1.开会是正经事，不需要唐僧和祥林嫂
很多人都熟悉周星驰的经典电影《大话西游》，其中罗家英扮演的唐僧给人很深刻的印象。这里的唐僧言之无物，啰嗦至极，不仅让孙悟空受不了而对他拳脚相加，甚至挟持他的小妖们也受不了他的啰嗦而自尽。艺术作品中的人物形象固然夸张，但实际上在会议中还真有这么一批人，和《大话西游》中的唐僧差不多。
唐僧类型的发言者经常占去大量时间，他们说话往往不着边际，绕来绕去，想到哪儿说到哪儿。
好不容易进入正题了，大家刚开始认真听，他却又扯到别的上面去了。说了好一阵儿，可能是发现自己跑题了，于是又回到正题上来，就在不断跑题之间，发言者关于正题重复了很多次，少数清醒的与会者可能还大致明确讲话的重点，而多数的人早就被绕晕了。
实际上，相当一部分类似唐僧的发言者并不是真正啰嗦，他们往往有其他的隐忧，这些隐忧让他们顾左右而言他。首先，他们可能认为自己的想法不能被其他人接受，于是选择了一种折中的方式，先谈论一下其他的事情，然后慢慢把自己的想法倒出来；第二，他们担心自己的发言得不到重视，于是选择延长自己的发言时间来得到其他人的关注和重视；第三，类似唐僧的发言者言之无物，只有论点没有论据，为了充实自己单薄的发言，找了一些毫不相关的事情拼凑起来，借以“证明”自己的观点是正确的。
对于这样的发言者，要想纠正并不难。发言者要明确提议和发言的意义，以增强自信心。会议是一个交换看法的过程，也是一个能接纳各方面建议的过程，不管别人是否认可，自己首先要敢于表达自己的思想。实际上，即使自己的想法不能被采纳，将它提出来，对其他人来说也有抛砖引玉的作用。因此，任何与会议相关的观点对会议都是有益的。
会议的作用是解决问题，不存在重视谁不重视谁的问题，所有意见只要是有益于公司的都会被采纳；相反，如果一个建议无关痛痒，即便是公司地位很高的领导提出，也不会被接受。所以发言者大可不必因为自己的级别低而放弃发言，很有可能自己一个不经意的建议正好被公司采纳，而提出观点者也会因此被领导赏识而得到提拔。对于一个正常运作的公司来讲，提问者大可不必有这样的担心。
如果没有足够的论据或者不善言辞，发言者需要在会议之前做好充分的准备，如果有可能，可以写“逐字稿”，脱稿之后读流畅了再参加会议。如果是会议上临时提出的观点，用别的方式来表达自己的想法，与其生搬硬套一些不相关的内容，不如用着重的语气来重点强调自己的观点。发言时开门见山，有逻辑、有条理，即使没有丰富的论据，也会给与会者留下深刻的印象。
相比啰嗦的唐僧，总是抱怨自己不幸的“祥林嫂”型发言者，则彻底是会议的搅局者。鲁迅笔下的祥林嫂逢人便说自己的不幸，同时抱怨上天的不公。刚开始十里八村的人还对她有一些同情，后来禁不住她一直说，连最慈悲的老太太都无动于衷了。
“祥林嫂”型发言者参加会议并不是为了解决公司的问题，而是为了解决自己的问题。他们不关注会议上讨论的议题、公司的进展等，只关注自己的事情有没有得到解决。他们把会议看成一个召集全体员工的机会，要借此机会吸引大家的注意，领导禁不起折腾，自己的想法也就得到了满足。
实际上，这种想法往往不能得逞。不管自己的要求是否合理，这都明显是一种假公济私的行为。如果在会议上讨论自己的问题，大多数时间都浪费在了个人身上，公司的议题和大家的时间就被耽搁了。这种行为不仅不会得到同事们的同情，而且会让百忙之中的领导感到很反感，如果老板在场，后果不堪设想。
“祥林嫂”型发言者另外一个诉求是想逃避自己的责任。在会议上发言者常常要对以前的工作进行总结，既然是总结就必然少不了评价每个人之前的工作业绩。“祥林嫂”型发言者会找各种理由来陈述自己业绩为什么不好，不仅别的部门不配合，自己的任务也比其他同事重得多，各种各样的理由一股脑儿地抛出来，最后来个结论，自己工作不好都是别人的问题。
不管是哪种诉求，这种“祥林嫂”型的发言者都无法得到别人的支持。与其总在别人身上找原因，不如沉下心来把自己的工作做好。如果自己做得充足，却得不到公司的支持而导致问题的产生，再到会议上提出，陈述理由时不要躲躲闪闪，要针针见血，直击要害，相信一定能得到同事的赞同和领导的重视。
2.掌握八大黄金法则，提升会议效率
作为企业管理沟通的主要方式，从管理人员到普通员工，他们把很多时间都花在会议上。虽然会议的效率间接反映企业管理的效果，也得到很多公司的重视，但似乎这种重视并不能改变企业多数会议无效的现状。根据统计，70%的会议都是无效会议，而会议中70%的时间都是无效时间。也就是说，开会有超过一半的时间被浪费了。
失败的会议往往是例行公事，领导在台上夸夸其谈，会议成了个人展示的舞台；员工不是无精打采，就是互相抱怨，这样的会议效率必然低下。要想提升会议的效率，下面八大黄金法则不可不知。
法则一，会议前应该做好充分的准备。
不论是大会还是小会，为会议所做的准备体现了全公司上下对会议的重视程度，好的公司不仅在大会前会做好充足的准备，即使是临时召开的会议，也会尽力做好准备。那么会议的准备有哪些呢？
第一，确定参会人员，并传达到个人。会议的时间成本很高，如果员工参加了会议，肯定会影响本职工作的进行，所以一定要确定参会的人员，根据会议的内容和级别，会议组织者必须确定谁必须到场，谁不用来，不能出现模糊的情况。确定好与会人员之后，一定要通过各部门自上至下通报。目前很多公司都有管理系统，对个人的通知往往通过邮件下达，或者通过群发短信、微信的方式。如果是采用这样的方式，应该保证参会者在收到通知后能反馈给会议组织者，有特殊情况应当说明，并且需要得到上级领导的许可。
第二，确定会议议程和备忘录，并且提前发放。一份好的会议议程和备忘录应该包括会议的议题、会议中的每一个环节、会议中讨论的内容和应该产生的决议，会议中每一个环节占用的时间也应该确定，保证不会因为某一个事件而拖延，保证会议的效率。会议议程和备忘录要在会前发放给与会人员，让他们提前阅读，做好准备。如果某些与会者的发言和演讲已经做好了准备，也应该把演讲稿全文和PPT演示文档体现在会议备忘录上，便于其他人在缺席会议时查阅。
第三，会议用品不可缺。会议中要使用的投影仪、白板、录音设备和扩音设备都要提前准备好，同时对各种硬件设备进行调试，保证在会议上不会出现设备故障的问题而影响会议进展。
法则二，会议应该有明确的议题、议程和时间，并且严格执行。
每个会议都有目标，会议讨论什么，讨论到什么程度，达到什么目标，所有的与会者都应该明确。不仅要提前通过会议备忘录告知参会人员会议事项，而且会议主持人要时刻关注会议进程。在会议刚开始，就应该把会议的议题写在白板的醒目位置；如果是PPT，在每一页的位置尽量出现会议的议题，时刻提醒大家我们正在讨论的问题是什么。如果出现了跑题的情况，主持人要全力把跑题的人拉回到会议的主题上。在每个人发言之前，会议主持人也要提醒发言者不要说模棱两可的话，尽量紧贴会议议题。
控制会议时间也是必须做到的。为了控制整个会议的时长，不浪费每个人的宝贵时间，会议的议程一定要明确，最好规定好每个步骤和环节的时间，以及每个人发言的时长。如果实在无法确定，可以在规定时长基础上加减一分钟。在会议前通知与会者准备发言的时候，也要强调每个人的发言是有时间限制的。另外，在会议现场可以准备计时器，在倒数一分钟的时候要有铃声提醒，这样就不会浪费时间了。
法则三，会议角色要确定，不能出现越权的情况。
公司有职位的高低和权力的大小，在会议中也是如此。根据会议中的责任不同，会议中的与会者分成三种角色：会议主持人、记录员和普通参与者。可将会议主持人常常就是会议上拥有最大权力者，也是会议中的核心，所有的流程都要由主持人推进，会议上所有的权力也都由他掌握。有的公司开会的时候，高层领导并不是会议主持人，这时就要求高层领导约束自己在会议上的行为。高层固然在公司的权力最大，但在会议上却应该完全尊重主持人的意见，不能干扰甚至干涉主持人的会议工作。如果实在有问题，可以在会中休息或者会下进行交流，绝不能用自己的职位压制会议主持人。
对于主持人来说，会议任务是非常繁重的。不仅要串联整个会议，熟练掌握各种手段明示或者暗示发言者，更重要的是掌控会议议程，掌握整个会场气氛和维持会场纪律。会议开始的时候，主持人要表明自己中立的立场，不偏袒任何一方，以此来获取参会者的信任。在辩论过程中，主持人也要注意自己的措辞，保证中立的状态。
会议记录员是会议中一个不可或缺的角色，即使使用录音笔等设备，也要有专人负责提炼和总结会议记录。一个好的会议记录员能抓住发言者的关键意思，即使不能明确发言者的意思，也可根据经验确认。除此以外，会议记录员要熟练使用各种速记符号和不同颜色的笔，遇到语速比较快的发言者，也能通过不同符号和颜色进行记录。在会议中，会议记录员也要随时保持中立，不能发表自己的意见，更不能把自己的意见记录下来。
法则四，会议应该选取合适的时间。
开会是一个耗费精力的事情，而且可能会干扰到公司正常的运作，所以选择合适的时间，以保证会议的效率非常重要。通常状况下，会议不应该选择周末或者假期前后召开。如果选择假期之前，大多数员工的精力都放在了周末放假上，很难集中注意力关注会议的内容；如果选择放假结束后的第一天，员工们还没有从假期的懒散中恢复状态，会议也不会有良好的效果。在具体的时间选择上，应该选择刚上班的时间而不是午休之前召开会议。如果放在午休之前，我们可以想象，饥肠辘辘的员工根本不会有好的状态。
法则五，会议应该有总结、跟踪和反馈。
会议的目的是解决问题，而解决问题的第一步是确定问题。参加会议之前，会议的组织者要明确企业现在遇到的问题，并且让与会者有所准备。开会的时候，组织者要根据会议的主题让与会者探讨企业问题的根源，并且做出合理的总结而得到所有与会者的认可。如果获得了多种解决方案，会议要组织与会者对方案进行总结优化，变成可以执行的方案。
得到总结不执行就是纸上谈兵。所以会议后的跟踪和反馈也是至关重要的。会议组织者应该明确责任，谁应该执行什么决议，怎么执行，都要有跟踪。不能出现讨论结束后，问题就结束的状态，要知道，会议开完了只能代表问题的解决过程刚刚开始，后面的执行和反馈才是真正需要重视的。
法则六，会议不宜太过频繁。
会议是为了解决问题而召开。企业经营的过程中会遇到很多问题，遇到大的问题才需要召集员工开会。如果问题比较小，会议组织者就不要随意开会，以免浪费大家的时间，可以把问题积累到一定程度，最后再开一次会解决。
会议本来是让人印象深刻。如果会议开得过于频繁，员工就不会对会议产生重视，更不可能按照会议的议程来做。正如喊“狼来了”的小男孩，没来狼的时候男孩喊着玩，大家都很重视，纷纷过来帮忙解救羊群，发现被骗了，等到狼真正来的时候，就没有人来解救了。如果要员工真正重视起会议，会议组织者一定要吸取喊“狼来了”的小男孩的教训。
法则七，会议不能太过花哨、内容过多
会议以解决问题、节省成本为主要目的，所以一切会议形式都要为会议目的服务。有些公司喜欢花哨的会议形式，在会议上又唱又跳，又吃又喝又发纪念品。这些与会议无关的活动作为员工激励或者鼓舞人心可以使用，但绝不是一个正常的开会方式。“花哨”的会议看上去有新意，实际却耽误正事，会使员工很迷惑，不知道今天葫芦里卖的什么药，会议的目的是什么，便不会对会议重视，更不可能产生好的效果。
有的公司为了节约时间，把所有的问题都放在一起讨论。本来员工很清楚的问题也在各种问题的集中攻击下变得混乱无比，这种没有重点的讨论跟没讨论是一样的。
法则八，会议的效果要评估。
一次成功的会议不仅在于良好的准备、会议时的讨论和最后决议的达成，会议的效果也要及时评估。要知道，任何一次成功的会议也会有需要改正的地方，而一次失败的会议中也有需要保持和发扬的部分，会议效果的评估可以帮助会议组织者找到会议的优缺点和存在的问题，对今后会议效率的提高和效果的增强是很有帮助的。
