这种方式的会议，大概都能在一个小时内结束，节省下来的两三个小时，可以用到更重要的工作上去。当然，主持会议的人前前后后一样要花两三个小时，但那至少只有他个人的时间花费，不会掠夺其他与会人员的时间，所以，就公司整体而言，时间成本是大幅节省了。也就是说，会议一开始，所有的与会人员便能立即切入问题的核心讨论。当然啦，这必须是在提案者本身已确实把握住问题点，并且做出具体的方案的大前提下才能如此顺利进行。
会议不见得一定得许多人坐下来讨论不可。与上司在走廊上简单地做出结论，不也是一种会议形态吗？有时候何不尝试这种站立的即席开会。它之所以迅速，是因为双方都是临时站定，所以一定会产生赶快解决问题的心理，也因此能更集中精神讨论出结果来。这种会议形态，在重视总体意见的企业界，恐怕不太容易被采用，不过近年来逐渐有被接受的倾向。有人认为，即席站立式的开会，能使头脑的运转更灵活、柔软，在提高效率的前提下是很值得采用的。
效率倍增的电话使用方法
电话应对术
一般的事务所里电话相当多。如何提高接听电话的效率呢？
某老板的经验是：他交待秘书，如果他讲电话的时候又有电话找他，务必请对方稍候，再以暗号通知他，并且等他的回复。他们之间的暗号是这样的，当秘书递给他传言便条的时候，如果他在便条上写“W”（wait的略写）的话，就是“请他等一下，我马上好”的意思。如果是“T（telephone的略写）7”，就是“7分钟以后我会回他电话”：而“A（again的略写）5”则代表“请他5分钟以后再打过来”。当然，一些推销员之类的电话，直接由秘书处理掉就可以了，不需要他接听。
有时候与一些喜欢聊天的客户通电话，讲完了正事以后就是无关紧要的家常话，而如果此时别的客户有要事联络，因为秘书的一句“讲话中”，就把电话回绝了，那么这可真是“因小失大”了。如果采用上述打暗号的方法，这些困扰就可以完全避免了，既不必担心错过任何电话，也可以安心地与客户说家常话，搞好人际关系。
不要只是“张先生来电”，“××公司的张先生来电”不是很清楚吗？
接电话时，应该说的第一句话是“××公司经理部”或是“××公司公关部”等等，让对方确定自己没有打错电话。
同样的道理，负责传达的人如果只说“张先生打来的电话”，一样是效率不彰。已有的资料显示，联络簿上姓“王”的人不下50名，光是“王先生”谁知道是哪一位？所以，不要忽略添上公司名称，“××公司的张先生”不是一清二楚，方便多了吗？
像这样的电话应对，应该在新进员工的训练课程中详细提醒才是。总之，在单位里可以把各种对象的电话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，而不必等到出了问题才一一解决、教导。这本电话应对手册中有应付各种电话的方法，以最令人头痛的推销员电话为例，当对方一开始：“恭喜您在10万人中幸运中选，我们很高兴为您推荐一项优秀的产品……”，在确定这是浪费别人宝贵时间的推销电话以后，你便可以单刀直入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不论是多么伶牙俐齿的推销员这种时候都只能回答：“是的是的。”然后，你便可以立即补上：“不用了，谢谢！”马上把电话结束，避免浪费时间。
另外对于对方打错电话的情形也应有详细的应对说明。许多人在知道是打错的电话以后，都会不高兴地说上一声：“你打错了。”就挂掉电话。但是这样的应对法，对方很有可能重蹈覆辙再打过来，徒增自己的麻烦而已。所以对于这种错误的电话，务必问清楚对方的号码是否正确，以防止对方不明就里地重蹈覆辙；其实这些都只是稍稍费心的小方法而已，但这些小技巧却能减少被电话占用的时间。
乱中有序为最佳
实质重于形式，一切以方便作用为原则
有些人的书房，尤其是书桌上，经常是乱得不忍目睹。但对他而言，往往那便是使用起来最顺手的状态，也就是最“秩序井然”的状态。
有些人认为读书的地方应该整齐清洁，有些人则认为何妨不拘小节。不论如何，以使用效率而言，我们认为没有意义的整理只有百害而无一利。不管别人看起来多乱，只要你自己用起来方便、顺手就可以了。
好比说书架上摆满了陈列得整齐美观的书籍，但仔细一看，里面不仅种类杂陈而主题纷杂，只具有视觉上的美感而毫无实用性可言。有些人喜欢拿书来装饰客厅，姑且不论它的好坏，但如果书本确实是以供人阅读为目的被使用的话，那么它所呈现出来的，应该是个杂然的混乱状态，而不是一尘不染的美观面貌才对吧。
同样大小的书本秩序井然地排列在一起，只能用金玉其外来形容。而那些尽管大小不一，看来杂乱无章，却随时可以准确地抽出所需书本的摆置，才是真有实用价值的。
与书架的道理相同，书桌的面应该也是要以实用性为前提来考虑才是。
必用的东西伸手可得，需要的文具，准确地知道放在何处。至于那些需要查阅的书本，为了节省时间与防止体力上的浪费，就让它摊开在桌上又何妨。如果桌上凌乱得阻碍了工作的进行，再尽快整理一下就可以了。
常用的东西最好都置于书桌的左侧
一般书桌上的秩序，是依下列这些原则构成的。首先第一个大前提是，书桌愈大愈好。虽然小书桌看起来玲珑可爱，但因为放不了几件东西，所以做不了什么事。其次是电话放在左侧桌面，因为，左手拿话筒右手还可以写字。而经常要使用的文具置于左侧抽屉，也是基于相同的理由。
此外，一个可以把已批阅和未批阅文件，备忘录，邮件等东西区分收藏的多段式文件盘，是绝对不可少的。便条纸一定要摆在桌上，如果手边没有笔和便条纸的话，电话的处理就会慢上好几拍了。
以上是安排桌面的几个原则，只要把握这些原则，方便自己做事。
调整工作环境
太暗或太亮都会影响工作效率
照明设备会直接影响工作效率。尽管脑筋再清晰，眼睛疲劳的话，效率也会减半的，从某种意义上来说，你对于工作场所的照明设备，应当不吝啬也不怕麻烦。出差投宿旅馆，你可以自行携带可伸缩的折叠式台灯来改善照明，因为旅馆或大饭店中的照明设备，设计时都是为阅读报纸或杂志设想。如果要长时间处理文件或读书，这样的光线是绝对太暗的，所以你应学会自备台灯。有了自备台灯即使是在旅馆的陌生房间内，也能和在自家的书房或办公室一样地集中精神做事。
其实不只是照明设备，目光所及的各种东西，都会直接或间接地影响到工作效率。就像前面提过的，为了激励自己有人制作了工作进度表，而在标明进度时，一定都以朱红表示。
虽然不是斗牛，但不可否认的是见到红色战斗力便油然而生。所以，画进度表也罢，读书时圈划重点或段落也罢，一般都应当采用可以感受到活力的红色或橘红色。但是，工作地点的墙壁却不宜漆太刺激的颜色，太晦暗也是不好的。最好是具有安定情绪的色调为最适宜。
工作性质与工作场所的配合
讲到工作与场所的关系时，必须考虑到配合的问题，因为工作内容的变更，场所也需要变动。比方说必须参照许多参考书籍的工作，就非得在参考书籍随手可得的地方不可。如果缺乏所需要的书本，不管你花多少时间，效率也是不高的。这个道理人人都懂，但是许多人却放着显而易懂的道理不顾，尽是无效率地工作。
不少作家喜欢将自己关在饭店或旅馆内写作，另外一些也经常选择在饭店里工作。应该说这是个好办法，把必要的资料带齐了到旅馆内工作，由于不受干扰，工作便能做得多而且快。
上下班的公共汽车上也是不易受打扰的工作场所
有些人在朝九晚五的上班生活中，大部分的通车时间都用来学习外文。早上时间一到，定时器就会启动收音机，把他叫醒。每天早上，海子就是在英语的广播教学声中起床，然后带着随身听出门，有关活用通勤时间的方法已在前面说明过，在此省略。
也许，你会认为在摇摇晃晃的公共汽车中，充其量只能做些听力的训练或是构思而已，其实车上也是很适合写稿的。如果你愿意尝试的话，将可以发现，克服在车上写字时的物理性障碍，并不如想象中的困难。甚至会觉得，比起在图书馆里小心翼翼深怕打扰他人的情形，在公共汽车上写字是要开放、自由得多，令人忽略了它的不方便。而且电车里也没有如办公室中被杂事中断的情形，所以一些在办公室里无法定下心来写的东西，你可以在乘车的时候完成。
