第3单元 会间工作
情景案例
宏利公司某新产品推介会刚刚开始，李秘书却在会议大厅外急得团团转，他已拨了好几次电话，公司赵副总的手机总是处在关机状态，前几天他出差在外，今天乘飞机赶回公司参加推介会，按理说现在应该到了。赵副总的发言在会议程序中被安排在第二位，现在离他发言的时间不到十几分钟，但他还未赶到会场，这时李秘书的手机响了，是赵副总的电话，他说刚下飞机，飞机晚点了，现在正赶往会场，估计要半个小时……
负责会议签到和资料发放的小张向李秘书反映，参加推介会的单位和来宾人数大大超过预计，有些来宾还没有领到推介会的宣传折页和相关资料，事先准备的宣传折页和相关资料已经发完……
李秘书发现，安排会议记录的小胡或许是经验不足，在记录时有些手忙脚乱，明显不能跟上会议发言者的速度，记录的格式和内容也不符合规范和要求……
推介会现场人声嘈杂，手机声此起彼伏，坐在后排的来宾反映听不清主席台上的发言……
项目任务
如果你是李秘书，应如何处理公司新产品推介会进行当中出现的问题？
任务分析
只有经过充分准备的会议，才会是开得有序而有效的会议。案例中会议的情况，显然是问题重重、危机四伏，弄不好，此次会议的效果就会大打折扣，会议的目标也不能完全实现。
就案例中陈述的情况，会议开始以后，至少出现了四个问题：（1）公司赵副总因飞机晚点而影响会议议程；（2）会前准备的宣传折页和相关资料因来宾超过预计而不够用；（3）会议记录员未能做好会议记录；（4）会场秩序较乱，影响发言与倾听。
会中工作不仅仅是一些程序性的工作，它是会前准备工作的延伸，是对会前准备工作的检验。准备工作做得好，会中出现的麻烦就少，准备不足，麻烦就大。当然，也有一些问题是在会议召开中发生的，与会前准备关系不大。但无论哪种情况，秘书都应当有魄力、有能力及时去解决。尤其重要的是，要与各方面协调好，不能专断行事，议程该调整的要临时调整，材料该补办的要补办，人员该调换的要调换。总之，要保证会议的顺利进行。
相关知识
会议期间的工作，指的是会议从开始到结束期间秘书人员应做的工作，包括会议的接站、报到及签到工作，会场的组织与服务、会议信息的记录与编发、会议形成文件的起草等工作。
1.会议的接站、报到及签到
（1）接站工作。接站是跨地区、全国性和国际性会议重要的接待工作，也是会议开始的第一个环节。秘书首先应统计好与会者的名单和人数，掌握好每位与会者抵达的时间和方式，并准备好接站标志、手提式扩音器、其他器材和车辆等。迎接重要宾客，要事先确定迎接的规格，并派相应身份的人员前去。如有必要，应布置好安全保卫工作，并与新闻单位联系，准备采访和做新闻报道。
（2）报到工作。报到是指与会者在到达会议所在地时所进行的登记注册手续。秘书人员应做的工作包以下几方面。
①查验有效证件，如会议通知、介绍信、身份证等。
②在登记表上登录与会者的个人信息，便于统计与会者人数，也便于做好各项会议服务工作，又可据此编制通讯录。
③由会议接待人员统一接收与会者携带的需要在会议上分发的材料，经审查后再统一分发。在会前要分发的文件也应提前装订、分装好，在与会者报到时一并发给。
④需要收取会务费、住宿费、材料费的会议，应在报到现场安排有关人员收取费用，并开具收据。接待人员还应根据与会者的身份和要求安排住宿，并在会议登记表上标明相应的房间号码，以便会议期间的联系。
（3）签到工作。会期较短、无须集中接待的会议，一般只需办理签到手续。会议签到可统计会议实到的人数，并准确反映缺席情况，便于采取弥补措施，有些庆典性、纪念性会议的签到簿可留做纪念。签到工作一般包括以下几种类型。
①秘书点名。即由秘书在预先拟好的与会人员名单上点名、做记号。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对与会人员比较熟悉。
②本人签到。即由与会者本人签名报到，签名应用毛笔或钢笔，签在专用的签到本上。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义。本人签到还分簿式和表单式两种。人数较多时，可事先多准备些签到单，会后应装订成册，与会议文书一起立卷归档。
③电子签到。根据与会者的信息，在会前制作的电子签到卡通常与代表证组合起来。与会者用磁卡出席证，在进入会场时插入（接触式）专用机，或靠近（非接触式）签到机，与此相连的电脑就会自动记录和显示与会者的姓名、性别、单位、代表性质，组别、代表证编号等信息，在签到结束后能立即统计出出席人数和缺席人数。这种方法适用于与会人数较多的大中型会议。
2.会议记录工作
会议记录应该严格遵守实事求是、客观真实、完整准确、清楚规范的原则。会议记录如果可以使用摄影、录音设备，也需书面记录作为辅助手段。
会议记录应包括如下事项：会议名称；会议记录人的姓名；时间（开始时间、结束时间）；会议地点；议题；主持人、主席；出席者名单；会议的经过情形及结论；相关的资料；下次会议预定日期。
3.会间调度和服务工作
在会议进行过程中，会议秘书处担负着承上启下，联系左右，照应内外的任务，必须做好各方面的调度指挥工作。如在召开各分组会议时，安排会议地点，并通知有关人员准时出席；召开大会时，安排车辆的调度，维护好会场的秩序；大会发言时，协助领导安排发言顺序等。
会场服务包括引导与会者入席、退席，茶水供应，指引与会者使用会场的生活设施，照顾与会人员会间休息，满足与会人员的临时需要，等等。
如果是组织内部的会议，秘书会场服务还包括接听会场外打来的电话、接待来访的客人。要尽可能排除场外因素对会议的干扰。
会议期间还要做好与会者回程车船机票的预订工作，预订飞机票除时间和座舱要求外，一定还要报上客人的姓名和身份证号码，预定才算有效。
小技法
打破会议僵局的方法
在许多情况下，会议的车轮似乎只在原地打转。与会者不是倦了、心烦意乱、精力不集中、毫无热情，就是缺乏创造性，犹豫不决。此时不妨尝试下列建议，以帮助与会者解放自己，将会议的车轮重新向前转动起来：1.休息一下；2.与会者相互交换座位；3.将与会者分成对子讨论；4.写下各自的看法；5.关掉或关暗照明；6.站立式讨论；7.对与会者的观点与看法进行民意测验；8.对讨论的问题设定时间限制；9.转换话题；10.将某个问题分配给某个小组来处理。
4.会议文件的编写
会前准备的文件主要有开幕词、工作报告等，但在会议过程中，即会议开始之后至结束之前所形成的文件，主要有会议简报、闭幕词、会议决定等。
相关链接
如何做好会议记录
会议的目的、类型、规模不同，对会议记录的要求也不同。主要有以下几类。
（1）详细记录。有些重要的会议记录必须有专门的速记人员逐字逐句详细记录，包括发言中的插话等，记录时不能变更原意。也可用录音机记录后整理。
（2）摘要记录。一般会议只需简要地记录会议经过情形或会议结果即可。主要记要点、结论、讨论的问题和通过的决定、决议等。要求记录人员边听发言边判断，分析哪些该记，哪些不该记。摘要记录不是归纳记录，不能以自己的话概括归纳，以致歪曲、篡改发言者原意造成失实。
（3）简易记录。经常召开的或内部会议，如例会的会议记录，只记录各人发言中的实质性意见即可，主持人根据大家讨论、会谈而得出的结论性意见，则要比较详细地记录下来。
会议记录要有条理性，每一记录要素都宜单独成行。发言记录应以一个发言者为一个记录单元换行分隔。有时会场的笑声、掌声，与会者迟到、早退情况也应记录在案。现场的会议记录必须用墨水笔记录，因会议记录是立卷归档的重要材料。如用录音机记录，秘书在会后应迅速根据会议的录音带和备忘录整理成书面记录，并把草稿交给领导或上司过目，草稿获准后就成了定稿。有些企业可根据需要，把完稿后的会议记录印刷若干份，分发给有关人员。
实践训练
1.课堂讨论
（1）如何做好会议的接站及报到工作？
（2）会议记录的方法有哪些？
（3）如何做好会间的调度和服务工作？
2.案例分析
经过精心准备，各方人员如期到会，朝阳家电公司新产品咨询洽谈会按时召开。但是，在与会人员报到时，负责接待签到的小张发现，有十几个会员在报到单上注明“回族”及其他民族。小张及时把这一情况报告给王主任，王主任马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满意，专家的讲解、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间，公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游长城更是其乐融融，热闹非凡，大家像老朋友似地说笑着、唱着登上长城，年轻人还进行了登长城比赛。公司王主任在长城上即兴演说，把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来，使得客人们群情激昂，振奋不已。客人们都表示，对这种形式的会议很满意，他们了解了生产公司的情况，了解了公司产品的特点。经销这种产品时就会有的放矢地进行介绍，这增加了他们销售的积极性。在游长城回来后，很多单位立即同公司签订了合同。这次洽谈会取得了应有的效果。
分析与讨论：
朝阳家电公司的会务工作人员是如何做好会间服务和协调工作的？
3.实务训练
实训背景：
重庆华通消费电子有限公司显示器厂是华通设于中国的显示器制造基地，是华通显示器在全球的六大生产基地之一。1998年其营业额为17亿人民币，产品50%出口海外，其生产的华通显示器在中国市场占有率连年第一，深受广大消费者喜爱。
“不断钻研、力求创新”是华通一贯坚持的信念，因此，华通努力开发新技术，务求领导显示器科技新潮流。为了使用户获得最全面和放心的服务，华通更是在全国建立了专业服务网络；华通显示器始终致力于呈现更好、更完美的画面，让用户更放心、更满意。
华通作为进入中国市场最早的显示器厂家，一直以来都是有三大代理商以华北、华东和华南地区进行分区代理。在长期的成长过程中，地域的局限难免造成彼此之间分庭竞争。因竞争而产生的矛盾，在某种程度上对市场的发展不利，甚至阻碍了各自的发展。在当前竞争日趋激烈的显示器市场上，华通作为一个成熟的领先品牌，各大代理商不应该只是简单的扩展自己的销售渠道，更不能单纯采用盲目降价的市场行为，只有完善渠道管理，建立一个和谐顺畅而稳定坚固的销售渠道，才能为经销商和最终消费者带来更多利益。
为此，华通消费电子（中国）2002年度显示器总代理商会议，决定于阳光明媚的5月在重庆召开。华通与显示器三大总代理商共聚一堂，针对国内显示器市场的渠道管理达成共识：携手合作，共同建设维护统一的华通经销渠道。
如果此次合作成功，必将给渠道管理带来正面的影响，通过总代理之间的沟通协作增加彼此之间的信任感。显示器在中国具有很大的市场潜力，只有在合作中共同发展才能占领更多的市场优势。在互谅、互让中形成一个健康发展的市场秩序，将消极的竞争变成相互之间的促进，可以给经销商充足的信心，给消费者带来更好的服务。显示器这样的高科技产品极需要一个通畅的渠道将信息及时传播给消费者。华通显示器事业部市场销售总监黄夏先生相信，此次合作的成功将会带来厂商、总代理、渠道和消费者的共赢，从而保证华通显示器在中国的健康发展和巩固多年的领先地位。
华北地区总代理：北京××贸易公司
电话：010-××××××××
传真：010-××××××××
地址：北京市海淀区中关村南路××号
邮编：10080
总经理：刘××
华南地区总代理：广州××数据实业有限公司
电话：020-×××××××××
传真：020-××××××××
地址：广州天河龙口东路××号
邮编：510070
总经理：韩××
实训内容：
华通消费电子（中国）2002年度显示器总代理商会议，决定于5月10日至5月12日在重庆乐园度假村举行，重庆华通消费电子有限公司显示器厂办公室负责所有会议筹办事宜。
本次会务工作实训分7个场景：
【场景1】2002年3月25日上午，总经理吴××打电话将秘书李××叫到办公室，告诉她这次代理商会议的主要内容、时间和地点，并向她强调此次会议的重要性，让她尽快写好会议计划，以便各部门早做准备。同时，吴总还让李秘书为他准备一份发言稿，用在正式开会时作为欢迎词，发言时间不超过3分钟。请拟制一份会议计划和一份总经理发言稿。
【场景2】3月29日，李秘书将写好的会议计划交给吴总，吴总看过后认为可行，在会议计划上签字批准。李秘书根据计划内容，写好了书面的会议通知，以快件邮寄的方式，将通知发送给三位代理商，并在发出后第二天，打电话与这三位总经理联系，得到的信息是他们将准时赴会。请拟写一份会议通知，并演示发送会议通知的过程。
【场景3】4月1日李秘书到重庆乐园度假村酒店去预定会场，与酒店张主管讨论会场布置情况。张主管让酒店技术助理小刘协助李秘书进行现场布置，李秘书向小刘提出布置会场的要求：本次会议为50人的中型会议，会场座位格局为半围式“出”字形，有投影仪和投影屏，安排好座次，要准备横幅、有鲜花装饰等。请演示讨论会场布置的过程。
【场景4】4月15日，李秘书打电话到重庆乐园度假酒店，为三方面客人预订酒店房间，三位总经理将各带一名助理，6人均将在5月9日下午到达，重庆乐园度假酒店前台接待员为徐小姐。请演示秘书的电话预订过程。
【场景5】5月10日上午8：30，李秘书将三位代理商引至会场，总经理吴××和副总经理郭××到门口迎接，吴总与客人们都认识，郭副总与客人们是初次见面。请演示接待过程。
【场景6】5月10日上午9：00，第一次会议开始，与会者进入会场签到，负责签到的工作人员是小陈，出席本次会议的主要有：吴总经理，副总经理，商务执行经理，人事执行经理，技术执行经理，李秘书，三位代理商及其助理；公司各主要部门成员也一同出席了会议。会议由吴总经理主持，他先把三位代理商介绍给大家，再致欢迎词，会议由李秘书负责记录，会场工作人员小陈负责发放会议资料，同时负责倒茶等后勤服务。请演示会议开始过程。
【场景7】李秘书应北京客人王××总经理和助理钱×的要求，为他们预订5月13日的返程机票，民航机票预订处人员为沈先生。请演示秘书电话预订机票的过程。
实训说明：
（1）学生每10人为一组，教师为10名学生编号，即1～10号。实训在实训室进行。
（2）学生可先制定文稿，每位学生都必须制作三分文稿：会议计划、总经理发言稿和会议通知，要求打印。完成时间不超过70分钟。每组在实训过程中必须制作一份会议签到单。
（3）文稿完成后，再按场景顺序分角色进行演示。7个场景总过程不能超过80分钟。
（4）会务工作的情景要逼真，演示时要真正从角色的角度考虑，角色的措辞既要认真斟酌，合乎会务工作的规范，又要可让学生有所发挥，有所创新。
（5）每当一组演示时，其余各组认真观看；当小组演示完毕，其余小组同学就该组的演示时的优缺点予以点评。
（6）各实训小组上交所有会务筹备文本资料，教师归纳总结，全班同学推选最佳实训小组。
（7）除实训室提供必要的设备、物品外，学生还须自备（制作）一些实训道具，如：横幅、名片、座签等。
第4单元 会后工作
情景案例
为期两天的会议终于结束，宏利公司的秘书刘琴总算可以舒一口气了，因为这是公司领导第一次让她全面负责的一次会议，居然没有什么差错，而且代表们都已离会，这怎么不令她暗地里高兴呢。想想开会前、会议中的种种事情，那根紧绷的弦也该放松了。现在坐在办公桌前，准备拟写会议总结。这时，电话突然响了起来，刘琴迅速抓起话筒来接，电话是刚离会不久的一位代理商（会议代表）打来的，他在电话里焦急地询问，刘琴以及她的同事有没有在会场拾到他的小公文包，因为会议结束时，他有要事急于回家，于是急急忙忙提着会议纪念品离开会场，而把公文包遗落在会场了。包里的两千元钱倒是小事，问题是里面有他的许多证件，还有一份商务资料。刘琴一听，懵了。公司里确实没听谁说拾到公文包。她一边控制住自己的紧张情绪安慰着他，一边答应代为查找。她放下电话，赶快向宏利公司租用会场的鸿天宾馆打电话，询问公文包的下落。对方回答说，宾馆里没人看到遗失的公文包，而且宾馆里人来人往，来宾的贵重物品都是自己随身保管的。刘琴不放心，亲自去了一趟鸿天宾馆，查找了会场，询问了许多工作人员，依然没有下落。刘琴一下子茫然无助，回去该怎样向失主回话，向上司交待呢？
项目任务
宏利公司秘书刘琴在公文包失落问题上有没有责任？如果你是宏利公司的秘书，应当在会议结束后做好哪些方面的工作？
任务分析
会议结束后，与会人员可以离开会场了，但秘书人员的会务工作依然没有结束，还有许多后续工作要做。远的来说，有对会议精神贯彻落实的检查督促工作，近的来说，秘书人员应送别与会者，并及时清理会场，清场工作就包括了检查会场有无物品遗漏，携带进会场的资料和会议用品一定要带回等，至于撰写会议总结还在其后。
案例中的刘秘书显然是笑得太早了一点。总结还没动笔，麻烦事就找上身了。对于代理商遗失的公文包，她是有一定责任的，因为秘书会务工作其中一项就包括秘书会后应及时检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件，而刘秘书显然对这项工作疏忽了。
相关知识
会议结束，并不意味着会务工作的结束，对于秘书而言，还有很多重要的工作要做。
1.与会人员离会工作
会议领导人或接待人员应尽可能安排时间欢送与会者，可以到与会者的房间走访告别，也可以在会议闭幕式结束后于会场门口告别。与会者离去时，要安排好车辆，并将与会者送至机场或车站，身份较高者应由领导人亲自到机场或车站送别。
小技法
会后车辆的安排
会议即将结束的时候，秘书就要开始安排与会者乘坐的车辆。这个时候，最忌讳的就是秘书只顾安排自己上司的车辆，而不管其他代表的乘车。会议代表一共需要多少车辆，秘书心里要有数。当代表出来时，车应当已在门口等候。
2.会场清理工作
会场清理工作包括：会议过程中有外部人员留言时，会后务必传达到位；检查会场有无物品遗漏，携带进会场的资料和会议用品要带回；桌、椅若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；检查烟灰缸、字纸篓有无易燃物，如有，则必须妥善处理；关紧门窗并上锁；通知会场的管理单位会议已经结束。
3.编写会议纪要
会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精练的语言综合记述会议要点的书面材料。它是在会议记录的基础上分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。并非所有会议都要产生会议纪要。
4.结算费用
秘书在汇总会议通知时就应该仔细登记与会者对回程票的具体要求，并及时与交通部门联系订票事宜。与会者在报到时，接待人员就可与其交割返程票及票款。报到时如果预先收取了费用，在与会者离会之前，要结清由与会者承担的费用，多退少补，并开具正式的发票。
会议过程中的一切花费，应严格按照预算计划开支。各种花费应在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结账。办会应注意节约，切不可大手大脚，铺张浪费。
5.会议文书立卷及会后总结
（1）会议文书立卷。会议所形成的正式文件以及会议记录应列入立卷范围。会议的重要文书，如会议通知、与会人员名单、通讯录、选票及统计材料、会议宣传提纲、会议总结等也应同案立卷。立卷方法可参照一般文书立卷方法。
（2）会务工作的检查和总结。秘书人员对于会务工作应做检查和总结，以供下次会议时参考。如大中型会议要检查会议预案所制定的各项会务工作是否准确到位，有无脱节现象；检查每个工作人员是否达到最佳工作状态；在提高会议效率方面，无论是组织还是个人，有哪些方面还可以改进，等等。
6.会议传达和催办
（1）会议传达。会议总是少数干部或代表参加的，而会议精神或决议的贯彻执行则往往是大多数甚至是全体成员的事。因此除了少数秘密会议以外，大多数会议内容都要进行传达。会议传达必须确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等。
（2）会议催办。会议催办是指会议决议、决定等贯彻执行的催办，是管理过程中非常重要的一环。通常，开会、发文件只是决策和部署，只是管理过程的开始，更重要的还在于会后的执行与反馈，而催办则是会议决议、决定贯彻执行结果的重要督促和检查手段。催办的形式主要有三种：发文催办、会议催办和派员催办。
相关链接
香梨股份与山东东辰公司洽谈合作会议纪要
（2007年2月14日北京）
为促成香梨股份与东辰公司合作实现股权重组，2007年2月13日，巴州州委副书记、常务副州长张汉东带领巴州计委、轮台县委县政府及香梨股份公司等领导一行9人飞赴北京，于2月14日与山东东辰公司主要领导在巴州驻京办事处召开了合作洽谈会。会议主要包括以下内容。
首先，张汉东副书记就轮台东辰工贸公司对巴州经济的贡献表示感谢，并送上新年祝福。他针对2006年巴州经济发展形势首先做了分析，他说，2006年巴州经济发展总体形势良好，一定程度上实现了从资源开发到商业生产的转变，全州国民经济生产总值（GDP）达到410亿元，增幅12%；固定资产投资191亿元，增幅18%；财政收入16.3亿元，农牧民人均收入达到4657元，净增389元；地方工业完成产值19亿元，增幅23%以上。接着他表达了此行的目的，并对双方此次洽谈合作寄予了希望，同时强调巴州人民政府正努力打造成一个服务型政府，充分发挥宏观调控、服务到位的职能，为投资者创造良好的投资环境。
接着，山东东辰公司董事长张振武发言，他首先对州政府对企业的关心和支持表示感谢，他说东辰公司在巴州之所以能够快速发展得益于当地政府的支持和重视，没想到轮台东辰工贸公司实现了当年建设当年投产当年得利的发展局面。之后他根据巴州资源情况提出了东辰公司在巴州未来的发展目标：一是保持在巴州的产业布局不变；二是在未来12年内追加投资10亿用于甲醇扩建，最终达到40万吨规模；三是建设5万吨规模聚甲醛项目，实现销售收入50亿元，并提供1000个就业机会，争取到2015年在巴州境内的产业实现150亿元的销售收入。然后他对巴州经济发展中存在的不足提出了三点建议：一是政府成为企业与企业间的桥梁与纽带，搭建信用平台，使企业之间互相担保、支持，结成联盟，实现强强联合。二是能不能通过政府成立协会或商会，使企业间结成联盟，相互支撑，形成多嬴局面。三是政府出台好的政策，激励企业形成发展，共同发展，互相支持，强强联合的战略伙伴关系，形成一种良好的发展趋势。
接下来的洽谈是在山东东辰公司与香梨股份公司之间进行的，核心议题是两公司之间的合作形式及面临的困难。
首先，香梨股份公司总裁张强就本企业产业结构、布局及企业存在的困难和问题进行了客观的分析说明，提到了董事会针对企业发展不足决定调整产业结构，主要发展方向集中在盐化工和天然气化工两块，并对前期准备工作进行了简单的汇报说明。
然后，张强总裁提出了可能的合作方式给东辰公司领导做参考。
方式一：控股。
操作模式：由香梨股份出资控股轮台东辰公司。
存在难点：现在甲醇行情较好，短期内实现控股存在很大难度。
方式二：定向增发。
操作模式：由香梨股份通过定向增发的方式融资建设4万吨聚甲醛项目，与东辰甲醇项目对接，项目产生的利润由双方协议分配。
存在难点：由于直接对接东辰公司甲醇装置，原料成本如何计算、利润如何分配以及产品市场风险如何规避等问题有待商榷。
方式三：建立联合公司合作开发新项目。
操作模式：香梨股份和轮台东辰公司建立联合公司合作开发4万吨聚甲醛等项目。
存在难点：一是资金使用问题，二是原料价格问题，三是战略投资者关心的形势。
最后，东辰公司董事长张振武表态：需要董事会讨论后决定，不管能否合作，双方都本着开诚布公的态度对待问题，要寻找最佳切入点，对投资者负责，实现双赢局面。
项目办
二〇〇七年二月二十八日
实践训练
1.课堂讨论
（1）如何做好会议费用的结算？
（2）哪些会议文件和资料应该立卷？
2.案例分析
朝阳家电公司的新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。总结会上，公司总经理认为，这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得很好，为公司赢得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲解等，使得这次会议达到了预期的目的，圆满成功。王主任也讲了话，他主要指出这次大会上的一些疏漏之处，比如，在准备期间，把一个常识性的问题给遗忘了，那就是少数民族人员的就餐问题，虽说是一个小问题，但处理不好也会造成不好的影响，幸亏发现及时，及早解决，才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。为此王主任表扬了秘书小张工作细致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，王主任还指出会议简报出得不够及时，没有把会议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情况，这可能是会期结束，有些人员思想松懈造成的，以后要吸取这方面的教训。总结会上还通报了这次咨询洽谈会上的收获，80%的与会者都同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。总经理决定，对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处尽快把与这次大会有关的材料都整理出来。
分析与讨论：
朝阳家电公司的会务工作哪些地方可取，哪些地方不可取？
3.实务训练
实训背景：
华夏啤酒（杭州）有限公司于1984年由菲律宾老板投资建立，占地15万平方米。初期仅以生产白云啤酒为主，此品牌啤酒源于1916年的上海。公司建立至今，华夏啤酒公司又研制开发了灵泉啤酒，此品牌啤酒则开始于1876年。现该啤酒公司生产的啤酒种类繁多，有11度的白玉啤酒，6.8度的白云啤酒，1度的灵泉啤酒，7.8度的灵泉啤酒，今年又根据市场需要，开发了新品，大力推出了“清爽一夏”系列的9度的白云啤酒，9度的灵泉啤酒和9度的冰啤。
“清爽一夏”啤酒系列是2001年推出的新品种，量少而精，100%进口麦芽为原料，秉承了德国传统小麦啤酒的酿造工艺，并充分考虑了中国人的口味，采用添加40%小麦麦芽和独特的酿造工艺生产。酿造过程中杜绝酒体与氧的接触，啤酒的保鲜期因此大大延长。先进的进口设备，优质的原料酿制，其品质超乎寻常。系列中每一种啤酒，都力求纯正爽口的饮用口感，而采用冰晶化高科技酿造的“清爽一夏”冰啤，因为彻底去除啤酒中的杂质，从而确保了啤酒品质的稳定，使口味更纯正爽口，酒体更协调柔和。
“清爽一夏”系列产品特点：色泽呈浅金黄色，清亮透明，泡沫洁白细腻，具有明显的麦芽香气，酒体醇厚，口味清爽，包装高雅。
公司决定于2002年4月10日和11日召开短期的新品介绍和订货会议，邀请“杭州十佳”食品公司之一的雅士食品批发部经理胡××，以及市著名的三家饭店的总经理——瑞云楼总经理贾×，新星饭店总经理谢×，留云饭店总经理刘××，白云啤酒定点经销单位——天龙糖烟酒公司总经理，浙江食品公司总经理参加此次会议。会议大力推出2001年新品“清爽一夏”系列的9度的白云、9度的灵泉和9度的冰啤。
实训内容：
本次会务工作实训分6个场景。
【场景1】2002年3月1日上午，总经理华××和市场部经理吴××把王秘书叫到办公室，告诉她这次订货会议的主要内容、时间，地点定在松运宾馆。华总让王秘书尽快写好会议计划，以便各部门尽早做好准备。同时，华总让吴经理设计一份“清爽一夏”啤酒宣传海报，用于布置会场。要求海报必须新颖、独特、有创意。
请拟制一份会议计划，设计一份啤酒宣传海报（可以用powerpoint制作）。
【场景2】3月11日，王秘书来到松运宾馆预订2002年4月10日至11日短期会议的会场，她和宾馆经理许先生一起布置会场，先对“清爽一夏”系列的宣传海报做了适当的贴置，安排了椭圆形会议桌，并在上面摆放好“清爽一夏”系列的啤酒，准备开会时请与会者品尝。接下来，王秘书安排好了座次。
请演示会场布置的过程。
【场景3】4月10日上午8：30，华夏啤酒（杭州）有限公司总经理华×、王秘书、生产部经理沈××、采供部经理潘××、销售部经理蔡××和市场部经理吴××，在松运宾馆门口迎接各位被邀请人，与会者陆续来到宾馆，王秘书一一介绍后，再将与会者带引至休息室休息。
请演示接待工作的过程。
【场景4】4月10日上午9：00，新品介绍和订货会议开始，华夏啤酒（杭州）有限公司华总经理，总经理秘书王××，生产部经理沈××，采供部经理潘××，销售部经理蔡××，市场部吴经理，各位被邀请的客人均出席此会议。华总经理先向大家介绍了新的酿造技术，新的灌装设备和新产品的特点，对本公司产品的质量做了保证。接着，请各位客人品尝今年的新品“清爽一夏”系列，并请客人当场给出评价，提出意见。最后提出了2002年企业的工作目标——开发新品啤酒10000吨以上。品尝结束后，在场客人纷纷点头称赞，并表示非常乐意订购。会议由秘书小王负责记录，生产部经理沈先生和销售部经理蔡先生负责开启啤酒、斟酒及后勤服务等工作。
请演示会间工作的过程。
【场景5】会议第二天，双方签订合同后，王秘书和采供部经理潘先生，邀请并陪同6位客人到江南水乡同里游玩。同里是王秘书的家乡，所以王秘书主动担任导游，并向客人介绍了同里的情况，游玩了退思园等名胜，给客人留下了美好的印象。
请演示王秘书组织会间活动的过程。
【场景6】会议结束后，王秘书回顾两天的会议内容，总结出一些经验，比如，可以在会议期间安排新闻媒体参与并做报道，以扩大影响，起到更好的宣传效果；后勤部门应将会间的生活服务安排得更为妥当，争取今后此类会议办得更好等，王秘书将会议经验写成小结，上报给华总。
请演示会议总结工作的过程。
实训说明：
（1）学生每12人一组，教师为12名学生编上号数，即1～12号。
（2）学生可以先制作文稿，每位学生都必须制作两份文稿：会议计划和啤酒宣传海报。要求打印，完成时间不超过60分钟。
（3）文稿完成后，再按场景顺序进行演示，实训在模拟公司进行，同里的场景可以虚拟，但秘书必须能较详细的介绍出同里的名胜和特点。6个场景演示总过程不超过80分钟。
（4）各组可以通过6个场景的演示，灵活总结出各自的会务工作经验。场景中提供的总结内容仅供参考。
（5）会务工作的情景要逼真，演示时要真正从角色的角度考虑，角色的措辞既要认真斟酌，合乎会务工作的规范，又要可让学生有所发挥，有所创新。
（6）每当一组演示时，其余各组认真观看；当小组演示完毕，其余小组同学就该组的演示时的优缺点予以点评。
（7）各实训小组上交所有会务筹备文本资料，教师归纳总结，全班同学推选最佳实训小组。
（8）除实训室提供必要的设备、物品外，学生还须自备（制作）一些实训道具，如：横幅、啤酒瓶、名片、座签等。
知识小结
会务工作是秘书的一项常规性的基础工作，也是各个组织管理中的一项重要工作。会议类别多种多样，规模大小不一。每一次会务工作，无论规模大小，级别高低，秘书人员都应当认真对待。会务工作分为会前准备、会中调度与服务、会后善后与落实三个阶段，表面看来，会前事务要繁杂一些，其实，每个阶段都很重要，无论在哪个环节上出了问题，都是秘书的失职。秘书在会务工作上，尤其要养成认真负责、善抓细节、临变不惊的良好习惯。
