秘书应协助需要印制名片的同事统一对外联络印制名片。秘书收下对方的名片样张，应问清对方需要的时间，能够集中印制的一起提交印刷单位，同时秘书应负责校对和按时将成品送交需求者。
4．协助组织入口处的出勤登记或打卡工作
这要求秘书应提前到岗，并坚守岗位。
5．按照组织要求，保证接待岗位上班时间都要有人
例如有的单位要求午餐时间秘书要倒班用餐，以保证电话接应和对访客的接待。不同的组织根据自己的经营情况，还会有其他一些事务工作交给秘书处理，秘书对所有上司交办的工作都要认真对待，把它列为自己的职责，有效完成。
（二）相关知识
秘书要明确自己的职责中应该协助他人做一些简单的事务性工作，这些工作看来简单，但能处理适宜，不耽误时间，让他人满意，是需要秘书在实践中总结提高的。
1．简单的事务性工作仍很重要，不能掉以轻心
秘书每天做的许多事务性工作看来简单，但马马虎虎、不认真对待，将会造成大问题。例如，预订会议室工作没有认真对待，同一时间，两个不同会议的人都进了会议室，将对企业的时效带来很大的影响。
2．掌握协调工作的基本原则
在做预订工作时，如果出现双方或多方在时间要求上的矛盾，协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作或事情；通过协调力求也安排好那些次要的、非紧急的、难度小的或较方便的工作。
三、传真
传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网传递的一种文书。它的特点是真实，即传送的是文书原件的真迹；二是便捷，即操作便当，传递迅速；三是可靠，即所传递的是图像信息，不会出现文字的改动和错漏。
一般情况下，一份传真首页，标题通常是“公司名称+文种”。正文的首部写明收件人姓名、收件人单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求选项等。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司的传真信纸是统一印制的，在传真信纸的上方或下方印有公司名称、地址及公司的标志图案。
宏达公司传真
收件人：钟苗
单位：宇宙运输公司
抄送：
传真号：（020）234567
发件人：王东
日期：2004／3／1
传真号：（010）654321
页数：共1页宏达公司传真
主题：联系仓储运输
紧急：请审阅口请批示口请答复口请传阅
宇宙运输公司：
我公司现有2吨救援物资急需运往广西灾区，请贵公司速与我联系有关仓储运输事宜。
宏达公司（公章）
二OO四年三月一日
四、备忘录
备忘录是备忘录通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体内部之间的交流。在英文中“备忘录”通常缩写为memo。其特点一是形式灵活多样，它一般装订成薄册，或放置案头，或随身携带；二是写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒、备忘的作用即可。至于那些属于外交或经济法规类文书的备忘录，本书不作研究。
在备忘录中不需要签名或表示敬意的结束语。
可以参照如下例文：
备忘录
发给：王梦——秘书
发自：陈林——行政部经理
日期：2004年4月12日
内容：总经理来沪行程安排：
总经理将于2004年4月15日星期三到达上海，并将于4月18日下午离开返回广州。希望你安排一下总经理在上海期间的行程，并经我确认后发到广州办公室。
五、特殊信函
（一）邀请信
邀请信是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀上级领导、协作单位和有关人士参加所用的信函。邀请信与请柬有相似之处，但使用比请柬更广泛，信息容量更大，而且，邀请信多用于集体，一些重大的商业活动经常以邀请信形式邀请社会人士参加。
寄发邀请信，如果是参观或举办文艺活动，应附上入场券；如果是宴请，则应写明“敬请斟酌”字样，并且注明何处、宴请时间、席次号。如果需要乘车抵达，还应该交待乘车路线。还应该写明活动安排的细节，让对方知道参加活动的成员。如果收到邀请信的回执，不论是否接受，都必须及时答复，否则是失礼的行为。
邀请信内容要诚恳，用语要礼貌、简约、典雅。一些大型的、隆重的活动，开门见山交代事情即可，但如果是比较悠闲之事，如邀请游山玩水，若适当融人情感，效果更佳。
（二）感谢信
感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助、支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函。这种信函的写作者一般是受助者本身或受助一方的代表，写信的目的在于表示不忘对方的关爱和帮助，肯定对方的事迹和风格，表达自己的感激和谢意。感谢信有感谢和表扬双重意思。
感谢信特点：
1．真实性。主要体现在两方面，一是感谢的对象要真实；二是叙述的事情要真实，如事情发生的时间、地点、经过和结果及有什么影响等如实叙述清楚，使对方能够回忆得起来，组织上也能具体了解是什么人。要尽量避免在感谢信中夸大或缩小事实。语言叙述要精炼、简洁，不要陷于细节的详细描述而不能自拔。
2．感召性。感谢信中充满了热情洋溢的感激之情，并适当地加以议论和评价，可使被感谢的一方受到鼓舞和鞭策，感谢一方从中也受到教育和激励，对其他人也有一定的感染力和号召力。
3．恰当性。表示感谢要符合双方的身份，如年龄、性别、境遇等。特别是要根据对方的具体情况表示谢意。感情要真挚、朴素，表达谢意的行动要符合实际，切实可行。
（三）贺信（电）
贺信（电）是表示祝贺、赞颂的函电，一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出卓越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国际、国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。贺信（电）的篇幅一般比较简短，感情充沛，文字明快。
贺信（电）主要分为上级给下级单位或所属职工、群众发出的贺信；同级单位之间的贺信；下级单位、职工给领导机关的贺信；对重要领导人、科学家、艺术家寿辰的贺信等。
贺信的特点：
祝贺性。贺信（电）的使用目的单一，主要体现在“贺”字上，祝贺者通过这种形式表达对他人的祝贺和赞颂，有时还用来慰问和表扬。重要的贺信对广大群众有很大的激励和教育作用。这种由衷的祝愿还可以增进了解、加深友谊、促进团结合作。
真挚性。贺信（电）是通过书信的投递和电文的拍发达到祝贺目的，庆贺者无法当面宣读，而由受贺者收后阅读，这就要求语言热烈真挚，充满感情色彩，给人以鼓舞力量，又要做到篇幅短小，内容实事求是，评价恰如其分。
雅丽、扼要。贺信措辞须由衷、雅丽、扼要。要符合喜庆、吉利的气氛。也可适当地引经据典，套用成语。
（四）慰问信
慰问信是机关、团体或个人为了向对方表示关切致意，慰勉问候而写的信。常用于对付出艰辛劳动、取得成绩者的慰问鼓励，或对遭受不幸的人的同情、安慰。
写慰问信要注意以下几点：
第一，对做出贡献的人表示慰问的信，要概括对方的事迹、品德，表示向其学习的愿望。
第二，对遭遇不幸的人的慰问信，感情要真挚，内容除对对方的不幸表示震惊同情外，还可用关切的语言询问情况，表示慰问、鼓励。
（五）介绍信
介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、政治面貌、接洽事项等情况的一种专用书信。它是各机关、团体必备的具有介绍、证明作用的书信。持有介绍信的人，可以凭借此信与有关单位或个人联系，商洽某些事项。从介绍信里，可以了解来者的身份，如是何人、何职、办何事、有何具体希望和要求等等。所以，介绍信不仅有联系工作的作用，而且起到了证明身份的作用。
各单位应根据自己的业务情况，备有专用的介绍信，以便随时应用。
1．写介绍信应注意以下几点
应写明收信单位的名称。
写明被介绍者的姓名、人数、身份、职务等，不得冒名顶替。
接洽和联系事项要写得简明扼要，不写无关内容。
要经过领导过目或在存根上签字，以表示慎重负责。
重要的介绍信要有存根或底稿，存根或底稿的内容要同介绍信正文完全一致，并由开具介绍信的人认真核对。存根或底稿要留存，以备查考。公章要盖在骑缝线上。
书写工整，不得任意涂改。如有涂改，涂改处必须加盖公章，否则，对方可以不予接待。
2．介绍信的主要种类
普通介绍信、印刷介绍信、带存根介绍信。
普通介绍信是用一般的公文纸书写的；
印刷介绍信是印刷而成的，不留存根，随时填写的一种；
带存根的介绍信是印刷而成，分两联，一联是存根，一联是介绍信正本。两联间有骑缝，并按类别、号码、排列使用。
（六）证明信
证明信是以机关、团体、个人的名义证明某人身份、经历或某件事物的真实情况书信。证明信的内容应该绝对真实、可靠。有的证明信有长久的证明作用，可以归档。
证明信有三类：
最常见的是，以组织的名义发的证明信。这种证明信主要是证明曾在或正在本单位工作的职工的身世、经历或与本单位有关的事件。它的材料来自于档案，有的来自于调查研究。
如果是以个人名义写的，应由单位对写证明的人做出评价、签署意见，并加盖公章。而且写证明的人应对所写之人、事负责，写时应认真严肃，仔细回忆，不得有丝毫差错。
随身携带的证明信是因为工作的需要，被证明者随身携带的。它具有证件的作用，以保证被证明者的工作、生活、旅行等的正常进行。这种证明信的写法与前两种一样，不过，在结尾要注明有效时间，过期失效。
写证明信应注意的礼节要求：
1．证明信有时是作为结论根据的，因此，写证明信的时候，态度要严肃认真、实事求是。对被证明的人或事情要有十分清楚的了解，如实证明。
2．语言运用要十分肯定、准确，不得有半点的夸张；要果断明白，不能模棱两可。不能用铅笔、红色笔书写。如有涂改，必须在涂改处加盖公章。
3．任何类型的证明信都需要加盖公章。要留存根，以备查考。
