8、由生产部门按生产计划外委加工费的支出。
9、公司外购债券、收购股票,联营投资的当期支出款项。
10、财务部门管理的销售费用、管理费用、财务费用、制造费用在当期的货币资金支出款项。
11、公司其他货币资金支出。
现金的管理
第十条现金是指公司财务部门为了支付日常零星款项而掌握的现款,它包括库存现金和备用金。
第十一条公司必须严格遵守国务院发布的规定(《现金管理暂行条例》),在下列范围内使用现金:
(一)职工工资,各种工资性津贴。
(二)个人劳务报酬。
(三)根据国家规定颁发给个人的科学技术等各项奖金。
(四)各种劳保、福利费用,以及国家规定对个人的其他支出。
(五)出差人员必须随身携带的差旅费。
(六)结算起点以下的零用支出。
(七)公司负责人批准的其他支出。
(八)中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
第十二条公司在办理有关现金收支业务时,应当遵守以下几项原则:
(一)公司现金收入应于当日送存开户银行,当日送存有困难时,向开户银行说明原因由开户银行确定送存时间。
(二)公司支付现金,可以从本公司库存现金限额中支付或者从开户银行提取。不得从本公司的现金收入中直接支付(坐支)。因特殊情况需要坐支现金的,应当先报送开户银行明确坐支金额和限额。公司应定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。
(三)公司从开户银行提取现金,应当写明用途,经开户银行审核后,予以支付现金。
(四)公司因采购地点不固定,交通不便,向个体工商业主购买,以及其他特殊情况,必须使用现金的,应向开户银行提出申请,经开户银行审核后,予以支付现金。
第十三条库存现金限额应按开户银行核准的最高限额执行。即公司日常零星开支所需的库存现金在3~5天内所需的限额。
第十四条公司库存现金的日常收支管理,必须遵守国家有关的财经纪律和财经政策,同时也要符合公司的财务收入计划。
第十五条公司在现金出纳工作中,要严格遵守有关业务手续制度。收支现金,必须有凭有据,符合财经纪律和财务制度的规定;收支现金后,必须在现金收支凭证上加盖有日期的“现金收讫”或“现金付讫”戳记和出纳人员的图章,并及时编制记账凭证,登记现金出纳日记账。每日业务终了,应进行账库核对,发现现金余缺应及时列账,并报经财务部门负责人,查明原因。
第十六条公司领导和财务负责人,要督促有关人员严格遵守国家财政法令和财经纪律,在现金收支上,严禁“白条”抵库;一经发现要严肃处理,相关情况报集团公司财务部,并按《现金管理暂行条例》中有关处罚条款进行处罚。
第十七条公司应根据本办法,按内部牵制原则,建立本单位内部现金管理细则,并报集团公司财务部备案。
银行存款的管理
第十八条银行存款是指公司存入银行的货币资金。根据规定,公司收入的一切款项,除国家另有规定外,都必须缴存银行;公司的一切支出,都必须通过银行办理转账手续。
第十九条公司在办理银行存款收支业务时,必须遵守下列规定:
(一)公司向银行存款或支款,必须使用银行统一规定的原始凭证。
(二)公司财务部门对各种支票和付款凭证,必须认真保管,按编号顺序登银行存款日记账。支票如有遗失,应及时向银行办理挂失手续。
(三)公司签发支票和其他结算凭证支付款项时,必须保证存款户有足够的存款余额,杜绝签发“空头支票”。
(四)公司签发支票必须有单位和负责人的印鉴,并与送银行的留存印鉴相符,方为有效。
(五)公司的银行存款日记账要每月分几次与“银行对账单”核对。其银行存款日记账余额与银行对账单余额之间如有差额,必须逐笔查明“未达账”原因进行处理改正,并于月终编制出银行存款余额调节表,使银行和公司的记录达到一致。
(六)公司必须严格遵守《支付结算办法》规定的结算纪律,不准出租出借公司银行账号,不准套取银行信用,保证结算业务正常进行。
(七)公司除开户银行外,在其他银行或金融机构开设的账户,应加强存款的管理,遵纪守法办理结算业务,原则上不允许在多家金融机构设立账户。
第二十条公司银行结算应以汇票、本票、支票为主体进行结算。公司要依据《中华人民共和国票据法》,加强对银行结算各种票据的管理,规范本公司财务人员票据使用的信用行为,保障票据活动中遵守纪律、行政法规,维护好社会主义市场的经济秩序。
第二十一条银行汇票管理。公司在使用和受理银行汇票时,应注意以下几点要求:
(一)公司在使用银行汇票时,必须确定收款对象,一律记名,应详细填写收款单位或个人姓名,无条件支付的承诺。出票日期,出票金额,出票人签章,严禁无记名银行汇票签发。
(二)公司签发出的银行汇票,必须遵循中国人民银行《支付结算办法》中付款期为自出票日起一个月的规定。
(三)公司在受理银行汇票时,应认真审查收款人或背书人是否为本公司;是否在付款期限内;日期、金额大小写等填写是否正确;印章是否清楚,有无压数机压印的金额;汇款人或背书人的证明或证件是否有误;背书人证件上的名称与其背书是否一致,票据记载事项有否更改,更改的其他事项是否由原记载人签章证明等,以免收受假汇票。
(四)公司对银行汇票必须妥善保管,严防丢失;如果遗失应立即通知兑付银行或签发银行请求挂失,并通知收、付款单位或个人,请其协助防范冒领。
第二十二条银行承兑汇票管理。公司在使用银行承兑汇票时,应注意以下几点要求:
(一)公司在办理承兑汇票时,必须与对方约定后,向银行申请办理承兑协议,办理银行承兑汇票。
(二)公司应于银行承兑汇票到期日,按协议足额交存签发承兑汇票的款额,不得拖延或少交。
(三)公司银行承兑汇票遗失或未使用注销,应备函说明原因,向承兑银行申请注销。
第二十三条银行本票管理。公司在使用银行本票时,应注意以下几点要求:
(一)公司在使用银行本票时,应填写“银行本票申请书”,同时将款项缴存办理银行本票的银行,并在银行本票上填明收款单位或个体经济户,无条件支付的承诺,确定的金额,出票日期,出票人签章,注明支付款项的内容。
(二)公司接受银行本票时,应注意审查收款或背书的名称是否相符;背书是否连续;本票是否在付款期内;签发的内容是否符合规定;印章是否清晰、有效;不定期本票是否有压数机压印的金额;审查无误后,在银行本票后面加盖本公司银行预留印鉴,连同进账单一并交银行办理结算。
(三)公司如签发定额本票,须按《支付结算办法》规定的面额,即一千元。、五千元。、一万元。,其提示付款日期,自出票日起最长不得超过两个月的规定。
(四)由于银行本票为见票即付,不予挂失,公司要严加保管,如有遗失,要追究当事人的责任,予以处罚。
第二十四条支票的管理。公司支票分为现金支票和转账支票两种。在使用支票时,应注意以下几点要求:
(一)公司签发支票,必须经领导和财务主管人员同意,一律记名,使用墨汁或碳素墨水填写,写明用途,加注限额,其大小金额和收款人不得更改,其他内容如有变动,必须加盖预留银行印鉴以资证明。
(二)公司签发支票必须在银行账户余额内按照规定签发。不得签发空头支票、远期支票;不得出租、出借支票或将支票转让给其他单位、个人使用;不得将支票交给销货单位代为签发。
(三)公司收到转账支票,经审核无误后,填制进账单一并送缴开户银行办理转账,未经收账,不能支用。
(四)公司已签发的现金支票遗失,应立即向开户银行申请挂失,并处罚当事人。
(五)公司已签发的转账支票遗失,由于银行不受理挂失,应向收款单位请求协助防范,并处罚当事人。如有损失,追究其经济赔偿责任。
(六)公司应建立支票登记簿,领用支票必须登记,使用后应及时清理,超过期限应及时核对和清查。
(七)支票的提示付款期限自出票日起10日内有效。
第二十五条汇兑的管理。公司采用汇兑结算方式分为信汇、电汇两种方式。由于使用范围较广,可以支付现金,在使用时,应注意以下几点要求:
(一)公司办理汇兑时,应向汇出银行填写信汇、电汇凭证,详细汇入地点、汇入银行名称、收款单位或个人名称、汇款用途等内容,不尽事宜,可在“备注”栏注明。
(二)办理信汇结算,公司可以附寄与汇款有关的必要单据,便于对方及时清算有关账款。
(三)公司办事人员在异地因某种情况急需现金时,公司财务部门在信汇、电汇凭证上必须按规定填明“现金”字样。
(四)公司要加强信汇、电汇结算的管理,汇入异地银行的款项,公司经办人员必须转入合作单位或个体工商户的存款账户,严禁转入储蓄账户和银行信用卡账户。
(五)公司因某种原因对汇出款项准备追回时,应备正式函件连同原信汇、电汇回单向汇出银行申请退回。
第二十六条托收承付结算管理。公司在采用托收承付结算方式时,应注意做到以下几点:
(一)公司必须订有进行交易或劳务所依据的经济合同,并交财务部门一份,便于验证托收承付是否合理,没有经济合同的,公司财务部门拒绝办理结算。
(二)公司要有货物确已发出证明(包括铁路、航运、公路等运输部门签发运单,运单副本和邮局包裹回执)或劳务结算证件和其他书面证明,并及时通知财务部门,以免发生先托收后发货的情况。
(三)公司财务部门在规定的承付期内,见到银行转来的凭证,应积极与经办部门或经办人联系,与合同规定复核,验明货物是否缺少,质量是否合格,及时掌握付款或拒付的理由,防止公司货币资金发生损失。
(四)公司财务部门在下列情况下,应在承付期内,及时向银行提出全部或部分拒绝付款。
1、没有签订购销合同或购销合同未订明托收承付结算方式的款项;
2、未经双方事先达成协议,收款人提前交货或因逾期交货,公司不再需要该项货物的款项。
3、未按合同规定的到货地址发货的款项。
4、代销、寄销、赊销商品的款项。
5、验单付款,发现所列货物的品种、规格、数量、价格与合同规定不符。
6、验货付款,经查验货物与合同规定或发货清单不符的款项。
7、货款已经支付或计算有错误的款项。
(五)托收承付结算分为验单付款和验货付款两种,前者承付期为三天,后者承付期为十天。
第二十七条公司在办理银行结算业务过程中,如发生经济纠纷,应按照下列原则妥善处理,保护公司的正当利益。
(一)公司接受的背书转让票据,遭到退票时,按《支付结算办法》规定,应及时向出票人、背书人和其他债务人行使追索权,避免公司遭受经济损失。
(二)银行和其他金融机构办理结算时出现工作差错,发生延误,影响了公司的资金使用,公司可向银行提出按存款利率计付赔偿金的要求。
(三)公司因银行和其他金融机构违反结算制度规定,发生有意延压、退票挪用,截留公司结算资金时,要查明情况向银行上级机关报告,并要求按结算资金额每天万分之三一五计付赔偿金,同时将情况向集团财务部报告。
(四)公司因邮电部门在传递银行结算凭证和拍发电报中,工作出差错,发生积压、丢失、错投、错拍、漏拍、重拍等,造成公司结算延误,致使出现经济损失,应向邮电部门提出赔偿的要求。
其他货币资金的管理
第二十八条其他货币资金是指公司除现金、银行存款以外的其他各种货币资金。具体内容包括外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、在途货币资金、信用证存款和保函押金等。
(一)外埠存款是公司到外地进行临时或零星采购时,汇入采购地银行开立采购专户的款项。公司在汇出款项时,须在汇款委托书上,加盖“采购资金”印章。该账户不准提取现金,一律转账,年终结清,不准留余额。
(二)银行汇票存款是公司为取得银行汇票,按照规定存入银行的款项。
(三)银行本票存款是公司为取得银行本票,按照规定存入银行的款项。
(四)在途货币资金是公司同业务往来单位所属单位之间和上下级之间的汇解款项,在月终时尚未到达的资金。
(五)信用证存款是指公司在进行涉外交易中,采用信用证结算方式为开具信用证而存入中国银行信用证保证金专户的款项。
(六)保函押金是为了从银行取得保函(投标保函、履约保函等)而向银行缴纳的一定数额的押金。
第二十九条公司对上述其他货币资金要分别设立专户存款台账进行管理。财务部门要定期指定专人进行清理,及时结账,年终一般不留存余额。
应收及预付款的管理
第三十条应收款项管理的内容是公司应该收取而尚未收到的各项款项,包括应收票据、应收账款和其他应收款等。
第三十一条应收款项具体要求:
(一)应收票据是公司用汇票结算方式时,因销售产品或提供劳务而收到的承兑汇票,公司应当按其账面价值计价。如公司应收票据在未到期前急需资金,可向开户银行申请贴现,其实际的款项低于应收票据面值差额,应计入财务费用。
(二)应收账款是公司对外销售产品、提供劳务等所形成的尚未收回的被购货单位、接受劳务单位所占有的本公司资金。公司应当控制应收账款的限额,缩短收回的时间。财务部门应及时、定期向公司负责人汇报情况,并在其支持下,采取有效措施,督促经办人积极催收,避免或减少公司资金被其他单位长期占用。
(三)其他应收账款包括应收的各项赔款、罚款、出租包装物租金以及向职工应收取的各种暂付款等。由于其他应收账款主要为员工个人和与公司主管业务没有直接关系的其他单位,财务部门应严加管理,每月组织结算、催收,防范资金不必要的损失。
第三十二条预付货款是公司购买材料、物资和接受劳务供应而预付给供货单位的货款。由于预付货款支出的款额一般较大,且需要一定时间才能产生收益。尤其在市场经济条件下,公司在支付货款时,应采取谨慎、稳健的原则,要全面了解对方公司的信誉和物资保证可靠程度,尽量开具承兑汇票,不直接汇款给对方,将风险减到最小限度。
公司领导及财务负责人要严格审批预付款支出,加强管理,防止损失。
第三十三条待摊费用是公司已经支出但应分期摊入当期和以后各期成本费用的各项费用。由于它是预付(或者支出)而尚未计入成本、费用支出,公司应当归入流动资产管理范围。
第三十四条应收款项及预付账款的风险防范和保护措施。由于应收款项及预付账款是公司为客户垫支的款项,存在着到期不能收回的风险,将使公司因资金不能及时收回,影响生产周转而发生损失。因此,公司应建立系统的日常管理工作,采用保护措施,避免和降低这种风险,应做到以下几个方面: