俗话说：细节决定成败。细节对于提高办事效率的重要性，被太多的人忽视了，他们总是眼高手低，不善于从小事入手，以至于让自己每天所做的一切都是大而不实的空架子，最终碌碌无为。这种容易导致失败的人性弱点，是成功的大敌。
减少准备工作的时间艺术
缩短检索时间是高效率的关键
资料的收集与整理的时间为“准备动作的时间”——原为电脑用语，指的是接近目标对象的时间。这样的解释似乎有点令人一头雾水，再打个比方吧，譬如听CD的时候，从拿CD，放CD，找到你所喜欢的歌曲，到歌曲开始播放出来为止，这个过程就是所谓的“准备动作的时间”。从事需要脑力激荡的工作时，减少准备动作的时间是提高工作效率的重要关键。因为，省掉这些准备动作的时间，能够使工作尽早进入情况，能够更有时间动脑，想出更细密正确的对策解决问题。
一般人认为，不仅是律师工作，凡是需要脑力激荡的工作，好像都纯粹是需要动脑筋而已，大概没有什么动手的作业。其实不然，念英文的时候，动手翻字典查单字，这个翻阅动作就是access time。如果缩短这些查字典的时间，不就能写更多的翻译、做更丰富的英文作文了吗？因此，把字典置于伸手可得的地方，或者用一本语汇丰富而且查阅方便的字典，是相当重要的。为了提高工作或读书的效率，但愿各位都能把纯粹动脑筋的部分和单纯的手工作业部分彻底区分开来，养成工作系统化的习惯。
以下是一些成功的人士缩短准备动作的时间的心得。
书本一买来就把套子丢掉
要从十来卷的百科辞典中查到自己所需要的部分，的确要花上一些时间。况且字典的重量不轻，光是捧着都相当费力了，更何况要花力气把它从书架上拿进拿出，所以，落得无人翻阅利用，也实在是情有可原。如果能有“一个项目一张卡片”式的百科辞典是最理想不过的了。但这纯粹只是个理想，因为从它所包含的情报量来看，是绝对无法采用这样的编印方式的。
所以，既然百科辞典查阅不方便是无法改变的事实，那么只好尽量找出如何简化查阅过程、缩短查阅时间的方法了。有人费了不少心思找出下面的方法来，虽然不尽完美、但确也减少了许多的不方便。
首先，把书套丢掉，这样可以省去把书本从书套中取出来的动作。也许有人会担心没有书套容易弄脏书本，其实如果因为担心搞脏书本而不翻阅工具书的话，无疑是因噎废食了。
其次，辞典类书籍上架的时候，应把书背朝下放。取阅时，一从书架上取下来便可以立即打开，不需要再费劲地把书本翻转过来，如此又省了一项动作。但是把书背朝下放的话，就不晓得哪一本书是第几卷了，所以要在书腹的部分标上卷号。这样的话，即使在使用过后要放回书架，也方便许多。
再者，索引那一卷务必要放在最容易拿到的地方，因为查阅的时候一定是先找索引的。如果能依上述的方法去做，相信他也会经常有效地使用百科辞典。
“色别法”也是缩短准备时间的有效方法之一
活页式纸夹是一种十分便利的整理工具，海子从大学时代起就一直借助这项工具，他个人使用时更加上“色别法”，使它更能发挥效用。他事务所内的档案夹，都依照颜色分门别类处理，因为如果熟悉各颜色所分别代表的类别意义，那么即使站在大老远的地方，也可以一目了然地找到所需的项目，即省下许多找资料的时间。
色别法适用的范围相当广泛。办公室中，不仅档案夹，连电脑磁碟片也是用颜色来区别它的重要性。此外，读书时所画的傍线，也可以依颜色来区别它的重要性。画傍线时通常采用红、蓝、绿三种颜色，最醒目的红色是用来标明段落，重要的词汇或关键字用蓝色，而连接这些重要部分的文字，则以绿色表示，此外，解释定义的部分再用荧光笔标记出来，这是以视觉上最具安定感的绿色基调，以红色明显地标出重点的范围，一目了然。
经过这样处理的书，比起书店里的干干净净的书本，对书的所有者更具价值。只要一打开书本便能迅速地找到重点，节省许多准备动作的时间。最近某出版社出版了不少标上各种颜色傍线的参考书，方便读者阅读。但有人认为，书本还是用自己的一套方法，亲自处理过，才能真正成为自己的东西。
在页端标上代表各种重要程度的记号，以方便下次的阅读
前面一再提到，任何一本书都不需要从头到尾精读，只要将精髓部分彻底消化就可以了，其他不重要的部分略过也无所谓。我认为，当然可能的话，最好是每一本书都能够以条列重点的方式写成，方便读者阅读。
在收集资料时，如果是杂志上的资讯，可以直接将重要的部分剪下来存档。但如果是书本，可能就不方便任意的切割了，这种时候，不妨依其内容的重要程度，在该页的空白处标上“○”、“△”、“*”等记号，下次阅读时就可以省下许多的时间。而标记最恰当的地方，就属左右两边页端了。因为标在页端的话，即使在快速翻阅的时候也不致于遗漏。
律师所使用的专门书，分量通常都很多，有些，甚至从头到尾看一遍要花上八九个小时。像这种分量多得惊人的书籍，如果标有“○”、“△”、“*”等记号，大概就能在一个小时之内看完。而如果再加上彩色线，大概能再节省30分钟。花点小工夫就能节省日后的七八个小时，对于时间成本昂贵的现代人而言是相当重要的。
时间阅读多本书的时候，可以书签的颜色来划分重点
从现在开始，你就要养成同时阅读多本书的习惯，目的就是要充分活用零星时间以阅读更多的书。即如前面提到的海子从中学时代起，就非常珍惜每一分每一秒，古人视饭后碗中留饭粒为日常生活中最重要的规矩；他则视充分有效利用每一秒钟的零星时间为做人的美德。因此，就像前面提过的，他将起居室、卧房、厕所以及上下班的交通工具，都一一书房化。为的是让自己随时随地只要有空就可以看书。
如果你经常同时阅读多本书，所用书笺就应当成为你读书时的重要用具之一。书笺可以有三种颜色，茶色代表需要多次参照的地方；黑色代表重要的部分：红色代表读至中途，这个方法在节省准备时间上相当有效，因为它能帮助你迅速地进入情况。所以，哪怕只有一分钟的时间，也能够有效地投入阅读中。
把目录的前几页，或索引的后几页作上记号
为了方便检索，可以把每一本书目录前或索引后的那几页，都作上记号。所谓做记号，其实就是剪个可以达到识别效果的小凹痕。因为如果把这些有疑检索，又没什么重要性的部分全部去掉，恐怕会影响到整本书的装订。为了方便检索，又为了顾全整本书的完整，便采用了这个作上凹痕记号的方法。
一般书本的索引都是依据拼音顺序排列的，有时候一个词汇就得找上老半天。所以，摒弃以“行”为划分单位的方法，把它细分成以“音”为单位，在索引部分的页端上，记下该页所有的音。
至于目录的部分也是相当重要的。许多人都忽略目录的重要性，其实目录就是一本书的缩影，有些书甚至只要看过目录就可以过去了。所以，我们通常都可以把目录部分复印下来贴在书皮上，这样，即使不打开书本也能一目了然书中的内容。万一目录部分有好几页的话，可以缩小复印，或是截取重要的部分即可。
避免开会时间的浪费
开会前预先列出问题及其解决方案各三项
开会前要做好准备工作。例如，开会前应简单地条列出问题，并且针对每项问题分别做出至少三项的解决方法，以最精简的方式做出一份报告，于开会时分发给每一位与会人员。这样的会议一定能有效率地进行。
换句话说，提案者提出一些问题，而且针对问题拟定了苦干方案。由于个人能力有限，所以想请教于各位与会者，希望共同讨论、决定出一个可行的方法来，以这样一个有所本的方式进行开会讨论。
