1.设备的原始档案
设备的原始档案包括：基本技术参数和设备价格；质量合格证明；使用安全说明书；出厂、安装、使用的日期等。
2.设备卡片及设备台账
设备卡片将所有设备按系统或部门、场所编号。一台设备有一张设备卡片，设备卡片上登记设备的编号、名称、规格型号、基本技术参数、设备价格、制造厂商、使用部门、安装场所、使用日期等。
按编号将设备卡片汇集进行统一登记，形成一本企业的设备台账，从而反映全部设备的基本情况，给设备管理工作提供方便。
3.设备技术登记簿
每台设备应建立一本设备技术登记簿，它是设备的档案资料。设备技术登记簿中有：设备概况、技术参数和条件、技术标准及图纸、设备运行状况、设备维护保养和检修情况、设备大修记录、设备事故记录、设备更新改造记录、设备报废记录等。
(二)设备资料管理的特点
1.动态性
由于设备资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节，都要进行及时性、经常性、完备性的动态注记。例如，设备数量的变化、结构和用途的改动、产权人的更替、使用人的变动等，需要及时、准确、全面地反映物业管理服务对象的变动状况。
2.基础性
设备资料管理是物业管理的基础工作，这是因为它是现代管理的基础和物业管理水平的标志。现代化管理需要以计算机为中心进行信息处理。信息是一种无形的资源，也是管理要素之一。物业档案资料管理是信息处理的基础性工作，它多数表现为人工方式的前处理，只有前处理工作做好了，计算机化的信息处理工作才有基础。
(三)智能物业设备档案的建立
智能物业设备档案指设备从移交验收并正式使用时起直至报废为止全过程各种资料的整理、汇集，是整个设备管理活动的原始记录，具有真实性、可靠性，综合反映了智能物业设备管理的成果，也是智能物业设备管理的依据和条件。管理者的管理模式、文化素养、技术水平、工作作风等都会在物业档案资料中反映出来。因此，它是物业管理公司的一项基础性工作，其管理的好与坏成为衡量物业管理水平高低的标志。
建立设备档案的目的是积累设备各种状态的基本资料，探索设备技术状况变化和零部件的磨损规律，改善设备维护和修理，研究和制定设备的改进措施。设备归档资料一般包括：
设备移交验收的技术资料和情况记录、历次设备检修及其检验情况记录、设备改装和革新的技术资料等。建立设备档案，可以为正确地开展设备管理和维修活动提供重要依据，同时也是反馈智能物业设备制造质量和管理质量信息的重要依据。因此，建筑物内的每一台主要设备，在正式移交使用后，都应建立设备档案资料。
设备档案的建立必须本着科学、严谨的态度，系统地对资料进行收集、整理，并进行科学分析，形成设备管理的基础材料供管理时使用。
1.设备档案管理的基本要求
对设备资料管理的基本要求有如下几个方面。
(1)保证档案资料的完整性、准确性、动态性、安全性
①完整性——对档案资料的整体性的要求，不能残缺、遗漏、空白、分散。
②准确性——档案资料确实可靠，不错不漏，保持其原始记录，这是档案资料的基本价值所在。
③动态性——档案资料必须具有动态性，是最新的客观记录。
④安全性——一是指保密上的安全，严格遵守借阅制度等；二是指保管上的安全，如“八防”：防火、防光、防潮、防灰、防盗、防虫、防鼠、防有害气体。
(2)建立目录使查询方便
所有的设备应分类分册建立目录，实行计算机化管理，便于查询，这样做一是存档方便，二是检索方便。
(3)按时存档，定期检查
每一设备管理活动结束，应及时存档，对各种档案资料应建立定时检查制度，检查其安全性，发现不安全因素，要及时整改，防止损坏或损失。
2.设备档案的建立
(1)资料收集
资料的收集是指收集与设备活动有直接关联的资料。如设备经过一次修理后，更换和修复的主要零部件的清单、修理后的精度与性能检查单等，对今后研究和评价设备的活动有实际价值，更要进行系统的收集。
设备档案资料的收集应抓住“六时”。
①物业接管时——此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿化、相关场地等设备基本情况的最佳时机。
②业主入伙时——此时是全面掌握业主或使用人基本情况和设备使用情况的最佳时机。
③信息维护时——通过上门访问与业主或使用人进行对话或沟通，核对已经建立及注记变动情况。
④接待投诉时——通过日常接待和处理投诉，掌握动态变化，修正原有记录。
⑤维修更新时——此时应将维修更新后的设备变动情况记录在案。
⑥检查评比时——此时应将已建立的设备档案资料进一步整理完善，以备查考。
(2)档案建立
资料的建立，指对收集的原始资料，要进行去粗取精、删繁就简地整理与分析，使进入档案的资料具有科学性与系统性，提高其可用价值。
①图——根据管理需要按标准绘制的各类图纸。
②档——在各类活动中形成的各类文字材料，是设备档案资料的主要成分。
③卡——根据管理工作的需要而制定的产业目录卡、设备保养卡、维修记录卡等。
④册——为了提高工作效率而建立的设备手册、使用手册、业户缴费手册等。
⑤表——根据管理工作需要设立的各类表格。
(3)分类归档
分类归档就是按照档案资料自身的规律进行科学的划分。一个有序的资料库是一个完整的树形图，从大到小，由纵到横，合理排序。
档案的分类方法有很多，通常有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、作者分类法、地区分类法、文件名称分类法等，一般单纯地采用一种方法是比较少见的，都是两种以上的方法结合使用。
(4)检索运用
资料的检索运用就是根据设备管理服务的需要对收集建立的各种档案资料在发挥其凭证作用和参考作用时，能及时地查阅或举证。只有充分使用，才能发挥设备档案的作用。
设备档案资料按单机整理存放在设备档案袋内，设备档案编号应与设备编号一致。设备档案袋由专人负责管理，存放在专用的设备档案柜内，按编号顺序排列，定期进行登记和入档工作。同时还应做到以下几点：
①明确设备档案的具体管理人员；
②按设备档案归档程序做好资料分类登记、整理、归档；
③未经设备档案管理人员同意，不得擅自抽动设备档案；
④制定设备档案的借阅办法。
(四)智能物业设备技术资料及管理信息的统计
设备档案资料具有动态性和基础性的特点，那么，作为一个物业管理企业如何管理好并且充分利用档案资料的记载性、数据性和完整性，为提高物业管理质量起到积极作用，是衡量物业管理企业管理水平的重要标准之一。
统计分析的运用是目前物业管理过程中最常见的一种方法。尤其是对动态事物的统计分析，有助于企业采取预防措施和改进方法。例如，智能物业中的设备设施管理，采用统计分析技术对设备设施的动态管理能达到良好的效果。
1.统计分析的作用
①提供表示事物特征的数据。
②比较两个事物之间的差异。
③分析影响事物变化的原因。
④分析两种特征之间的相互关系。
⑤作出抽样及改进方案。
⑥提供分布依据。
2.统计分析技术应用的优越性
①预测未来和推断总体质量水平。
②预防差错和缺陷的产生。
③对过程实施控制。
④多快好省地取得工作效果。
智能建筑中的设备设施是管理内容中的核心，智能化设备设施的运行好坏会影响整个物业运作的质量，并且设备管理是动态性很强的工作。从档案资料的收集、建立、统计分析直到检索运用等程序，统计分析是整个物业设备设施运行过程中提供动态数据和动态现状最为有效和实用的一种方法。
3.统计方法的应用
加强设备档案资料的管理，科学、有效地利用档案资料的信息资源，合理采用统计分析技术，是提高设备管理质量的基础工作。在统计分析技术的应用上，应注意以下两点。
(1)重视基础条件
任何事物的应用都有一定的条件，统计分析技术的应用也不例外，要想发挥其作用，就必须具备一定的基础条件。过去，人们对这些基础条件重视不够，或者不会很好地享用档案资料的信息资源，把统计分析技术看成：不论条件如何，在任何情况下都管用的“灵丹妙药”；或者不论基础条件如何，强制应用某种统计分析技术，这些都是由于不了解统计分析技术的应用条件所致。
统计分析技术应用的基础条件有以下4个方面。
①质量管理基础工作扎实，有健全的日常管理秩序，服务质量具有可追溯性。
②服务质量相对稳定，影响质量的因素已经标准化，过程质量处于受控状态。
③具备必要的技术和物质条件，示值准确的计量器具和先进的测试手段，以及现场记录的图表、数据。
④档案资料管理科学规范，检索运用准确可靠。
统计技术应用的实践，即使是尝试性的，也可为完善企业的管理提供有益的积累，同时也会对企业的标准化工作提出更具体的要求。所以，在采用统计分析技术时，既要积极实践，又要注意相关的基础工作的建设，使物业档案资料管理在质量体系中发挥出应有的作用。
(2)重视与专业技术和管理措施相结合
统计分析技术的主要作用，是能及时提供相对比较可靠的信息，但它并不能取代专业技术和管理措施本身。当统计分析数据和控制图提出异常信号时，它自身并不能判明异常的原因在何处，还必须依靠技术人员通过专业技术和管理状况的分析找出原因所在，采取对策。
因此，不应该为用统计分析技术而用统计分析技术，必须密切结合专业技术和管理措施。如果统计分析提供了异常信号，有关人员不予理睬，或不能依据专业技术和管理经验，提出合适的对策并加以实施，则统计分析技术应用所提供的信息就会白白浪费掉。
第二节智能建筑设备的前期管理
设备前期管理，是指设备从开始规划决策直到投入生产使用为止的阶段性管理工作。设备前期管理的优劣不仅影响设备的使用和维修，而且影响整个智能物业管理系统的实现。
一、设备前期管理的内容及意义
1.设备前期管理的内容
智能物业设备管理的主要特点是把设备一生视为一个系统进行全过程管理。设备前期管理涉及从规划到投产这一阶段的全部工作，是设备综合管理的重要内容。
设备前期管理又称为设备规划工程，是指从制订设备规划方案起到设备投产为止这一阶段全部活动的管理工作，包括设备的规划决策、外购设备的选型采购、设备的安装调试和设备使用的初期管理4个环节。其主要研究内容包括：设备规划方案的调研、制订、论证和决策；设备货源调查及市场情报的搜集、整理与分析；设备投资计划及费用预算的编制与实施程序的确定；外购设备的选型、订货及合同管理；设备的开箱检查、安装、调试运转、验收与投产使用，设备初期使用的分析，评价和信息反馈等。做好设备的前期管理工作，为设备投产后的使用、维修、更新改造等管理工作奠定了基础，创造了条件。
2.设备前期管理的意义
设备不仅是企业的物质技术基础，更是体现企业现代化水平的重要标志。随着社会的发展和科技的进步，设备的技术质量、性能均有了很大提高，对设备的管理也提出了更高的要求。但是，目前在我国企业设备前期管理这一重要环节，往往因为各种原因，做得不到位，造成新购设备不能满足企业生产需要，从而给企业造成严重影响。大量事实说明，我国在设备前期管理中的失误不断发生，投资从几十万元到几百万元，乃至几十亿元的配套设备项目，因为不能产生效益，给国家和企业造成巨大的浪费。
设备前期管理包括设备的规划、选型、采购、安装、调整、试运行、验收、使用初期管理，以及设备订货至验收全过程的合同管理等内容。设备质量的形成过程可分为可行性研究阶段、设计开发阶段、采购和制造阶段、安装和调试阶段及售后服务阶段。现在的设备管理主要集中在设备进入本企业后的后期使用管理，使用单位和设备管理部门对设备质量形成过程的前期管理反而参与极少，在为什么购进和购进什么样的设备方面没有多少发言权。某些在生产中必须停机或花费大量精力解决的设备故障问题，如果在设备选型、订购及安装环节中就考虑预防措施或解决办法，成本将大大低于运行后的改造成本。因此，设备前期管理正规化是迫切需要“立法”解决的问题。
重视设备前期管理体现了设备综合管理的一个主要特点——设备全过程管理，同时还具有以下几个重要意义。
①设备前期管理阶段决定了几乎全部寿命周期费用的90%，这直接影响到企业产品的成本和利润。
②设备前期管理阶段决定了企业装备的技术水平和系统功能的生产效率和产品质量，是后期管理的先天条件。
③设备前期管理阶段决定了设备的适用性、可靠性和维修性及设备效能的发挥和效益的提高。设备前期管理是设备一生管理中的重要环节，它决定着企业投资的成败，与企业经济效益密切相关，同时对提高设备技术水平和设备后期使用运行效果也具有重要意义。
设备的前期管理是技术性、经济性很强的工作，在实施前期管理工作时，应注意以下几个方面。
