在使用由程序自动进行格式转换的软件编目时，编目员在编目界面上，一边依照设计好的要求逐项填写著录项目，那么同界面的另一边就由计算机在逐行“书写”卡片格式的著录内容，而计算机程序的编目数据库里，却同时按机读格式在“书写”记录。如果编目员要看看所编书目的机读格式是何“面目”，或想校验数据，只要按一个键，就能如愿以偿。由于编目数据库是机读格式，所以联机编目，网上交换编目数据，就不存在编目格式上的障碍了。这种方法，既能适应当前我国中小学图书馆工作人员的编目现状，又能使编目数据实现真正的MARC格式。当然，不管何格式，都有一个著录的详简级次问题。在计算机编目依卡片格式著录时，中小学馆最好要以基本节次为主，再根据本馆情况，多著录一些选择项目。这样转换成MARC格式后字段信息就较为齐全，数据的利用价值就高。待到将来联机编目或从商业数据中心购买编目数据时，本馆就有了与它们平等交换或抵冲编目数据的本钱。但我们在这里要提醒即将购买图书馆软件的中小学图书馆同行注意，少数图书馆管理软件中的MARC格式，只能接收别人MARC数据并显示出MARC格式，而该软件的数据库内书目的存储方式，却不是标准的MARC格式。主要是字段缺失和错位，若拷到真正的MARC格式里，根本就无法使用。业内同行称之为“伪MARC”。检验的办法是：找二本题名复杂，责任方式和责任者多以及有丛编名和子目的书，现场在其推销的软件上录入，拷到软盘上，然后到附近用MARC编目的高校或公共图书馆的微机上调用一下，一试便可知真假。
二、计算机编目的文字和标点的使用规范
关于这个问题，极少有人在媒体上提出过，而且也宜被软件开发商和图书馆同志疏忽。著者经过多年的实践和对全国二十多种图书馆软件用户的调查发现。如果编目时没有一定的规范，那么就会使数据使用的成功率大打折扣。例如《’98国际风云录》前的“’”应用全角。
编目时如用半角，而图书馆工作人员和读者在用题名查这本书时用的是全角，那么就不可能检索到这本书。又如《抓住机遇迎接挑战》这本书的题名按中国人排字的习惯，在8个字当中空一个汉字的位置。如对这本书名进行计算机录入，就要空2个半角的空格，如果空一个或不空，查检时就查不到。反之，编目时按要求空了，读者查检时不了解这一规范，连续输入8个字，那么，也是不可能用题名查到这本书的。这是因为，计算机只会机械地判断2个8位二进制的字节为一个汉字。而题名中留下的一个汉字位置的空格在计算机看来，它是实实在在的2个字节。因为当初西方人编制计算机操作系统的文字字符集时，把西文字母和阿拉伯数字编为单字符。后来由于汉字结构特殊，只得仓促将2个单字符合成一个汉字。从最初的DOS到目前的Windows98，所有的中文操作系统中的汉字都是由2个单字符组成的。
现今，Windows2000已推出了XP，即有中、日、韩、俄文字的双字符集的Unicode。基本上解决了全角和半角的问题。今后凡装上这套操作系统的软件就不必考虑半角全角的问题了。而且绝大多数的繁体字都基本齐备。但迄今为止已编好的数量庞大的书目数据，还是存在着上述问题的。要共享前人的书目数据，就要在软件中设计与新的字符集文字的转换软件，方能自然衔接。
我们认为，在目前情况下，至少一个学校、一个馆，或是一个编目数据资源共享协作网的成员馆之间，除著录细则外，还要对编目的文字、标点的录入和查检，形成一个规范。如中国高等教育文献保障系统（calis）的60多所高校，有一个《CALLS联机编目中文图书著录细则》其中就有相关的文字标点符号录入的具体细则。对中小学图书馆来说，在参考现有的高校或公共馆的现成规范外，对一些尚未形成文字规范的，还应尽量考虑操作的简便和人们使用汉字的习惯，制定出暂行细则，经过一段时间试行后，大家约定俗成，就会成为一种规范。如北京大多数高校馆编目时的一些约定，经一些学校实践后，认为比较符合实际情况。在中文图书编目时。除必须用全角输入的字符外，一般汉字在半角状态下著录。不同文字和阿拉伯数字混用时，数字和中文、英文及中文之间无论谁先谁后，中间均不空格。如《90年代菜谱》；《WPS七日通》英文与阿拉伯数字无论谁先谁后，一般应空半角一格，如《Word 2000即学即用》，《Word 6.0 for windows简明手册》。但英文与数字的某些固定形式除外，如《C401S型剑杆织机》，《C51编译器指导》，《3DS MAX动画制作精选》。在著录正题名时所有标点符号、数字、汉语拼音及外文字母依原书照录，阿拉伯数字、外文字母用半角，标点符号除“＋”、“”用半角外，其余用全角。但题名中的起止符号和破折号均用半角的减号“－”，遇有“～”也一律改成半角的减号。对于双引号，单引号则需应用区位中的[0116，0117］，[0114，0115］或用软键盘来录入。起语法作用的空格保留，一般空两格（半角）。
正题名中有无法录入的符号，可用其它相应的符号或文字代替，置于“[］”内，并在附注项中作适当说明。如爱[］，附注项中说明：“心”原题为一个桃形图案。对题名中的数学公式，应用文字说明，如22通常著录为[2的平方］，著录为[2的开方］。
中文图书编目时必须用规范的简化汉字，特别是我国解放后出版的图书，即便原来是繁体字的，也应用简化字编目。对于民国和民国以前以及港、澳、台出版的图书。如有需要，可用繁体字录入。如有些百年老校，侨资学校、港、澳、台及海外友人捐资捐书的学校等。在录入中计算机无法输入的汉字或符号，应尽量用《金山词霸》、GBK字库或全拼等方法将其录入。如“卐”字，就可以用拼音“wan”来调出。无法录入的汉字或符号，必须用（区位0194或软键盘中的特殊符号）来代替，并在附注项中简要描述该字的组成结构，约定符号“-”为减去，“→”（区位0190或软键盘中的特殊符号）为更换部件。实在难以描述的字可以不作说明。
1.左右结构的字，如“=[示韦］”
2.上下结构的字，如“=[日（上）文］”
3.较难描述的字，如“=[掏-扌］”，“=[徵（彳→氵）］”
4.既有上下结构，又有左右结构，先上下、后左右，如“=[山（上）、而，页（右）］”
三、题名责任者项著录中的问题（信息来源次序：书名页、版权页、封面、书脊、序言、后记）
（一）正题名
题名前冠有数字表示年代时，如能判断是连续出版物，年代作分辑号处理，否则按原题照录。如《1998年中国经济展望》，每年都有中国经济展望，题名应为中国经济展望，1998为分辑号。如为《’98国际风云录》，不是连续出版物，则照录。但像《中国近代史：1840-1949》这样一类书，年代应作为副题名来著录。
冠在题名前的“钦定”，“新编”等词语，按原题照录。
当有几本书的正题名、出版社、页数等重要项目都一样，但又没有明显的分辑号或分辑名作区别，实际内容也不一样时，通常每本书都有几个故事或小说合订而成，如《好故事精选》，应在附注项中著录：“本书含小镜子的秘密；山谷的回声等故事”。注意在说明时，应按目录上所列题名先后著录。
（二）副题名
有对图书的内容范围、体裁、用途、读者对象等加说明文字则作于副题名来著录。例：《邓小平文选：1975-1982》（说明图书的时间范围）；《红楼梦：少年版》（说明读者对象）；《发光的人：科学幻想小说》（说明图书作品的体裁）；节本、改写本、缩写本、校点本、初级本等（说明著作特点）
其他如“拼音读物”、“英汉对照读物”、“化学专业用”等短语类说明，也入副题名。但“中等学校教学用书”，“限国内发行”，“据××版本译出”等说明应入附注项。
多个副题名之间为半角“，”；宣传广告性文字入附注，不作为副题名，如“本书将使您受益终生”。
书名页上无副题名，但封面上有的，封面上的副题名也应著录于副题名位置。
（三）交替题名
交替题名如有“原名”、“一名”、“又名”、“亦名”等按原题照录，如有2个以上交替题名，第一个著录于正题名，其他题名在附注项中说明。
（四）并列题名
出现在书名页上的不同语种的文字应著录在并列题名项，首字母及专有名词大写，其它小写。如“China”的“C”必须大写。版权页或其他地方出现的不同语种文字，著录于附注项。
若副题名也有并列题名，与正题名的并列题名一并著录于并列题名，中间用“，”隔开（按外文著录规则前后空一格），例：《生死攸关的选择：21世纪的社会主义》，其并列题名应著录为“To be or not to be：socialism in the 21th century”。
（五）合订题名
同一作者的合订题名，只需著录题名；不同作者的合订图书，需著录题名和责任者；3个或3个以上的合订题名，只著录第一个，其余在附注项说明。说明同一作者合订图书的行文格式为：合订题名1；合订题名2合订。附注中不同作者合订图书的行文格式为：本书由合订题名1/合订责任者1·合订题名2/合订责任者2合订。
合订题名之间常有空格，要分清楚是起语法作用的空格还是合订题名间的空格；有时也用“·”隔开，如果是合订题名，则必须著录于合订题名，例：《施公案刘公案》，中间空格不是起语法作用的空格，应作合订题名处理；《花间集·尊前集》，从版权页等可以看出是两本不同作者的图书合订，应按合订题名著录。
（六）分辑号，分辑名
这是中小学馆同志在著录中最重要也是最易疏忽的问题。主要因为中小学的教辅教材中，同题名、同分辑号的书实在太多。若在计算机用题名检索，常常同一书名的书有上百种，教人无从选择，如果用我们上述方法详细著录，相同率就会大大减少。
分卷册的图书中，含数字或序数词的一般为分辑号。如1.2.3或第一册（卷、集、辑）或上下等。分辑号中所遇罗马数字可转为阿拉伯数字再著录。续、续篇、续集、补编等统一也入分辑号。
分卷册后的题名，文字类描述通常著录于分辑名。分辑号与分辑名又有多种情况：①最普遍的情况是先有分辑号，后有分辑名，如：正题名：高考英语解题思路强化训练分辑号：1分辑名：选择填空②只有分辑号无分辑名，多个分辑号间用半角的逗号，行文格式为“分辑号，分辑号”如：
正题名：小学生家庭辅导
分辑号：第一集
正题名：小学生百科游乐宫
分辑号：1，一年级分册
③只有分辑名无分辑号，多个分辑名间用半角的逗号，行文格式为“分辑名，分辑名”如：
正题名：中国神怪小说大系分辑名：寓意卷
正题名：中国动物志分辑名：昆虫纲，双翅目④先有分辑名，后有分辑号，分辑号著录于分辑名后与分辑名之间空两格（半角），行文格式为“分辑名分辑号”，如：
正题名：中学生百科知识要览分辑名：物理分册上。
⑤多个分辑号或分辑名混合出现，按各分辑号与分辑名的从属关系依次著录，分辑名的分辑号紧随该分辑名之后空半角两格，再有分辑名的话继续空半角两格再著录，行文格式为“分辑名分辑号分辑名分辑号……”或“分辑名分辑号分辑号分辑名……”，如：第二次世界大战回忆录第一卷风云紧急下部晦暗不明的战争第三分册，应著录为
正题名：第二次世界大战回忆录分辑号：第一卷
分辑名：风云紧急下部晦暗不明的战争第三分册（七）题名著录中的疑难
1.副题名与分辑号和分辑名的区别
（1）副题名通常对正题名起补充说明或限制作用，是正题名不可或缺的一部分，缺了副题名，正题名可能语焉不详，导致含义模糊不清。
（2）对分辑号和分辑名而言，正题名是各分辑的共同题名，也可以说各分辑是正题名的分支，与正题名之间是层次关系，各分辑之间是并列关系。
（3）分辑号和分辑名两者之间，通常分辑号含数字说明，如1或第一等；分辑名通常是文字描述。
2.教科书的著录
教科书的著录一直是中小学图书馆图书著录中的一个难点，一些内容究竟该归入副题名还是分辑号或分辑名，争议较多。不少中小学图书馆同行来信询问这方面的问题，我们参考了许多资料，包括北图数据等，也没有找到关于这方面内容到底应如何操作的权威性或标准的论述。现在我们总结实际工作中的使用习惯和摸索出的经验，对照有关著录规则特建议如下：（1）单册或单学科图书按题名页排列顺序照录。例上海市高级小学课本算术第二册暂用本补充教材高中化学上册（乙种本）提要与练习
高中三年级语文（必修）课程辅导与训练
高中微积分初步（全一册）辅导与练习
高级中学试用课本思想政治二年级（上册）教学参考书（2）教科书中有相当一部分图书常常在一个共同题名下面又包括各相关学科（通常这种题名也可以认为是丛书名），为了方便著录和查检，我们通常以共同题名为正题名，其下的题名视情况而定，一般分学科的著录于分辑名；分年级、等级的著录于分辑号；说明用途的入副题名；下面各举例逐一说明：
分学科的：
正题名：高中各科指导丛书分辑名：高一英语正题名：小学毕业生自学指导分辑名：数学卷正题名：中学生中考、会考、高考指导与测试分辑名：高中地理正题名：高考总复习速效手册分辑名：物理、化学分册正题名：高考指导“3＋2”丛书分辑名：政治分册正题名：小学生助读文库分辑名：自然知识篇（卷）民俗文化篇（卷）
分学段、学期的：（此类中相当一部分题名中已包含学科）
正题名：初中语文百课练习分辑号：初中二年级正题名：中学地理阅读辞典分辑号：初中卷
正题名：中学古诗文对照注释分辑号：初中部正题名：小学生数学常见错例分析精选分辑号：低年级分册正题名：高中各科练习册参考答案分辑号：三年级下学期说明用途的：
正题名：中学生行为规范手册副题名：初中用正题名：小学高年级辅导副题名：家长用书
（八）责任说明
若书名页上只有责任者，而没有责任方式，则只著录责任者。
同一责任方式3个或3个以下依次著录，用半角，“分隔，3个以上，只著录一个，后加“等“字（必须按书名页排列先后次序著录，只著一个时著录第一个，而不可按个人需要随意调换）。多种责任方式不超过3种”，若其他责任者有两种，则分别著录责任者和责任方式，中间用半角；分隔，如“朱万国译；张云注释”。
单册书既有主编又有编者，以个人主编为第一责任者，编者为个人则不著；编者为团体，著录于其他责任者项。若为丛书，主编入丛编责任者，编者入第一责任者。
歌曲先著录词作者，后著录曲作者。
清及清以前作者加朝代名用半角，若书名页上没有注明朝代的，则不著。
