让工作变得更有趣重新安排工作流程,创造弹性工时,和部属共同讨论生产问题,制造团体讨论的机会,让每个人都了解他对整体工作绩效的贡献,并且在无后顾之忧的情况下,创造出良好沟通的环境。
让员工乐在工作,鼓励员工出版刊物,认养高速公路,参加慈善机构,同组公司球队,或在餐厅、旅馆等地方举办公司餐会。肯定员工的价值。员工通常比经理人更懂得事情运作的诀窍,可以靠他们来改进工作流程。而且他们的学经历背景也比主管更多样化,因为他们通常必须处理较多的工作,所以比较熟悉做事的方法。
奖励提出建议的员工有几个方法:在部门公告栏、公司内部通讯上公开致谢,或在团体或公司会议场合上公开表扬等。除此之外,也可以亲笔写致谢卡给员工及其家人,表达你衷心的谢意。你愈关心部属,他们就会更关心顾客对公司的感受。所以,请将他们看作专家,真诚、亲切地和他们打招呼;询问他们的意见,倾听他们的心声;请他们参与讨论。对部属态度要公平、尊重,并强调他们对团队、部门及公司的重要性;表扬他们的努力,奖励他们的成就,了解并满足他的需求;对事不对人,迅速回应他们的需求,并竭尽所能提供他们成长、发展的机会。
以上这些不但够你忙的,而且会忙得很有代价。至于成效何时显现,就要视贵公司的激励文化、部属的态度和你的诚意的交互作用而定了。
1.马斯洛之外的另一种声音
大卫麦克理南和马斯洛的看法则不同。马斯洛宣称在他的需要阶层中,大部分的需要都是与生俱来的,而麦克理南则认为大部分的需要都是经由后天的学习形成的,而且会因文化差异而有所不同。与其如马斯洛所言去满足人类的基本需要,麦克理南则强烈主张应该先发掘员工的个人需要,然后再设法加以满足。幸运的是,员工个人需要只有三种:联系、权力和成就。
2.联系
有联系需要的人,将大部分的时间与精力都花在人际关系的建立和维系上。他们通常会寻求他人的肯定,并且和想法类似的人在一起,希望不论在任何团体,都能受到大多数成员的喜爱,并还试图去解决亲朋好友间的冲突。
根据麦克里南的理论,有强烈联系需要的人,在协助他人的工作上,例如:教书、教练、顾客服务、部门或工作的协调,整合部门或公司的目标等,表现最好。
3.权力
有权力需要的人喜欢胜利的感觉。他们喜欢说服别人接受他们的观点,享受处处占上风的滋味,而不喜欢与人妥协,接受别人的意见。他们认为凡事都得照他们的意思去做。对他们而言,人生是一连串不胜则败的冲突。对你而言,你认为只要秉持着忠心、奉献和服从的态度,就能过着美满生活。人生有得必有失,若换来的是安全感,那么无论发生什么事,都不必害怕没人会照顾你。权力需要型的人能让他们的追随者获得更高的成就和满足,但是他们的追随者通常也摆脱不了他们的控制阴影。这就是代价:虽然有收获,但无法单靠己力,而且只能在别人允许的范围之内。权力需要型的人在需要强人领导及要求达成目标等情形下,最能发挥所长。权力需要型的人,如果没有被激烈竞争击倒的话,通常会爬到组织的最高地位。
发挖员工潜在的智力价值,给他们想要的,在激励与反激励中共同创造企业财富。
4.成就
成就需要者不会逃避问题,会为自己的行为负责,面对风险,仔细衡量,勇敢承担,并乐于接受别人对他们正面和负面的意见回馈。有高成就需要的人通常是医生、律师、会计师、工程师、电脑专家、业务或自行创业者。这些人不需要别人的激励。
麦克理南学派的人认为经理人最大的挑战就是,把工作和员工正确配对。配得好,员工会依其联系、权力或成就等需要倾向,发挥所长。
然而配对之所以困难的原因在于,有的人需要的倾向可能不只一种。此种混合需要又会因体力、观点和其他环境因素而变得更复杂。
结果是,不论马斯洛或麦克理南的理论,都无法长久激励员工。虽然这些理论至少可以让老板有个开始,或把他们拉回正轨。但是,除非员工能自我激励,否则仍无法长久维持。帮助部属弄清楚他们要的是什么,使他们能专心工作;奖励他们的付出,并不断提供成长机会;指派他们适当的工作,让他们有机会满足他们与生俱来和经由后天学习的需要。如此,你便功德无量。
做好绩效面谈聘用与解雇员工不论是聘用或解雇员工,身为一个经理人,主要责任就在于达到双方都有利的双赢结果。聘用员工不一定要找条件最好的,而是要找行为模式与能力最适合担任此项工作的人选。一个经验不太丰富,但精力充沛、抱负远大的应征者或许比有经验的来得更好。应征者愈符合工作所需的条件,日后的问题就愈少。聘用员工或许不需要什么经验也可以做得很好,但是解雇员工,则最好双方有充分的准备。如果解雇这个举动出乎员工意料之外,表示你这个经理做得很失败。
1.如何聘用
确定必要技能。把该职位的工作内容与所需技术上和行为上的能力列出来。例如:你要找秘书,可能要懂得电脑、文本编辑、电话应对,而且喜欢协助顾客。要找一个熟悉电脑和文书编辑的人并不难,至于电话礼仪,大多数人也是一教就会;但是要训练一个人合群,就不是那么容易了。所以在你的招聘启事和面谈中,你应该特别强调应征者最好具备无法藉由训练而得的技能。这个人打字的速度也许不是最快,不过,如果他的能力在标准范围之内,而且敬业合群,就是你要找的人了。
决定招募途径。如果你从公司内部选拔人才,虽然对那个人是种奖励,但是却可能埋下纷争的种子;尤其待补的如果是主管的位子,被你挑中的人将负责管理以前的同事,所造成的纷争可能会更加严重。假使你从外面招募,这个人虽然会为公司带来新的看法与冲击,但对公司的展望、政策、产品及各项程序并不了解,你必须要花费时间来加以训练。
如果招募工作是由人事部门负责,一定要让承办人员明了你的需求。该工作的职位说明书必须保持其正确性,并且要随时更新,另外也要与人事部门充分沟通筛选的标准。
另外一个招募的渠道是通过朋友、同事的介绍。不要排除任何可能找到合适人才的途径,而且也要降低雇用后才发觉不适用的风险。
准备面试时,对应征者不要问那些一看就知道是从面试大全这类书抄过来的题目。应征者如果稍微有点大脑,可能早就有标准答案等着你问了。好的问题,例如:“谈谈你自己?”“你最大的缺点是什么?”“你认为五年后,你会变成什么样子?”等等。
回答看看。要和应征者一样,在没有任何事前准备下回答。
你最喜欢你工作的哪一部分?
你为什么要离职?
如果有机会重来一次,对前一个工作的哪些部分,你可能会有不同的做法?
你做过最有趣的事务是什么?
形容一下你遇到过最好的主管。
闲暇时,你会做些什么消遣?
你最近读过什么好书?
你欣赏哪一种类型的人?
试举一个你曾解决过的冲突?
你认为自己最大的成就是什么?
每一位应征者都要接受相同问题的询问,以例比较。但是,也不要过于拘泥,以免错失探索其他有趣话题的机会。
规划面试方式对应征者表示欢迎,尽可能让对方感觉自在,详细说明面试的流程,一定要让应征者有机会提问题。
面试也是一种会议,应征者有权决定是否要和你合作。再提醒一次,你要找的是最合适的人,而不是在决定谁胜谁败。
除非必要,否则避免谈到有关年龄、性别、种族、宗教、肤色、国籍、户籍、残疾、婚姻等问题。这会侵犯到应征者的基本人权。做笔记每一个面试之后,花五分钟记录一下你对此应征者的感受。如此可避免事后追忆的失真。
追踪应征者的介绍人,查证应征者的过去纪录,并和参与面试甄选人员共同讨论,达成共识后,打电话给中选的应征者,通知其前来报到;至于落选者,或在面试之前即已遭淘汰的应征者,则寄送一封语意诚恳的问候信,感谢他们应征贵公司的工作。
2.如何解雇
如果你并没有妥善扮演好经理人的角色,你的部属不止期望被开除,甚至还可能觉得是一种解脱。你和部属都应该清楚地认识到:被开除的人并非表现不好,他只是不适合从事这份工作罢了,而现在他有机会去找另一份大显身手的工作。
一个人之所以会被开除,只有两个理由:不论受过多少训练,他们就是没有办法做这份工作;或是不论接受多少劝导,他们还是没有办法和别人相处。
在决定开除一个人之前,你应该在问题初现迹象时,就私下和部属谈谈,之后也应该和部属共同研究一些解决办法,企图改善,并将整个过程留下书面纪录,而且督导部属确实执行。
若做过努力效果仍不明显,再企图换留员工,对你自己、部属或公司,都没有什么好处。你只是浪费自己的时间在协助部属提高绩效,而部属也浪费时间在一个他并不适合的岗位上。而其他部属在看到不适职的同事并未全力以赴,就会自忖为什么自己要如此努力,结果会浪费了公司的整体资源。
要使解雇的伤害减到最小,有几个方法:知道自己要说什么,重点摆在部属的工作绩效或行为上。举例要确实,避免使用像“不负责任”、“不可靠”等字眼。这些都带有价值判断的色彩。
面谈要简短设定时间,准时结束;会议开得愈久,你就愈有可能说出日后会后悔的话。
行动果决,要清楚、坚定地表达你的意思,以免产生任何误会或不实的希望。但是,还是要顾及部属的感受。即使部属知道他一定会被开除,但是能力遭到否定的羞辱感,还是令人难过。设身处地地为部属着想,让部属觉得,你是在帮助他,给他一个重新开始的机会。即使被开除的伤痛永远存在,但当部属日后在其他领域有所发展后,他仍会感谢此时你所做的一切。
询问部属是否希望用辞职的方式来保住面子,及该用何种方式如何告知他的同事。
虽然你很不愿意看到这位被开除的部属继续留下来工作(对其他部属的士气影响实在太大了),不过,还是要请他出席离职面谈,离职面谈通常由人事部门负责执行。面谈内容包括:遣散费、退休福利、失业津贴、红利、再就业的建议及训练、对原公司的建议,以防止重蹈覆辙。
不妨在部属被开除半年后,打个电话给他。这时,他应该已经找到另一份工作,而且对你当初的决定会有比较客观的看法。或许从对方的谈话中,你会发现当初雇用过程中处理不当的地方,而加以改进。如果你的雇用技巧有所增进,对公司未来的员工不啻是一个福音。
【成功老板商道个案】
精于管理的震雄集团总裁蒋震1973年中东爆发的石油危机,严重打击了香港的各行各业,特别是塑胶业。当时,股票暴跌,物价飞涨,失业人数大增,小市民生活苦不堪言。
有一天,一位蓬头垢面、油污满手的50岁男子,拖着疲乏的脚步,踏进旺角一个算命馆。他明显地受了很大的挫折,希望能获这位相士指点迷津,得点鼓舞。谁知道,相士出口无情:“你的命运与富资无缘。我看你还是安分地找一份工作,做个打工仔——你是不适宜自我创业的。”
换了另一个人,受了这种挫折之上的打击,大多数会意志消沉,一蹶不振。但这位已经50岁的落泊潦倒者,却是一位不折不扣的与命运挑战者,这位相士的话,反而激励了他的斗志。他凭着超乎常人的信心与毅力,对抗厄运,在往后的创业路上,逆流而上,终于成就伟业。
1991年农历年初二,在中东炮火弥漫之际,香港维多利亚港举办了世界第二大规模的烟花汇演。而这个“震雄集团”是第一个工业机构,来赞助巨大烟花汇演,它打破了历年来类似汇演被商业机构垄断的传统。
“震雄”的创办人,就是当年那位落魄者、向相士“下马问前程”的中年人蒋震。
而蒋震重新振兴的秘诀,就是信心加毅力。
1958年,蒋震凭着一点积蓄,与友人谭雄成立了一个小型的修理机械零件工场,而“震雄”就是取两人的名字而成名。可惜,由于他们资本有限,生产技术落后,生产的机器很快便遭到市场淘汰。合伙人谭雄见生意不好,心灰意冷,提出退股。从此,蒋震便单枪匹马,独资经营。
蒋震意志坚决,不为所挫,仍然埋头研究吹瓶机的制作与改善。每天花上近20小时在工厂,很多时候连家也不归。
1965年,“震雄”推出了先进的螺丝直射注塑机,获得中华厂商会第24届工业展览会“最新产品荣誉奖”。
之后,“震雄”不断革新、不断改良,业务由香港发展到世界各地;1971年,它成功研制香港首部全油压增压式四安士螺丝直射塑胶机,备受用户赞扬,奠定了“震雄”的工业地位。
但是好景不长。1973年,中东爆发了对全球经济灾难性的石油危机。香港的塑胶业首当其中,单在1973年8月至10月期间,就有77家塑胶厂挨不下去而倒闭。
“震雄”欠下银行200多万,被银行逼迫着要还款,蒋震与银行交涉,获准将存货与机器出售,按月摊还欠款。
这个时期的蒋震,每日工作20小时,竭尽全力,去克服这个危机。结果,经过3个月之后,他偿还了100多万的债务。银行见“震雄”信誉良好,便没有进一步追讨欠款,而“震雄”便因此得以休整,在经济复苏之后,有如它赞助汇演的烟花一般,一飞冲天,光芒璀璨。
现在,震雄集团的机械远销全球40多个国家。它的营业额每年高达1亿元,而雇用的员工有1400多名。