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第3章 管理与大学管理的基本理论(2)

(5)协调职能

协调就是围绕一个目标,对组织的各个环节和各个部门的活动进行统一安排和调度,使之相互配合、紧密衔接,减少矛盾和冲突,有效地实现组织目标。

协调分为横向协调和纵向协调、内部协调和外部协调。所谓纵向协调,是指上下级管理人员和职能部门之间活动的协调。所谓内部协调,是指在组织内部进行的协调活动;而外部协调,则是指本组织与其他组织之间的协调。

协调是管理的一项综合职能,在发挥决策、计划、组织、指挥和控制职能的过程中都存在着协调问题,只有良好的协调,才可能充分发挥其他各项管理职能的作用。

(6)控制职能

控制就是按照既定目标、计划和标准,对组织活动各方面的实际情况进行检查,发现偏差并采取措施予以纠正,以保证各项活动按原定计划进行,或根据客观情况的变化对计划进行适当的调整,使其更符合实际的组织活动过程。

控制与计划密不可分。计划是控制的前提,控制是实现计划的手段。有效的控制要求:预见性,即要在重大偏差出现之前便能尽早发现并制定对策;全面性,即以整体利益为重,局部控制目标要协调一致;及时性,即要通过建立完善的信息管理系统,加快信息的收集、分析和反馈。

(二)管理的作用和地位

1.管理的作用

管理活动具体表现在管理的各项职能中,管理通过其职能行为来发挥它的作用。管理的作用可归结为以下几点:

(1)管理可以维持组织的存在,扩大人类的能力范围

由于组织是由个人和部门构成的,而部门和个人又都有自身特殊的利益和目标,且个人的目标和组织的整体目标并非天然地一致,有时甚至相反,因而难免发生诸如个人利益和部门利益之间、个人和个人利益之间、部门利益与组织整体利益之间的冲突;利益和目标冲突必然导致行为冲突,如不进行有效的化解,冲突的结果将导致组织生存危机。管理就是将个人利益或部门利益与组织利益有机地结合起来,使个人和部门在实现组织目标的行动中同时实现自身的利益。

个人单独劳动的效果是十分有限的。随着社会的进步和发展,越来越多的劳动对象和领域(如高新技术、大型项目等)单靠个人的劳动需要很长时间才可能完成,而且相当多的根本就无法完成。管理就是由一个或多个人来协调其他人的活动,扩大人类的能力范围,从而取得个人单独劳动所不能取得的效果。

(2)管理可以提高组织的效率,使系统的产出倍增

所谓组织的效率是指组织活动达到组织目标的有效性。一般说来,组织具有不同于其各组成部分的独立目标,该目标实现的程度取决于组织内部的协调程度。管理就是通过种种手段和途径使组织内部各部门、各成员的行为协调起来,以最低的成本、最快的速度实现组织目标。任何组织都有自己的目标,而实现目标是要消耗一定的资源的。在当代社会中,以最少的资源投入获得最大的产出,是每一个组织都必须遵循的原则。也就是说,无论是经济组织还是非经济组织,都必须有成本费用观念,都必须讲求经济效益。决定一个组织经济效益大小和资源效率高低的首要条件是资源的最优配置和最优利用,其手段都是管理。

从某种意义上说,所有的组织都是一个投入——产出系统,其功能在于使各种投入要素(人力、物力、资金、信息)得以转换,以新的面貌产出。管理的重要作用在于科学地配置资源,科学地组织系统的转换过程,保证其产出大于投入,这就是管理的放大作用,也称为倍增作用。

(3)管理可以推动组织的发展,促进社会的进步

一项新技术、新发明的作用主要发挥在某一个点、某一条线或者某一个面上,或者使某一项操作的效率得以提高,或者使某个行业得到长足发展。而对管理来讲,即使在某一时点上,其作用的发挥就会达到一个特定的面。如果考虑到发展的过程,管理便具有立体的整体的推动作用。因为,管理首先是一种思想、观念和意识,如果它能被组织中多数人掌握。则每个人都可以在其所处的点或线上发挥作用,从而对整个组织产生推动作用。而管理的本质作用就是通过管理人员、政策、机制等来调动所有人的积极性,从而使每个处于某一点或线上的人都创造出更多的成果,推动组织与社会的全面进步和发展。

换言之,管理就是造势。通过管理,在组织内创造一种气氛、一种态势,使组织中的每一个体都为某种共同的目标而努力。当然,这种共同目标客观上应是组织目标和组织内个体目标的协调结果。管理的作用就是要通过管理者及其所制定的政策和所建立的机制,调动所有人的积极性来创造出一种气氛、态势。在这种态势下,组织的思想、观念和意识等可以较容易地为大多数人、甚至全部人所接受。这样,每个人(至少是大多数人)都可以在其所处的点或线上充分发挥作用,从而发挥对组织的整体推动作用。

2.管理的地位

德鲁克说,工商管理是20世纪成功的事实。它在自己的领域中取得了成效。它所取得的商品和服务是上世纪那一代人难以想象的。孔茨则认为,管理是一切组织的根本,是人类活动领域中最重要的。

(1)管理是一种“基础国力”

当今世界,有的国家很富有,有的国家却非常贫穷。尽管资源和其他方面的基础对一个国家的繁荣与否有很大的影响,但并不是决定性的。有的国家资源贫乏但很富有,而有的国家资源丰富却相当贫穷。事实上,一个国家是否繁荣取决于该国家生产率的状况,即该国是怎样有效地利用其人力、土地、机器、原材料和其他资源的。或者说,一个国家的发达与否取决于管理的效率。企业的情况也是这样,经理的能力差、效率低,该企业管理的效率必然也比较低,哪怕企业的设备多么精良、员工多么优秀。

我们可以看到许多国家、民族、企业或者家庭由强变弱、或者由弱变强的事例。其原因归根到底,很大程度是管理水平的高低。

事实上,在讨论人类社会赖以发展的资源及其发展活动的组织时,无法脱离管理。尽管好的管理并不直接创造自然资源,但它可以有效利用自然资源。对于技术、信息等资源的利用也是如此。管理是人力和技术资源中的重要组成部分。好的管理可以丰富这些资源的有效利用,使人类社会经济活动更有成效。

管理不仅是一种基础国力,而且是一种投资小、收效大、有时还是见效最快的国力。各级管理者从工作中可以深刻体会到这一点,因此应该充分重视这一基础国力的提高。所以,无论是一个国家还是一个企业,若要谋求发展,都必须在管理上狠下工夫。这在当代中国,尤其具有现实意义。

(2)管理是“摸得着的手”

在市场经济中,人们的行为以及整个社会的生产和消费通过“看不见的手”来引导和协调。当市场机制失灵时,人们提出让政府伸出“看得见的手”进行干预。但是由于诸多原因,“看得见的手”同样也会失灵,甚至有人认为“看得见的手”失灵的后果更严重,所以不如没有它。但绝大部分人还是认为“看得见的手”对经济和社会发展功不可没。从经济学的论述中我们应该对此有所认识。

事实上,在现实经济和社会活动中,除了上述两只分别在“背后”和在“空中”的手之外,还需要一只实实在在的、“摸得着的手”来具体操作。经济学更多关注的是前两只手,管理研究则重在探讨这只“摸得着的手”如何运作。“看不见的手”研究的是一般规律和普遍现象,“看得见的手”是想按照自己的意愿引导市场和人们的行为。但现实正是由普遍后边的特殊来体现其色彩的,“上有政策下有对策”才是活生生的事实。规律、政策无疑对现实复杂活动的管理有指导意义,但具体的管理操作则更具有其复杂特性。所以,“摸得着的手”更注重经济社会活动的现实性和问题的特殊性,它更关心每个经济社会活动主体在每一天里的活动。这只手在各个层次、各个方面不停地具体运作着。从某种意义上讲,“摸得着的手”可以减少“看不见的手”和“看得见的手”失灵所造成的问题,或在一定程度上弥补这两只手的不足。

要使得对越来越多的复杂的社会经济活动的管理更为有效,“看不见的手”和“看得见的手”联合行动是必由之路。实际上三者之间的关系本身就是相互补充和完善的。这也启示我们应该多角度地审视所面临的问题,从而找到更全面、更透彻和更综合的解决问题的可行方案。

(三)管理研究的对象和境界

1.管理研究的对象

管理研究是一种应用导向型的研究,既有一定的理论特性,又有很强的实践性和操作性。管理研究的内容主要包括:管理的思想、意识和观念,管理的理论、方法和技术,管理的应用、分析和实践。

管理问题有宏观和微观之分,所以管理研究也可分为宏观管理研究和微观管理研究。其中,微观管理研究主要探讨那些直接涉及个体行为的社会经济活动的组织和操作问题;宏观管理研究主要探讨那些涉及总体行为的社会经济活动的组织和操作问题。

人类社会经济活动就是利用可支配的有形和无形资源,将其转化为尽可能大的使用价值以满足人们的需要。经济学主要探讨资源如何配置(包括按比例分配社会劳动)于各种使用价值(今天和明天需求)的生产问题,而管理学则主要研究用较少的资源(投入)创造尽可能多的使用价值(产出)的问题。所以,从广义上讲,管理是研究社会活动组织和操作问题。

按照系统论的观点,整个人类社会可分为物理系统、事理系统和人理系统。物理系统指宇宙万物组成的自然系统和经过人类干预后形成的物质系统,它是有形的。事理系统是指人类在物理系统的基础上从事社会、经济、政治、军事、科技等活动所形成的关系和活动机理系统。近年,有的学者提出的所谓人理系统,是指在物理系统和事理系统中活动的人的动机、心理和行为系统。

研究物理系统是探讨自然规律,研究事理系统是探讨人类活动和处事的规律,而研究人理系统则探讨的是人的行为规律。管理研究是在充分利用物理系统规律以及其他学科对事理系统和人理系统研究结果的基础上,从管理的角度探讨事理系统和人理系统的规律以及三个系统综合运行的组织和控制问题。

2.管理研究方法

从管理研究的对象可以推知,管理研究的两个基本出发点是:

(1)问题导向

无论是理论研究还是针对某种现象研究一种管理技术或者研究解决某个具体的管理问题,管理研究必须面对实际现象和问题。所以,与其他实践性较强的学科一样,管理研究必须坚持问题导向,即“从问题中来到问题中去”。

问题导向型研究思路的基本内容是:

①一类管理现象→是否已得到很好的认识或得到某种理论的准确描述→若是,则A;若否,则B。其中A:利用已有认识或理论处理面对的管理现象;B:若已存在一定的认识或理论,则修改或完善之,使其能够较好地处理面临的管理现象;否则建立新理论描述之,即利用新完善的或创造的理论解释和处理管理现象。

②某种管理问题→有无现成的管理理论、方法、技术可用→若有,则A;若否,则B。其中A:现成的理论、方法、技术能够较好地解决面临问题吗?能,解决;否,修改后能否有效解决?能,解决之;B:根据问题创造新的理论、方法、技术,并利用这些理论、方法和技术解决问题。

这种研究思路具有很强的针对性。当没有合适的理论、方法、技术时,已有的研究成果可以启发我们,而所面临的现象或问题本身也有助于激发创造性思维。

(2)环境依赖

由于管理问题有很强的环境依赖性,同样的问题在不同的环境下解决的方法也可能不同。所以,管理研究不能脱离研究对象所处的环境而就问题论问题。否则,所得到的理论、方法、技术将难以有效地解决实际问题。例如日本的“准时化生产”在中国就难以有效实施,其主要原因在于中国企业现在还做不到严格地按合同准时、保质、保量地交货。这与我国企业的文化和管理作风有很大关系。现在不行并不等于永远不行,因为环境也在变化。所以,管理研究必须紧紧地将问题与所处的环境结合起来。

3.管理研究的境界

问题导向和环境依赖性决定了管理研究的最高境界是寻求在特定环境下最满意地解决问题。现实中,人们常常感觉从整体上笼统地评价一个国家的管理水平比较容易,而评价某种具体的管理技术或管理理论的水平却很难。人们用于评价自然科学或技术科学研究成果的标准比较容易确定并取得一致。但对管理研究水平的评价就会变得很复杂。如果在一个国家获得成功的管理技术在其他国家无法适用,尽管是国际上“独一份”,也可以认为达到了国际领先水平,但却没多大意义。所以,管理研究的特性决定了在不具备可比性的情况下追求“领先”是没有意义的。而追求在特定环境下最满意地解决实际问题才是管理研究的最高境界。

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