂,有意多问他几遍,也可提出自己不同的看法,以故意引起讨论来加深上司的印象。在最后,还可对上司的陈述进行概括,用简短的语言重复给上司听,让他也牢牢记住。

专家认为,对于健忘型的上司,首先不要责怪他,一是你没有责怪的权利,二是他们的确很忙。那么,就需要你在其他方面多做些努力!帮上司做个备忘簿等都是不错的选择。

2.与模糊型上司共事。

小孙,29岁,技术员:那天我将客户的要求汇报给上司:“客户要求我们上门维修,我去过他家了,其实是设备不行,不是我们的责任。但客户自己不明白这些,他非让我们赔偿,我说回来与您商量一下。”

上司听了点点头,笑了笑,没有说话;

可我必须在今天下午得到答复,好去回复我的客户,上司总这么模糊地作答,我根本就不明白他的意思。于是我继续说道:“是免费上门维修,还是收费?客户要求我们今天就要修好。”上司看着我问到:“能修好吗?”我笑着说:“能!目前是费用问题,修还要收费吗?”上司无所谓地说道:“那你就去修吧!”

这个答案并非我想要的,第一,上门维修所需要的材料,若我不汇报,客户自己不愿意承担的话,就意味着我得掏钱来买;第二,关于上门维修的时间,客户要求今天就完成,而我手中还有工作要做,若我今天必须上门维修,意味着我晚上又要加班。

想了想后,只好将所有的问题个个击破了,于是我问:“我现在想知道,这个维修是否在我们的制度规定之内?”

上司说:“在。”

我继续问:“若在,属于哪个范畴?费用自理,还是免费?”

上司说:“免费。”

我再接着问:“若免费为他们维修,所需要的器材应该不是我出吧?”

上司说:“费用暂时你出,回来以后凭发票报。”

我笑了笑,最后问:“今天若我赶过去维修的话,就应该是下班时间了呀?”

上司说:“那就算加班吧!”

我笑了,把我所做的记录记在本子上了。然后拿给上司看:“您看,我怕忘记了您的交代,都记在本子上了,您核对一下,看看有没有缺少什么?”

然后我把本子上的记录又一一说了一遍,上司点头说“是”,我就去工作了。

对于糊涂的上司,他们有时会交代一些模糊的任务,一旦你去做了,有的上司便会责怪,说他的要求不是这样,你弄错了。对经常是这样的上司,在接受任务时,必须要详细询问其具体要求,尤其是在完成时间、人员落实、质量标准以及资金数量等方面尽可能明确些,并记录在案,让上司核准后再去动手。

专家认为,面对糊涂的上司,去请示某项工作时,上司“哼哼哈哈”一通之后,没有明朗的态度,有的只是说“知道了”,有的则是说“你看着办”时,可用循序渐进的方式得到上司的肯定作答。

3.与马虎型上司共事。

圆圆,26岁,秘书:我的上司非常马虎,但人挺好。每个人都有自己的缺点,而作为一名秘书,要做的就是想办法协助上司,因为针对上司这个马虎的毛病,我总结出一套足以说通马虎上司的方法。

比如那天上司带着我开会,一到现场,老总就给我们每人一份文件。我知道上司不喜欢仔细地研读,因此我就仔细看我的那一份。老总说给大家一个小时的时间讨论。这时有另一个部门的经理问上司:“你怎么看这个文件呀?”上司一时语塞了,他也说不清楚。此时我总不能说上司没有仔细看文件吧,于是我笑着说:“我们领导考虑问题通常用的时间比较长,因为他想得比较周全,让我们再考虑一下,然后互相传达,如何?”对方笑笑,上司也对我笑笑。

但上司压根改不了马虎与心不在焉的毛病,他开始进出厕所,我只好跟着他,在路上把我看到的告诉给他,并把我的想法叮嘱给他。会议上,他的发言同样获得了老总的表扬,他非常高兴!

回公司之后,很多同事对于今天的开会很有兴趣,想知道最后老总的指示。面对员工的询问,上司又语塞了!我只有笑着对大家说:“让上司进办公室想想,我们讨论好方案再告诉大家,怎么样?”

于是我又将所有的细节问题向上司交代清楚之后,通知大家开了个小会。如今,我做秘书已经三年了,已成了上司不可缺少的左右手。有时还很感谢上司的马虎,因为我好像除了细心外,也没有什么其他优点。

专家认为,秘书非常机灵,他不说上司没认真听,也不对问题做具体解释,而是说这些问题还待考虑。秘书这样做,尽管有点假的成分,但从人际关系的角度而言,是完全可行的。

专家最后提醒:面对健忘型的上司,千万不可将材料随便给他,也不要找人转送。在向上司报送材料的时候最好延长与上司接触的时间,对材料进行详细解释。如有旁人,要让他们也知道有这样一个材料,以扩大影响,增加旁证。若是重要材料,也可要求上司签字。

对于糊涂的上司,为了避免日后不必要的麻烦,做下属的可反复强调原由,并想方设法诱导其给出一个明确的指示。必要的时候,可用提供语言前提的方法,如:“您的意思……”让上司续接,或用猜测性判断让上司回答,如:您的意思是不是×××?当上司有了一个比较明确的判断后,马上重复几遍加以强化,也可进一步延伸,“假如是这样,那就会如何……”。

还有的上司对下级的申请、报告以及汇报等材料没有仔细看完就定下结论,签字批示。对此,下级要根据具体情况分别对待,如对自己很有利,但超过了应有的范围,不要秘而不宣,可含笑指出其不当;如果对自己不利或非常不利,可做出必要的解释,切勿急躁,以免个别马虎的上司因恼羞成怒而固执己见。

若你是文秘人员,接到上级的文件或书面通知等,要你的上司参加会议或活动等,那么把通知直接给他看,并将有关时间、地点以及所带物品等要素用其他的笔划出来,或者将它写于上司的台历上。如果是电话通知,可将具体内容转写成书面通知,直接送交上司,如人不在,可放在办公桌上,但事后见面时应重复一下。

职场规则助你一臂之力

对于初涉职场的人而言,我们常说他们是“职场新鲜人”,就是说他们如同水果一样新鲜。但作为“职场新鲜人”的你应明白,“新鲜”的水果是有保质期的!懂得职场规则才能助自己一臂之力!

从生活了十几年的校园走上工作岗位,毕业生们除了兴奋外,剩下的大多是不安了。据调查,有10%的毕业生在走上工作岗位的一个月内感到很不适应。

在新的单位,许多人面对的是一个完全新鲜的环境,其实,可利用试用期的时间来了解公司的情况,同时考验一下自己是不是适合这个公司,是否具有相关的能力等。

首先,要学会谦逊。若因为业务不熟悉或者对公司缺乏了解而犯错,除了主动承认外,还应向部门领导或是“老同志”多请教。万万不要犯了错误后还千方百计地给自己找借口。

其次,要勤快一些。若复印机没有纸了,悄悄地加上;饮水机没水了,主动给送水公司打个电话等等。不起眼的小事也能给人留下好印象。

最后,保证锋芒不“露”。想着给单位留下好印象是对的,但要注意过犹不及。

以下是做学生与做职员的区别。

1.学生可以轻易逃课;上班族不能“跷”班。

2.学生期待放假好好办个活动;上班族期待放假能够睡个懒觉。

3.学生可随时做想做的运动;上班族要运动需配合天时、地利以及人和。

4.学生成绩跟自己念书的时间成正比;上班族的业绩与工作的时数没有完全的正比关系。

5.学生可利用课余时间打打零工赚些生活费;上班族只有利用下班后的时间洗个澡,调好闹钟,然后睡觉。

6.学生上课要付钱;上班族工作可以领钱。

7.学生遇到不懂的可问教授;上班族,老板遇到不懂的会问你。

8.得到教授赞赏的学生,同学们往往较为支持;得到老板赞赏的上班族,同事们却是排斥。

除了弄清楚学生和职员之间的差距外,还应注意以下规则:

1.让上司感觉到你开朗的性格。若你很开朗,有你的世界就会拥有快乐,上司愿意拉近与你的距离。

过于压抑的环境往往会给人带来心理上的不适,若你能促进这种环境的转变,那么你就会有一种号召力。孤僻的人不仅会遭非议,而且会被孤立。融入环境的最有效方法便是主动出击,热情待人。

因此,一定要记住任何时候都不要绷紧你的脸,你应该先学会对每个人微笑,包括你的上司。

2.灵活应对事情。不要以为吃喝玩乐就不是工作之内的事情,就可不必太在乎了。如果你刚领了奖金,不妨来个观音请罗汉,“这个奖也有大家的功劳嘛,今天我请客”这话谁都愿意听。千万别忘了要平等待人,自大或自卑都是与上司间相处的大忌。如果上司要请客一般应能去则去,不能去则要说明情况。

3.含蓄地进行职场竞争。面对晋升和加薪,应抛开杂念,不耍手段、不玩技巧,但绝不放弃和上司之间的公平竞争机会。但即使你心里有这个想法,也不要把这种地位与利益的竞争表现得过于赤裸,那样会招来上司的反感,影响你的形象,也会给你的竞争带来不利。真正明智的竞争应是厚积薄发,暗里用劲,那样才不会和上司在面子上搞得太僵。

4.作风正派。作风正派包括勤奋、廉洁的工作作风以及正派的生活作风。只有勤奋工作并尽量将工作做出色的人,才不至于被上司看作累赘,上司才乐于和你交往。

5.注意上司行为传达的信息。在和上司交往中,有的话上司不好直接跟你说,其中有很大部分可能就是对于你的一些看法,与那些难以用语言表达的评价。

这些讯息,常常又是你自己难以觉察到的,但对于你的人际关系与职场生存却有着预警的作用。发现并从这些讯息中看出你的处境,你才能在和上司的交往中应对自如。

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