项目一 餐饮原料采购管理
案例导入
某饭店的一水产供货商，刚开始给饭店供货时，质量好，价格也低，也能为饭店着想。但随着时间的推移，该供应商与采购、验收人员的关系不断密切，同时和餐饮部的管理人员及厨师也相处得很好。因此，水产的质量随之下降，而价格则有所上涨。最后饭店只能以更换供货商而告终，但随之采购、验收、厨房对新的供货商开始进行诸多刁难。
（资料来源：邹益民.现代饭店餐饮管理.北京：中国财政经济出版社.2000）思考：（1）该案例中，饭店的采供体系存在何种缺陷？
（2）面对这一情况，你有何良策？
（3）从该案例中，我们可以得到什么启示？
为了保证菜肴的质量稳定，必须依靠：①一支技术过硬的厨师队伍。②原料的产地和质量始终如一。食品原料的质量好坏不是以价格的高低来定论的，而是以食品原料是否适用于某种菜肴的烹调，原料的适用度越高，其质量就越好。所以，食品原料的采购很讲究，一般采购员要虚心学习，认真听取使用者的建议，深入厨房观察和研究。另外，对采购员的职业道德和业务水平也有一定的要求。
一、原料采购目标与组织方式
1.原料采购的意义
餐饮原料是餐饮生产和服务的重要物质基础。菜单确定之后，为满足客人需求，所有菜单上的菜品生产所需的原料均需通过采购工作来完成。只有原料的质量好，才能保证为顾客提供优质的餐饮服务。原料采购的数量、质量和价格不合理，会使餐饮成本大大增加，会降低服务质量。
2.原料采购管理的目标
（1）明确质量标准，保证每种原料的质量符合一定的使用规格和标准。
（2）确定采购数量，保证为厨房等加工部门提供适当数量的食品原料。
（3）保证采购的价格和费用最为优惠，使食品原料成本处于最理想的状态。
（4）选择适当的供应商，保证原料不间断供应。
3.原料采购的组织方式
（1）酒店采购部负责所有餐饮物品的采购。这种采购方式的优点是采购制度比较严密，采购资金的管理也较规范。缺点是采购的周期较长，及时性较差。因此，餐饮部主管人员必须对食品原料的质量进行规范化，对采购运作时间予以明确规定，以保证供需的步调一致。
（2）酒店餐饮部负责所有餐饮物品的采购。这种采购方式由于原料采购由餐饮部自己管理，具有及时、灵活、原料质量可以得到保证等优点。但采购的数量、资金和成本控制都难以掌握。因此，餐饮部应订立相应的规章制度，严把质量和数量关，使采购环节的成本费用降到最低。
（3）酒店餐饮部负责鲜活物品的采购，采购部负责可储存物品的采购。这种采购方式比较灵活，其弊端就是多头采购，给管理、协调工作带来了许多麻烦。
食品原料的采购究竟采用何种方式为好，应该根据酒店的自身情况及所在地原料供应情况来决定。
另外，采购人员的素质高低是企业搞好采购工作的第二个前提（第一前提是“采购组织机制的确定”），国外一些小型饭店通常由业主或经理亲自兼任采购员，可见采购员的选择对餐饮成本控制也很重要。有的管理学家甚至认为，一个好的、理想的采购员可以为餐饮企业节约5％的餐饮成本。
4.采购员的选择
一个合格的采购员应符合以下条件：
（1）要有良好的职业道德，诚实可靠。
（2）以单位利益为重，原则性强。
（3）了解餐饮经营与生产情况。
（4）掌握较全面的食品原料的产品知识。
（5）了解食品原料的产品市场。
（6）熟悉财务制度和财务知识。
二、原料采购程序
实施采购首先应制定一个有效的工作程序，使从事采购的有关人员和管理人员都清楚应该怎样做、怎样沟通，以形成一个正常的工作流程，也可使管理者知道该怎样去控制和管理。
1.采购申请
餐饮部和仓库分别通过采购申请单向采购部门提出订货要求。餐饮部的订货品种是除仓储之外的食品，通常为新鲜食品；仓库订购的是各类需储存保管的食品，当库存量低于规定的数量时就要提出申购，补足必要的库存量。
2.组织采购
当采购部门接到订货申请后，通过正式的订购单手续向供应单位订货，同时给验收部门一份订购单，以备验收核对。
3.验收入库
到货后，将货交验收部门验收，验收合格的货物转送入库，鲜活原料通知厨房通过申领手续及时领取。
4.审核付款
验收部门将货票验签后，采购部门再交财务部门审核，然后向供应单位支付货款。
对于未达到或不符合规格质量要求以及超过正常损耗的物品，要及时与供应厂商交涉，要求索赔、退货或催运。
三、原料采购方法和种类
食品原料的采购方法很多，采用什么样的采购方法，应该根据餐饮业务经营的要求、采购任务、食品原料的种类及市场情况，选择最适宜的采购方法。常见的采购方法主要有以下几种。
1.询价采购
询价采购是最常见、最原始的一种采购方法。通过采购员深入市场，了解行情，逐个询价，根据原料价格和质量优劣情况，购买性价比低又刚能适用的原料。但需自行解决运输工具，承担运输中出现的风险。
2.比价采购
比价采购是采购人员将需要采购的某种食品原料通过询问几个供货商的报价，或提取样品，从中选取质优、价廉的货源作为采购对象的一种采购方法。因目前货源充足，供货商较多，所以大多数食品原料的采购均可采用这种方法。这种方法最适于一次性采购量大的食品原料。
3.招标采购
招标采购是现行采购常见的一种方法。这是一种由使用方提出品种、规格等要求，再由卖方投报价格，并择期公开当众开标，公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。此类型的采购具有自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想物料，并可杜绝徇私、防止弊端，不过手续较繁琐费时，不适用紧急采购与特殊规格的货品采购。
4.定点采购
定点采购是相对固定在一个或几个价格低、信誉好、品种多、供货足的供货商中采购的方法。这种方法多适用于购买烟酒、调料等，应防止假货，杜绝三无产品。
5.约定采购
约定采购是指采购人员根据厨房对某种原料的需要情况，按一定的时间间隔，要求供货商把原料送货上门。每次送的数量一般临时通知，每次送货不结算，一个月或一个季度结算一次。
6.托运采购
托运采购是将需要采购的食品原料与供货商以书面合同或口头形式订货的采购方法，又称为期货订购。这种采购方法适于采购的批量大、异地供货和规格复杂的食品原料，要求供货商一次或分批次供货。货到付款或先款后货均有。
7.联合采购
联合采购是指几个类型相似的餐饮企业为了降低进货的成本，对某些共同需要的原料凑成一大批数量，向供货单位进货，因为联合采购数量大，可以享受批发价或优惠价，从而可以降低成本。
8.无选择采购
无选择采购是在餐饮经营过程中，厨房有时急需某些品种的食品原料，在当地仅此一家有货供应。在这种情况下，不论供货商如何索价，只能采取无选择采购。采取这种采购方法，由于其采购成本会失去控制，有时食品原料的品质或规格难以保证，因此，只是在不得已的情况下才使用。如果采购人员频频使用无选择采购法，说明食品原料采购管理中存在着问题。
9.特殊性采购
采购员、管理员在市场调查、订货展览和采购过程中，发现在申购要求以外的时鲜货、奇缺货、紧俏货及新品种酌情采购的一种方法。这种方法能使厨师长及时了解市场信息，加速新菜品的开发。
另外，随着连锁饭店、连号集团饭店和饭店管理集团的出现，许多大型酒店都建立了自己的物流中心或原料配送部门，配送中心以批量采购的方式，降低采购原料，这样既能保证原料的统一质量、规格，又可以有效降低原料的成本。
四、供应商的选择
在众多供货商中，选择理想的供货商对于做好食品原料采购工作、全面完成采购的任务具有重要的意义。选择理想的供货商应着重注意以下几个问题。
（1）供应商所处的地理位置。近距离会缩短送货时间。很多餐饮企业采购员会选择从当地购买物品，因为他们认为这样可以建立信誉并改善社区关系。
（2）供货商的销售服务。销售服务包括食品原料的包装、运输工具、交货方式、交货地点、送货条件及市场信息的提供等。在采购食品原料时，应该权衡上述销售服务的情况，择优选择供货商。
（3）供货商供货能力和价格。在选择供货商时，应该优先选择中间环节少、供货能力强、能够持续供货和及时供货的供货商，尤其是可保证供应紧缺品种和高规格原料的供货商。在其他条件相同的情况下，供货价格又是决定采购的关键因素，因为它直接影响着厨房生产成本和餐饮经济效益。
（4）供应商员工对业务的熟悉程度。业务熟练的员工不仅了解自己的产品，而且能帮助客户懂得产品的最佳使用方法。
（5）供货商的资信。这是指食品原料供应商的经营资格和信誉度。采购部所要采购的食品原料特点决定着对供货商资信的要求。供货商具备法人资格和较高的信誉，可以提高采购工作的可靠性和稳定性，减少采购的风险。
五、原料采购质量控制
食品原料的质量是指食品原料是否适用。它是餐饮产品质量的保证。因此，要对原料质量进行控制。餐饮原料质量控制应首先制定食品原料的质量标准。通常是用采购规格书的形式，列出所需采购的食品原料的目录，规定各种食品原料的质量要求。下面对采购规格书进行简要介绍。
采购规格书是以书面的形式对餐饮部要采购的食品原料等规定具体的质量、规格等要求的采购书面标准。
1.采购规格书的格式与内容
2.采购规格书的作用
（1）有助于采购人员和管理人员明确食品原料的质量标准。
（2）有助于供货商为食品生产提供合格的原料。
（3）有助于验收人员搞好食品原料的验收和发放工作。
（4）便于采购工作的顺利进行，每次订货时，不用口头向供货商重复说明原料的质量要求。
（5）将采购书发给几个供货商，便于供货商投标；也使酒店有选择最优价格的机会。
（6）可以防止采购部门与原料部门之间可能产生的矛盾。
3.编写采购规格书要考虑的因素
（1）餐饮企业情况：不同类型的餐饮企业对原料的质量标准要求不一样。快餐店与普通餐馆、普通餐馆与豪华餐厅对原料的质量要求都不一样。
（2）设备情况：企业的设备设施情况影响食品原料需采购的品种和数量。如果餐厅没有足够的准备设备，就需要采购较多的经过加工后的产品。在采购书上就要详细写明要求。
（3）市场环境：从市场上可购买到哪些食品原料及企业需求与供应商之间的差距，是影响质量标准制定的重要因素。如果市场上原材料种类繁多，应有尽有，标准统一，对采购规格书的编写是有利的。此外，还要考虑交货时间和工具。
（4）菜单：企业要采购哪些食品原料是由菜单决定的。采购任何一种原料都必须是菜单中所需要的。根据菜单上菜肴的制作要求，在采购书中要写明对原料的采购要求。
六、原料采购数量控制
食品原料的采购数量直接影响着餐厅的供应情况和成本费用的高低。由于餐饮消费较难预测，食品原料容易变质，餐饮原料采购数量标准需要经常变化。
1.原料采购数量不当带来的问题
（1）采购数量过多带来的问题。
1）存货积压、占用资金，影响资金周转。
2）食品原料存放时间过长，会引起质量下降，甚至变质。
3）增加仓库和仓储成本。
4）增加盗窃机会。
（2）采购数量过少带来的问题。
1）库存中断，无法生产某些食品，从而引起顾客不满。
2）失去大批量采购所能得到的折扣。
3）紧急采购浪费人力财力。
4）影响销售数量，从而影响餐饮收入。
2.确定采购数量时应考虑的因素
（1）菜肴的销售数量。当菜肴销售数量增减时，这些菜肴生产所需的原料数量也要相应增减。
（2）仓储能力。企业的仓储设施情况和存储场地的大小会限制采购数量。如冷冻、冷藏空间过小，就不能采购过多的易腐败变质的原料。除湿能力不强，夏季就不能采购过多的干货。
（3）采购地点。如果采购地点较远，应该增加批量，减少批次，这样可以节省采购费用，防止意外的发货中断。
（4）市场供求关系。原料的市场供求状况会影响原材料的价格，从而影响菜肴的售价和销售量。如果预测某些食品原料会涨价，就可以多采购一些。
（5）食品原料的内在特点。易腐败的食品原料应减少采购批量，增加批次，否则容易导致变质浪费。不易变质的原料（如干货）可增加批量，节省采购费用。
3.采购数量的控制
从采购的角度出发，食品原料可分为鲜货类原料和干货类原料两种。它们的特点不同，对储存条件的要求也不相同，因此采购数量的控制方法也有差异。
（1）鲜货类食品原料采购数量的确定。这类食品原料容易腐败，不可久存。酒店应按照先消耗库存原料，再进货的原则进行采购。每次采购的数量可根据下列公式确定：
应采购数量＝需使用数量－现有数量
鲜货类食品原料采购程序：
1）确定现有数量。即现有库存量，这个数量可以通过实地盘存加以确定。
2）确定需使用数量。根据营业量预测和厨师长的经验确定。
