报表数据的定义除了直接输入固定单元的内容之外，主要是指对变动单元的数据定义，这种单元往往是指定一个计算公式，由公式确定具体的数值。
（2）计算公式与取数函数
①计算公式
计算公式一般由运算符号、常数、变量或函数构成。其中，变量一般就是单元地址，它本身代表一个数据。
大多数的报表系统规定，单元公式以“=”打头。换而言之，没有“=”的是固定单元，而以“=”开头的是计算公式。
②取数函数
A.总账取数函数
函数名（“科目代码”，会计期间，[“方向”]，[账套号]，[会计年度]，[编码1]，[编码2]）
B.表间取数
C.表内运算函数
（3）单元数据的定义
在图形方式下，报表的数据定义与格式定义一般是同时且在同一个屏幕上进行。数据定义是报表定义的关键，而且要逐个单元地进行定义，其方法一般有两种：直接在表格上定义和用批命令定义。
6.报表审核关系的定义
不少会计软件都沿用了报表钩稽关系的原理，通过设置报表数据之间的审核公式，检查所编报表的正确性。
（1）审核公式的设置：格式状态；
（2）审核公式的执行：数据状态。
7.报表数据的处理
报表数据的处理主要包括报表计算与重算、表页管理、表页汇总、舍位平衡、报表排序、图形处理、网页制作等功能。
（1）数据采集与报表重算
报表生成一般有两种方式，即自动计算方式和手动计算方式。自动计算方式是指报表数据或公式发生变动时，系统将自动对报表进行重新计算；而手工计算方式则必须执行报表数据采集或报表重算功能，报表数据才会改变。
数据采集与报表重算的一般过程如下：①打开报表文件；②选择数据状态或修改其他参数；③执行数据采集或报表重算功能开始采集或计算单元数据；④如果设置有审核公式，则自动执行正确性审核。
（2）表页管理
报表软件提供有多个表页管理功能，即允许对一个报表设置多个表页，而且一个表页代表一个会计期间的报表。但一个报表不论有多少表页都只能有一套公式，只是由于表页的计算时机不同所生成的单元数据不同而已。
表页管理一般提供增删表页、设置关键字、表页锁定、表页排序等功能。如果一个报表按会计期间设置表页，则每个期间要增加一个新的表页。对新表页需要命名、设置关键字以及为表页设置相应的取数期间。其中，最好以月份为表页命名；以生成表页的年月日为关键字；取数期间则关系到能否正确生成单元数据。此外，对于已经结账的表页可以对其锁定。
（3）报表汇总
报表汇总一般用于两种情况：一是单位内部不同期间的同一种报表的汇总，主要用于统计较长期间的累计值；二是不同单位同一期间同一种报表的汇总，主要用于总公司对下属分公司或上级主管部门对下属单位有关报表的汇总。两种情况要求汇总的都是同一种报表，即数据可以不同但格式必须完全相同。
显然，报表汇总可以转化为表页之间的汇总问题。因为，不仅单位内部不同期间的报表一般用不同表页表示，而且下属分公司的报表也可以采集进表页。所以报表汇总，实际上是将多页报表数据进行立体叠加的过程。
8.报表的合并
财政部1995年2月颁布了《合并会计报表暂行规定》，其中规定：凡设立于我国境内，拥有一个或一个以上子公司的母公司，应该编制合并会计报表，包括合并资产负债表、合并利润表、合并利润分配表和合并现金流量表。合并报表不是对子公司报表进行简单的汇总。我国只有少数会计软件提供合并报表功能。会计人员首先要掌握编制合并报表的原理和编制方法，然后才可以借助报表系统完成合并报表的编制。
9.报表的输出形式
报表的输出形式包括：①屏幕显示；②打印输出；③磁盘输出；④网络传输；⑤文件格式转换。
10.报表分析
报表分析是基于报表的一种财务分析，主要提供对资产负债表、利润表的分析。报表分析的常用方法有比率分析法、比较分析法、趋势分析法和结构分析法，分析结果可以文字、数值、图形等多种形式输出。
（1）会计报表第一次使用时，也存在报表初始化的问题。
所谓报表初始化，就是新建报表、定义报表格式、设置报表参数、定义报表取数公式和定义表内及表间的钩稽关系。
（2）完成报表初始化后，报表的日常使用主要有：报表编制、报表汇总、报表查询和报表打印。
考点三其他会计核算软件功能模块的操作
（一）应收/应付账款核算模块基本操作
1.初始设置操作。应收/应付账款核算模块初始设置操作要求包括：往来单位编码和名称定义、收款/付款条件定义、期初数据录入。
2.日常使用操作。应收/应付账款核算模块日常使用操作要求包括：收款/付款单据的输入、应收/应付账款核销、生成打印应收账款催款单/应付账款付款提示、账龄分析、应收/应付账款查询打印。
（二）工资核算模块基本操作
1.初始设置操作。工资核算模块初始设置操作要求包括：部门定义、工资项目设置、工资计算公式定义、工资原始数据输入和工资转账关系定义。
2.日常使用操作。工资核算模块日常使用操作要求包括：工资变动数据输入、工资计算、工资汇总、工资分配及转账和工资报表输出。
（三）固定资产核算模块基本操作
1.初始设置操作。固定资产核算模块初始设置操作要求包括：固定资产编码设置、固定资产使用部门设置、固定资产折旧率和残值设置、固定资产折旧分配和转账关系定义。
2.日常使用操作。固定资产核算模块日常使用操作要求包括：固定资产变动输入、计提折旧、固定资产折旧分配和转账、固定资产查询。
考点四计算机基本操作要求
（一）启动和关闭计算机系统
启动计算机系统有冷启动和热启动两种方式。对于计算机网络系统，启动后应输入用户名和口令（密码）登录系统。
（二）运行和退出会计核算软件
运行会计核算软件可采用单击桌面会计核算软件图标，或通过“开始→程序→会计核算软件”进行。
通过不同窗口的切换可以实现会计核算软件与其他应用软件的切换。
（三）Windows操作系统基本操作
1.Windows的启动与退出。安装Windows之后，启动计算机的过程，实质上就是系统的启动过程；系统退出：开始→关闭计算机→关机。
2.Windows的桌面环境：任务栏“开始”按钮和我的电脑、网上邻居、回收站、我的文档等图标。
Windows桌面的组成：Windows桌面主要由桌面快捷图标、任务栏、状态栏、快速启动栏和“开始”按钮等组成。
（1）桌面快捷图标：用户可添加或删除快捷图标以方便操作。
（2）“开始”按钮：它是使用最频繁的按钮。
（3）任务栏：单击任务栏上的按钮可以最小化或恢复应用程序窗口。
（4）快速启动栏：它用于快速启动应用程序，单击这些按钮即可打开相应的应用程序。
（5）状态栏：状态栏上的图标代表计算机启动时加载的一些程序。
3.Windows窗口基本功能项
窗口是Windows中最基本的界面，它限定了每个应用程序在屏幕上的工作范围，当窗口关闭时，应用程序也同时被关闭。窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、地址栏、工作区、滚动条、状态栏、控制按钮和边框组成。
（1）标题栏：用于显示打开窗口的名称及正在操作的内容。
（2）菜单栏：包含了对当前窗口操作的全部命令的集合。
（3）工具栏：包含一些常用的工具按钮，单击这些按钮，即可完成对应的操作，提高工作效率。
（4）地址栏：显示当前窗口所在的绝对地址，使用户可以清楚地知道现在所处的位置。
（5）工作区：用于显示文件夹中的信息资源。
注意：灰色暗淡显示表示该菜单命令不可用；带括号的下划线字母配合Alt键可打开相应的菜单；执行菜单命令后会出现一个对话框；前边画对号的，是选中命令标志，再次选择该命令后该命令不能再被使用；前边挂点的，表示该组菜单命令中只能有一项被选中；有加号的，表明对应菜单中有子菜单。
窗口的简单操作包括以下几项内容：
（1）窗口的打开：双击相应的图标，在图标上右击“打开”选中后按Enter键。
（2）窗口的移动：直接拖动标题栏到目标位置。
（3）窗口的切换：Alt+Tab组合键、单击窗口的任意位置、单击窗口在任务栏上的标签。
（4）窗口的关闭：单击标题栏上的“关闭”按钮、Alt+F4组合键、文件菜单中的关闭、在任务栏的相应标签上右键关闭、在标题栏右键关闭、双击标题栏上的小图标。
（5）窗口的改变大小：将光标放在窗口任一边框上待光标变为双向箭头时直接拖动。
4.应用程序的启动及任务间的切换
（1）应用程序的启动
Windows中启动应用程序的方法主要有：单击“开始”按钮并指向程序，在“程序”菜单中单击要运行的程序；在桌面上双击应用程序的快捷方式（应用程序图标）；单击“开始”按钮，选择“运行”，然后在“运行”对话框中输入文件名；打开“资源管理器”，选中要运行或打开文件双击鼠标左键；单击“开始”按钮，指向“文档”，打开级联菜单，可以打开最近刚处理过的文件。
（2）任务间的切换
切换任务的方法有两种：用鼠标单击任务栏上所要执行的程序；按住Alt键的同时按下Tab键，每按一次Tab键就切换一个任务。
5.文件操作
文件操作，包括文件的复制、文件的移动、文件的删除、文件的重新命名。
（1）文件夹及文件的概念
文件是一组相关信息（数字、声音、动画、图片等）的集合；文件夹是一组具有相同特征的文件的集合；父集文件夹中可包含子集文件和文件夹。
文件名是由“主文件名”和“扩展名”组成的。常见的扩展名：“.bat”、“.exe”、“.com”（可执行文件）、“.bmp”、“.jpg”、“.gif”（图片文件）、“.mp3”、“.wav”、“.midi”（声音文件）、“.txt”（文本文件）、“.sys”（系统文件）、“.rm”、“.avi”（视频文件）、“.doc”（Word文件）、“.xls”（Excel文件）、“.ppt”（PowerPoint文件）。
（2）文件（夹）的新建
方法1：打开要建立文件（夹）的位置，在“文件”菜单下，执行其中“新建”级联菜单中的“文件（夹）”命令，输入新的文件（夹）名即可。
方法2：在要建立文件（夹）的位置窗口内空白处按鼠标右键，选择“快捷菜单”中“新建”级联菜单中的“文件（夹）”命令，输入新的文件（夹）名即可。
（3）文件（夹）的重命名
方法1：先选中需要重命名的文件（夹），单击“文件”菜单中的“重命名”命令。
方法2：将鼠标指针指向需要重命名的文件（夹），单击右键弹出“快捷菜单”，选择“快捷菜单”中的“重命名”命令。
方法3：先选中需要重命名的文件（夹），将指针指向选取的文件（夹）名称处单击，进行重命名。
方法4：先选中要进行重命名操作的文件（夹），按F2键。
（4）文件（夹）的复制
方法：选中要进行复制操作的文件（夹），进行“复制”操作，打开目标位置之后进行“粘贴”操作。
复制操作的方法：
方法1：选中文件，单击“工具栏”中的“复制”按钮。
方法2：选中文件，选择“编辑”菜单中的“复制”命令。
方法3：选中文件，单击鼠标右键，在“快捷菜单”中选择“复制”命令。
方法4：选中文件，使用Ctrl+C组合键。
（5）文件（夹）的移动
方法：选中要进行移动的文件（夹），进行“剪切”操作，打开目标位置，进行“粘贴”操作。
A.剪切操作的方法
方法1：使用“工具栏”中的剪切按钮。
方法2：在“编辑”菜单中，选择“剪切”命令。
方法3：单击鼠标右键，在“快捷菜单”中，选择“剪切”命令。
方法4：使用Ctrl+X组合键。
B.粘贴的操作方法
方法1：使用“工具栏”上的粘贴按钮。
方法2：在“编辑”菜单中，选择“粘贴”命令。
方法3：单击鼠标右键，在“快捷菜单”中，选择“粘贴”命令。
方法4：使用Ctrl+V组合键。
（6）文件（夹）的选取
A.单个文件（夹）的选取：直接用鼠标单击。
B.多个连续文件（夹）的选取：直接拖动虚线框进行框选或配合Shift键进行对角线选取。
C.多个不连续文件（夹）的选取：按下Ctrl键，依次单击要选中的文件（夹）。
D.选中当前窗口内所有的文件（夹）：在“编辑”菜单中，选择“全选”命令或使用Ctrl+A组合键。
E.反向选择：先选中不需选取的文件（夹），在“编辑”菜单中，选择“反向选择”命令。
F.取消对文件（夹）的选取：可在窗口的任意空白处单击鼠标。
（7）文件（夹）的删除
A.方法：先选取要删除的文件（夹），进行“删除”操作，出现询问对话框，单击“是”按钮。
B.删除操作的一般方法。
方法1：工具栏中的“删除”按钮。
方法2：“文件”菜单中的“删除”命令。
方法3：直接按下Delete键。
方法4：直接将其拖动到桌面“回收站”图标上。
C.彻底删除文件（夹）。
