第一节应用文概说
应用文是国家机关、社会团体、人民群众在日常生活、工作、学习中办理公务和个人事物时具有直接使用价值和某种惯用体式的一类文章的总称。它包括带有法定性的公文，还包括一般应用文。
与其他实用文体相比，应用文有以下几个特点：
首先，在形式上，应用文都有固定的惯用体式，格式稳定，排列规范，结构形式完整严谨。如书信，一般由称谓、正文、祝词、署名、日期五部分组成，通常不随意改动。
其次，在内容上，力求准确，有针对性。或提出要解决的问题，或介绍、总结、说明工作中的实际情况。写作时务必将时间、地点、基本情况、事件原委、处理办法或措施等方面的内容交代清楚。另外，时间要求极为严格，要及时，因为应用文都是为解决问题而写的。
第三，在语言上，要求准确平实，通俗易懂，简练明白。叶圣陶先生说：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。”多数应用文不宜采用描写、抒情，切忌堆砌形容词；更不允许虚构和夸张，即使有描述，其目的必须是为了说明问题。应用文还经常使用一些专用词汇和术语。此外，应用文在语言方面还有较多地运用并列短语、介宾短语，沿用一些文言句式等语法特点。
应用文可分四类：第一类是公文书类，有通知、决议、指令、请示等，是党政机关、群众团体、企事业单位在公务活动中使用的文书。第二类是事务文书类，有计划、总结、报告、合同等，是交流情况，完成某项工作任务，解决问题的工具。第三类是科研应用文类，有学术论文、毕业论文，科研报告等，是进行科研和描述研究成果的重要文体。第四类是日常应用文，有书信、日记、电报等，这一类应用文使用频繁，学生学习这类应用文非常重要。
应掌握的应用文有：通知、启事、电报、汇款、介绍信、证明信、公开信、倡议书、申请书、感谢信、表扬信、慰问信、贺词、贺信、贺电、会议记录、合同、民事诉状、计划、公约、海报、黑板报、科技报告、产品说明书、唁电、唁函等。下面分别从格式、结构、语言三方面谈应用文的写作。
一、应用文的格式
应用文都有约定俗成的惯用格式，有了格式，不仅眉目清楚，而且有了规矩。这为读写应用文、处理问题提供了很多方便，且部分应用文的格式有直接生效的指导作用或法律约束。因此，写应用文必须遵从各种应用文惯用格式。
（1）关于称呼语。启事不必开头写称呼语，通知如标题已明确通知的对象，也不加称呼语。其余8种都要求抬头顶格写称呼语，称呼语后面必须有冒号，问候语不能与称呼语同一行。
（2）关于正文首行。只有电报的正文首行顶格写，其余都空两格开始写。
（3）关于致敬语。结尾不写致敬语的有：倡议书、建议书、启事、电报和通知。结尾必须写致敬语的有：祝贺信、申请书、感谢信、表扬信和一般书信。致敬语不能与其他内容写在同一行。
“敬礼”必须另起一行顶格写。“敬礼”之后一般不点标点符号，要写也只能写一个叹号。
（4）关于署名和日期。只有电报的署名紧连正文，其余均可另起一行右署名。
只有电报不写拍发日期，其余都要在署名下一行位置上写准日期。写日期时，汉字和阿拉伯数字使用要一致，不能混用。
二、应用文的结构
应用文的结构，要求完整严密，层次清楚，简单明了。一般说来，应用文的内容结构，有一个大致的格式，即由三部分构成———标题、正文和结尾。如：
（1）计划。由三部分构成。①标题：包括单位名称、计划内容和使用期等。②正文：一般包括前言、目的、任务、具体措施、实施步骤、时间安排、注意事项和检查办法等。③结尾：即落款部分，交代制订计划的单位名称和个人姓名，交代制订计划的日期等。
（2）总结。一般也是三个部分构成。①标题：与计划标题类似，包括单位名称、总结期限、总结内容等。②正文：包括基本情况，成绩和缺点，经验和教训，存在问题和今后意见。③结尾：和计划一样，要交代写总结的单位名称和写作日期。
（3）简报。一般有三部分。①报头：它是公文样式的标志，不是简报的题目，包括简报的名称、期数、编印单位、印发日期。②正文：正文之上一般有标题，正文一般以刊登一份材料为宜；正文末尾可注明供稿单位或撰稿人姓名。③结尾：写明发送单位和印发的份数。
（4）电报稿。电报稿没有固定的、统一的格式。在拍发时向邮局索取，按规定填写。电报全文由四部分组成。①电报头栏。由电报局营业员、值机员填写，与发报人无关。②收报人住址姓名。由发电报人填写，“收报地名”栏写××省（市）××（县）即可。至于更具体的地址如××区××街××号和收报人姓名，则写入“收报人住址和姓名”栏内的方格中，不可写入长行横格中（这里是值机员译写电码用的）。③电报内容和署名。由发报人填写。电文不必点标点，电文后要紧接着写上发报人的姓名，以便对方收到电报后能知道电报是谁发来的。电文和署名也要写在方格内。④发报人姓名、住址、电话。要按规定详细填写，这部分内容并不拍发，仅供邮电局参考。
（5）讲演稿。讲演稿的结构分开头、中间、结尾三部分。①开头。除对不同的听众要加上各种不同的称呼外，要开门见山，接触讲题，提出全文主要内容，说明演讲的意图，以便听众能抓住要领。②中间。要突出讲话的中心，把讲话的内容集中在主要三点上，反复申述，铺陈展开。讲话的内容若多，可以分项来谈，使层次清楚，便于听众掌握。③结尾。为了使听众对全部讲演内容有清晰、完整、深刻的印象，在讲演的结尾，一定要把主要内容加以概括，作个小结。
（6）说明书。说明书不论是报刊登载还是张贴，均以介绍商品的情况和属性为重点，写法不拘一格，文字要生动活泼，简明易懂，其结构由两部分组成。①总介绍。用概括的语言介绍商品名称、产地、规格、性质、特点、功用等。②说明重点。与商品有关的重点事项必须介绍清楚，同时提出使用产品应注意的问题，如易燃、怕晒、易碎、耐高温、有无毒性等。
三、应用文的语言
应用文的语言重在实用，一个字一句话往往至关重要，有人说“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。这毫不夸张地说出了应用文语言的重要性。应用文语言一般要求平实、得体、简洁。
（1）平实。即准确朴素，它只要求平直的叙述，恰当地议论，简洁地说明，准确通顺地把客观事实、作者的观点说清楚就行，既不能夸张渲染，也不需要描写抒情，那些华而不实的空话、大话更不能用。
（2）得体。应用文的语言是为特定的需要服务的，要受明确的写作目的、专门的读者对象、一定的实用场合等条件的制约，因此语言使用一定要得体。颁布政令要庄重严肃；请示、申请要委婉平和；批评表扬要持之有据、分寸恰当；广播稿的语言通俗化、口语化，要尽量使用短语，避免用长句，有些词语在书面语中可能适用，在广播稿中却不适用。又如广播词是供群众听的，读起来要上口，听起来要顺耳；解说词是对实物和画面进行解说的，因此，要用形象的文学语言，描绘所解说的事物和形象，感情要充沛，还可使用记叙、描写、说明、议论、抒情等综合表达方式。另外要正确使用应用文的习惯语，切实弄清它们的含义和用法。如信函中的称谓、问候和致敬语要正确使用。
（3）精简。应用文的语言要做到言简意赅，尽量压缩文字，竭力将可有可无的字、词、句、段和空话、套话删去。
应用文往往使用某些文言词语，运用恰当，可收到精简的效果。
第二节通知
通知是上级要求下级或个人参加某一会议或者做某件事情时使用的一种文体。通知的内容要写得明白、具体。
（1）在第一行正中写通知二字，也可视情况写成关于××的通知、紧急通知等。
（2）写被通知单位或个人的名称。
（3）写通知内容。如内容较多，可分条开列。
（4）结尾可写特此通知等字样。
（5）最后写上发通知者的名称和发通知的日期。用公文形式发出的通知要加盖公章。
【例文】
××同志：
报到通知
热忱欢迎您在百忙之中挤出时间参加研讨会，现将有关报到事项通知如下：一、报到时间：
2000年3月20日全天报到，并安排接站。
乘飞机的代表请于3月19日前将所乘航班告会务组；乘火车的代表请于3月17日前将所乘车次告会务组。
二、报到地点
云南省昆明市南疆宾馆（地址：昆明市东风西路241号）三、联系人及电话会务组电话：08713542808（兼传真）08716681799联系人：×××四、请速将出席会议的人员名单报：××科学技术研究中心联系人：×××电话：01068929792（兼传真）××科学技术研究中心2000年3月8日第三节启事启事是一种公开文告，单位和个人在有什么需要向公众说明，或希望公众协助办理的事情，往往把它简明扼要地写出来，张贴在公共场所，或刊登在报刊、杂志上，这类短文就是启事。这种传播方式十分灵活，张贴、信函、电视、电台、报刊都可以作为传播媒介。
启事与布告、通告都属于公开文告，但它们之间的差别很大。与布告比较，布告的法规性很强，具有较为严格的约束力；而启事则不具有这种法规性和约束力。与通告比较，发出通告的是单位而不是个人，它重在“告”，就是要告诉公众某种事情，希望大家明白，以便按照实行；而启事则无论单位或个人均可使用，它重在启，也就是表白自己，不对别人发生任何支配作用。
启事由标题、正文、署名三部分组成，有的署名进入正文。
1.标题。
拟制标题有三点注意：
①标题要醒目。
②标题应十分简短。
③不能将“启事”写成“启示”。这两个词的读音相同，但意思完全不同。“启事”是陈述事情的意思，现在成了应用文体中心的专有名词。“启示”是启发，指示，使别人有所领悟的意思，是动词。
2.正文。
撰拟启事的正文时，应注意以下三点：
①启事正文具有陈述性的特点。
②启事正文具有公告性质。
③启事正文的内容具有单一性的特点。启事应一“事”一“启”，如果有两件或两件以上的事，可写成两份或两份以上的启事。
3.署名与一般文件的要求相同。
【例文一】
寻车启事
2001年4月1日上午7时许，兰天出租汽车公司京BE2885号红色夏利出租车，由司机王××（男，45岁）驾驶外出营运，至今未归，该车发动机号为：9750147，车架号为：970896，车门上印有“兰天出租汽车公司11015”字样，如有线索，请速与兰天出租汽车公司联系。联系电话：（010）6254××××，联系人：王××，有重谢！
兰天出租汽车公司
2001年4月5日
【例文二】
迁移启事
各位新老客户：
本邮政局从2000年11月15日起，将搬至××街××号新址营业，恭请各位新老客户光顾。谢谢！
××邮政局
2000年11月10日
第四节介绍信
介绍信是介绍本单位人员到外单位参观学习、联系工作、了解情况或出席某种会议等所写的一种书信。介绍信具有介绍和证明的作用。使用介绍信，可以使对方了解来人的身份和目的，以便得到对方的信任和支持。
介绍信一般有书信式和填表式两种。
书信式介绍信一般用印有单位名称的信笺书写，格式与一般书信基本相同。
填表式介绍信是一种印有固定格式的专用信纸，需根据要办的具体事项按格逐一填写。填表式介绍信有存根，便于查存。
介绍信要写明对方的称呼，交代清楚持介绍信人的姓名、身份、人数、联系事项，以及对对方有什么要求等。落款的地方要写明本单位的名称和开具介绍信的日期，有的还要注明有效期限。介绍信要加盖公章才能生效。
【例文一】
××博物馆：
介绍信
今介绍我校高二（1）班师生共25人去贵馆参观学习，请予接待。此致敬礼××中学（公章）×年×月×日【例文二】
××县××乡政府：
介绍信
兹介绍我乡李××、陆××两位同志，前往你处联系有关乡镇企业管理事项，请接洽。此致敬礼××县××乡政府（公章）×年×月×日第五节证明信证明信是个人、机关、团体为证明某人的身份、经历、有关事件真相等所写的专用书信。证明信有单位出具和个人出具的两种。单位出具的证明信，一般是证明本单位人员的有关情况。个人出具的证明信大多是为某人的某件事情的真实情况作证明。
写证明信一定要认真严肃，对所证明的人和事要确实了解。要坚持实事求是的原则，言必有据。措词要确切、肯定，不能含糊其辞，模棱两可。证明信写好后，要签名、盖章以示负责。个人出具的证明信的后面，要由证明人所在单位签署意见。
证明信不能涂改，凡有涂改，个人要在涂改处加盖私章，单位要在涂改处加盖公章。
【例文一】
××报社：
证明信
贵报社记者×××同志原任我社编辑，任期内工作积极主动，认真负责，有较强的业务能力。
特此证明
×××杂志社（公章）
×年×月×日
