政府机关、企事业单位，经常会开展相互之间或对外的交流活动，这些活动是双方展示各自形象的窗口，对于接待方来说，如何接待来访人员，更是检验自身素质和能力以及礼仪的重要途径。来客身份和级别不尽相同，依据对方的情况制定相应的计划，设定相应的规格，尽最大努力热情接待，是接待方不可推卸的责任。
知己知彼，准备工作莫懈怠
明确来客身份和接待规格。接待来客前，接待方应尽可能地了解来客的情况，如性别、年龄、职务、知名度、民族、国籍，甚至健康状况、爱好、特长。还必须要明确对方的来访目的，明确对方是否有来访记录，是否有人陪同，以便应对。如果对方是上级领导派来的普通工作人员，目的在于了解本单位情况、传达指示，接待方应该由身份高于来客的本单位领导出面，以示对上级单位的尊重，这称之为“高格接待”；如果对方是平级单位的工作人员，目的在于交流切磋，接待方可以由与来客身份相等的人员出面，这称之为“对等接待”；如果对方是上级领导，目的是视察和监督工作，接待方必须由身份低于来客的工作人员出面陪同，这叫“低格接待”。
某文化单位举行一次大型研讨会，到会的有美术界的画家、杂志主编、画廊老板，文学界的作家、报纸、杂志、图书公司的主编，还有比较知名的网络评论家、自由撰稿人等等。因为来宾身份不一、行业有别，很难按资排序。因此主办方决定按照他们报名参加研讨会的先后次序来排序，并分别征求了来宾的意见，得到了大家的认可。这次涉及面很广、影响力很大的研讨会在良好的气氛中井然有序地进行着，取得了丰硕的成果，并以“包容性、民主性”的特点受到了参与者和媒体的一致好评。
如果对方是来自不同单位的工作人员，接待方要为他们进行排序。排序方式分为按职务排序、按对方国家或姓名的首个字母排序、按对方到达时间的早晚排序、按对方联系本单位的次序先后排序等几种方法，如果按照上述方法均不能顺利方便的排序，可以取消特意的排序，随机安排对方来客在来宾名单上的次序。无论以什么方式排序，都要在对方到来之前，在合适的时机以适当的方式告诉他们。
明确到达时间和地点。如果来客是远道而来，明确对方的到达时间和地点便于为其安排食宿，务必要提前与对方协商好。对方是乘火车、汽车来，还是乘专用轿车前来？对方是乘船，还是乘飞机？到达时间是早上、中午，还是晚上？如果是外国来宾，是否需要考虑时差？这些都要事先了解。一般来说，到达时间和地点由来客确定，接待方不应特意干涉。但对于不熟悉当地地理交通状况的来客，为其提供建议和提醒是必要的。
妥当安排，周到礼节一个都不能少
为了保证接待工作的圆满和顺利，接待单位在确定来宾的具体情况后，应制定出完整详细的接待计划，为来宾做出妥当的安排。接送来宾需要哪些交通工具，来宾需要在本地待几天，每天的活动如何安排，每项活动的次序如何，这些都要细心考虑。接待来宾，总的原则是主随客便。具体而言，接待计划涉及到接待场地、接待规模和接待费用等几方面。接待内容不外乎迎送、会见、谈判、采访、宴请、参观游览等。具体接待方式和内容可以以相关规定为依据，也可以按照本单位历来的接待惯例进行，或者以相应规格的常规接待方式为标准。比如为重要领导人或外宾安排欢迎仪式，为外地来宾安排参观游览，为少数民族人士或宗教界人士安排符合他们习惯的食宿和具体活动。有合理的创新更好，但无论如何，都应该应该与来宾协商。涉及需要来宾付费或与接待方分摊费用的事项，更要提前与来宾协商。总之，接待方应该让接待过程紧凑、完整、合乎礼仪。
确定接待人员。如果来宾比较重要，除主要接待人员外，通常还要安排其他接待人员陪同或专门负责某些事务。这些接待人员应该首选认真负责、年轻、貌端、经验丰富、交际能力强，以及熟悉来宾语言或风俗习惯的人。确定好所有接待人员后，应尽快做好分工，各司其职，各负其责，尽力使整个接待活动按计划进行，必要的话，对相关的接待人员进行培训，务必要保证所有接待人员坚守岗位、忠于职守。即便是面对临时性、短暂来访的普通来宾，接待者也要达到上述要求，并做到热情、大方、口齿清楚、礼貌周到。
确定接待场地。对于外地重要来宾，适宜选择宽阔的广场举行迎接仪式，对于一般外地来宾，在单位门口、会客室等地进行礼节性的迎接即可，对于本地来访者，安排会客室即可。
热情为来宾提供便利。在不妨碍来宾安全和自由的前提下，接待方应该尽心尽力地为他们提供方便。比如将来宾的住处安排在交通便利、环境幽雅的地方；准备合来宾口味的餐饮，为来宾创造整洁、高效的工作环境；为来宾提供完备、必要的相关资料。所有接待人员都要本着主动热情的原则为来宾着想，及时为来宾服务。
路先生第三次出差到安经理的公司商谈业务事宜。安经理事先叫秘书出面安排好路先生的住处。秘书小齐是上个月才到的公司，她不知道路先生是第几次来，也不知道前任秘书是如何安排的。她征求了安经理的意见，安经理说：“他是老客户，安排的好一点儿。”小齐按照自己所认为的“好”的标准把路先生安排到一家三星级酒店的标准间。路先生心下有些不满意，因为以往他都是被安排在豪华套房里。他以为安经理不愿意再同自己合作，于是洽谈的时候，提高了要求，双方意见不一致，最终没有达成意向。
如果来宾不是第一次访问，要保证接待规格不低于上次，但也不能无故提高规格。
对于来宾所携带的物品或材料，来宾自备的交通工具，接待人员要妥善保管和看护，对于来宾的随从人员，要适当照顾，对于来宾提出的要求，凡是合理的，都尽量满足。
